Lịch nghỉ lễ các nước và Việt Nam làm hàng về chậm: tính thời gian chờ từng chặng

Hàng ngoại về chậm vào dịp nghỉ lễ vì nhiều chặng cùng dừng hoặc chậm lại: người bán và kho ở nước nguồn nghỉ, chuyến bay và tàu kín chỗ trước kỳ nghỉ, hải quan và kho ở Việt Nam xử lý chậm quanh Tết và các kỳ nghỉ dài. Một kỳ nghỉ một tuần ở nước nguồn có thể làm lô hàng trễ hai tuần hoặc hơn, vì trước và sau kỳ nghỉ là những đợt dồn hàng.

Bài liệt kê các kỳ nghỉ dài ảnh hưởng tới hàng của người bán nhỏ ở những thị trường hay đánh hàng, giải thích cơ chế làm chậm ở từng chặng và đưa ra cách tính ngược thời gian đặt hàng. Ngày lễ cụ thể thay đổi theo năm, nhất là các lễ theo âm lịch; kiểm lại lịch của năm hiện hành trước khi lập kế hoạch.

Vì sao nghỉ lễ làm chậm nhiều hơn số ngày nghỉ

Một lô hàng đi qua ít nhất năm chặng: người bán hoặc sạp chuẩn bị hàng, kho ở nước nguồn nhận và gom, chuyến bay hoặc tàu, thủ tục và kho ở Việt Nam, giao nội địa. Mỗi chặng có thể nghỉ vào một lịch khác nhau. Khi nước nguồn nghỉ, hai chặng đầu dừng. Khi Việt Nam nghỉ, hai chặng cuối dừng. Chặng giữa thì không nghỉ hẳn nhưng chịu tác động của cả hai đầu.

Quan trọng hơn là hiện tượng dồn hàng. Trước kỳ nghỉ, mọi người gửi hàng sớm để kịp, nên chỗ trên chuyến bay và năng lực của kho bị dùng hết; lô gom phải chờ chuyến sau. Sau kỳ nghỉ, lượng hàng tồn của những ngày nghỉ được xử lý cùng lúc với hàng mới, nên mọi thứ chậm thêm vài ngày tới một hai tuần. Kết quả là một kỳ nghỉ năm ngày có thể tạo ra một khoảng chậm gấp đôi, gấp ba.

Mùa cao điểm cuối năm là trường hợp đặc biệt: không có kỳ nghỉ nào riêng lẻ, nhưng các đợt giảm giá lớn, mùa mua sắm cuối năm ở nhiều nước và mùa hàng Tết ở Việt Nam cộng dồn, khiến cước tăng và thời gian kéo dài trong nhiều tuần liền. Với người bán nhỏ, đây là giai đoạn nên chốt đơn sớm nhất trong năm và giữ dự phòng thời gian lớn nhất.

Các kỳ nghỉ dài hay ảnh hưởng tới hàng của người bán nhỏ

Bảng nêu thời điểm khái quát. Các lễ theo âm lịch, theo lịch riêng của từng nước đổi ngày mỗi năm; luôn kiểm lại lịch chính thức của năm hiện hành.

Đừng chỉ nhìn lịch nghỉ của nước nguồn. Hàng đi gom thường quá cảnh qua một trung tâm trung chuyển ở nước thứ ba; kỳ nghỉ ở nơi quá cảnh, ví dụ các kỳ nghỉ dài ở Trung Quốc ảnh hưởng tới năng lực bay trong khu vực, cũng có thể làm chậm. Hỏi bên vận chuyển xem lô của bạn đi qua đâu.

Tết Nguyên đán: điểm nghẽn lớn nhất của người bán ở Việt Nam

Tết là mùa bán quan trọng nhất của nhiều shop, nhưng cũng là lúc chuỗi nhập hàng dễ kẹt nhất. Trước Tết, hàng của cả nước đổ về cùng lúc: lô gom kín, kho ở sân bay và cửa khẩu đầy, thủ tục chậm hơn, giao nội địa quá tải. Lô hàng về sát Tết có nguy cơ không kịp bán, hoặc kẹt lại tới sau kỳ nghỉ.

