Khi gửi hàng quốc tế, cước thường được tính theo số lớn hơn giữa cân thực (đặt lên cân) và cân quy đổi theo thể tích (dài × rộng × cao chia cho một hệ số do bên vận chuyển quy định). Kiện nhẹ mà to bị tính theo thể tích; kiện nặng mà gọn bị tính theo cân thực. Con số cuối cùng gọi là cân tính cước.
Hệ số chia khác nhau giữa chuyển phát nhanh, gom hàng hàng không, bưu chính, đường biển, và có thể thay đổi; vì vậy bài hướng dẫn cách đo và cách tính với hệ số do chính bên vận chuyển của bạn cung cấp, minh hoạ bằng ba ví dụ giả định: quần áo từ Thái, đồ bếp từ Nhật, giày từ Mỹ. Cuối bài là các cách hợp lệ để giảm cân tính cước.
Vì sao lại có cân quy đổi theo thể tích
Một khoang hàng máy bay bị giới hạn cả về trọng lượng lẫn thể tích. Nếu chỉ tính tiền theo ký, một kiện gối bông to mà nhẹ sẽ chiếm chỗ của nhiều kiện hàng nặng mà chỉ trả rất ít tiền. Cân quy đổi theo thể tích là cách ngành vận tải quy thể tích ra một con số tương đương trọng lượng, để kiện chiếm nhiều chỗ thì trả tiền tương xứng.
Trong vận tải hàng không, hệ số quy đổi thể hiện một mật độ chuẩn: hàng