Sau Tết, mọi chặng ở Việt Nam mở lại từ từ; trong khi đó các nước cũng ăn Tết âm lịch như Hàn, Đài Loan, Singapore, Malaysia có lịch nghỉ trùng hoặc lệch một chút. Hàng từ những nước này có thể chậm từ cả hai phía. Những shop chạy hàng Tết thường phải chốt đơn với nguồn từ rất sớm, gửi hàng sớm hơn nhiều so với lúc bình thường.

Ví dụ giả định: một shop muốn có hàng Hàn trên kệ mười ngày trước Tết. Thời gian bình thường từ lúc đặt tới lúc nhận là ba tuần. Trong mùa này, shop cộng thêm một tuần cho dồn hàng ở kho gom, một tuần cho kho và thủ tục ở Việt Nam quá tải, và một tuần dự phòng. Lịch đặt hàng vì thế lùi về khoảng sáu tuần trước mốc mười ngày, tức gần hai tháng trước Tết.

Tính ngược thời gian đặt hàng

Một phép tính đơn giản giúp tránh bị kẹt mùa. Làm cho từng lô quan trọng:

1. Xác định ngày cần hàng có trên kệ hoặc ngày phải giao cho khách order.
2. Lấy thời gian chờ bình thường từ sổ nhập hàng của chính bạn, chia theo chặng: chuẩn bị hàng, gom, vận chuyển, thủ tục, giao nội địa.
3. Với mỗi chặng, kiểm xem có kỳ nghỉ nào ở nơi đó rơi vào khoảng thời gian lô đi qua; nếu có, cộng số ngày nghỉ cộng thêm một khoảng dồn hàng trước và sau.
4. Cộng một khoảng dự phòng cho rủi ro không lường trước, lớn hơn vào mùa cao điểm.
5. Từ ngày cần hàng, trừ ngược tổng thời gian đã tính để ra ngày phải đặt hàng hoặc ngày phải đi chợ.
6. Nếu ngày đó đã qua, cân nhắc đường gửi nhanh hơn cho một phần hàng, hoặc nói thật với khách về thời gian.

Sau mỗi mùa, ghi lại thời gian thực tế của các lô đi qua kỳ nghỉ. Sau một hai năm, bạn có hệ số riêng cho từng thị trường và từng mùa, chính xác hơn mọi lời ước của bên vận chuyển.

Cách giảm thiệt hại khi buộc phải đi qua kỳ nghỉ

Gửi trước kỳ nghỉ của nước nguồn đủ sớm. Đủ sớm để lô đã rời kho trước đợt dồn hàng, không chỉ là trước ngày nghỉ.

Chia lô. Phần hàng gấp, giá trị cao đi đường nhanh; phần còn lại đi đường thường và chấp nhận về sau kỳ nghỉ.

Hỏi bên vận chuyển lịch chốt chuyến cuối. Nhiều bên gom hàng thông báo ngày nhận hàng cuối trước kỳ nghỉ; ghi vào lịch của bạn.

Chuẩn bị chứng từ kỹ hơn bình thường. Trong mùa đông hàng, một yêu cầu bổ sung giấy tờ có thể làm lô chờ lâu hơn hẳn mùa thường.

Giữ một phần tồn kho đệm. Với những món bán đều quanh năm, nhập dư một ít trước các mùa nghỉ dài để không đứt hàng trong lúc lô mới còn kẹt ở đâu đó trên đường.

Báo khách order trước. Ghi rõ thời gian chờ có tính kỳ nghỉ ngay khi nhận đơn, thay vì xin lỗi sau.

Ví dụ giả định: một lô hàng Nhật đi qua Tuần lễ vàng

Một shop đồ gia dụng Nhật đặt hàng trên sàn Nhật vào khoảng giữa tháng Tư, dự định nhận hàng trước một đợt bán đầu tháng Năm ở Việt Nam. Bình thường, từ lúc đặt tới lúc nhận khoảng hai tuần rưỡi. Năm đó, vài người bán trên sàn giao tới kho trung chuyển chậm vì chuẩn bị nghỉ; kho trung chuyển nhận hàng dồn nên đóng gói chậm hơn; lô gom cuối cùng trước kỳ nghỉ đã kín, kiện phải chờ chuyến sau kỳ nghỉ.

Kết quả là lô về Việt Nam trễ hơn kế hoạch khoảng mười ngày, rơi đúng vào sau kỳ nghỉ dài cuối tháng Tư, đầu tháng Năm ở Việt Nam, khi kho và thủ tục cũng đang xử lý hàng dồn. Tổng cộng, hàng tới tay muộn gần ba tuần so với lịch bình thường, lỡ đợt bán đã quảng bá.

Bài học shop rút ra: với các lô gắn với một mốc bán cụ thể, đặt hàng trước kỳ nghỉ của nước nguồn ít nhất thêm hai tuần, hỏi kho trung chuyển ngày nhận hàng cuối trước kỳ nghỉ, và không quảng bá đợt bán khi hàng chưa rời kho nước nguồn. Các số trong ví dụ là giả định; cơ chế dồn hàng hai đầu thì lặp lại ở hầu hết các kỳ nghỉ dài.

Mùa sale và mùa nghỉ: hai lịch phải đặt cạnh nhau

Người đánh hàng hay mua theo mùa giảm giá ở nước nguồn. Vấn đề là nhiều mùa giảm giá lớn rơi đúng trước hoặc trong các kỳ nghỉ: giảm giá cuối năm ở Mỹ, châu Âu đi liền với Giáng sinh – Năm mới; giảm giá đầu năm ở Nhật, Hàn đi liền với nghỉ năm mới và Tết âm lịch. Mua được giá tốt nhưng hàng kẹt trong đợt dồn hàng sau kỳ nghỉ thì có thể lỡ mùa bán ở Việt Nam.

Cách xử lý là đặt hai lịch cạnh nhau trên cùng một trang: lịch mua (các đợt giảm giá ở nước nguồn) và lịch bán (các mùa bán ở Việt Nam), rồi vẽ lịch nghỉ của các chặng ở giữa. Những đợt mua mà hàng về kịp mùa bán là đợt nên dồn vốn; những đợt mua mà hàng chắc chắn kẹt thì chỉ mua hàng không theo mùa, có thể bán quanh năm.

Một nguyên tắc nữa: đừng vì giá giảm mà mua hàng theo mùa chỉ để nó về đúng lúc mùa đã qua. Một chiếc áo khoác mua rẻ vào cuối mùa đông ở nước nguồn mà về Việt Nam khi trời đã nóng sẽ nằm kho gần một năm. Giá rẻ lúc mua không bù được chi phí vốn nằm im. Ngược lại, hàng không theo mùa như đồ bếp, đồ dùng văn phòng, phụ kiện cơ bản thì có thể mua mạnh trong các đợt giảm giá dù về muộn, vì chậm vài tuần không làm giảm giá trị của chúng.

Câu hỏi thường gặp

Bên vận chuyển hứa vẫn chạy trong kỳ nghỉ thì có tin được không?

Chặng vận chuyển của họ có thể vẫn chạy, nhưng các chặng khác như kho ở nước nguồn, thủ tục ở Việt Nam, giao nội địa có thể không. Hỏi rõ họ cam kết cho chặng nào, và vẫn cộng thêm dự phòng cho các chặng ngoài tầm của họ.

Có nên gửi hàng ngay trước Tết để kịp bán?

Chỉ khi chắc chắn lô sẽ qua thủ tục và giao tới tay bạn trước khi các chặng ở Việt Nam nghỉ. Gửi sát Tết có nguy cơ hàng nằm kho qua Tết, vừa lỡ mùa bán vừa có thể phát sinh phí lưu kho.

Ngày lễ âm lịch ở các nước tra ở đâu cho chính xác?

Dùng lịch chính thức do cơ quan nhà nước của nước đó công bố, hoặc thông báo lịch nghỉ của bên vận chuyển, bưu chính nước đó. Tránh dùng lịch của năm trước vì ngày đổi theo năm.

Hàng order của khách bị kẹt qua kỳ nghỉ thì có phải hoàn cọc?

Tuỳ thoả thuận khi nhận order. Nếu đã báo trước thời gian chờ có tính kỳ nghỉ, khách thường chấp nhận. Nếu chưa, nên cho khách lựa chọn chờ hoặc hoàn cọc, và bổ sung điều khoản này cho các đơn sau.

Mùa nào trong năm ít rủi ro chậm nhất?

Thường là những tháng không có kỳ nghỉ dài ở cả hai đầu và không có các đợt giảm giá lớn. Tuy nhiên điều này thay đổi theo thị trường; dữ liệu thời gian chờ thực tế trong sổ của bạn qua một năm là câu trả lời đáng tin nhất.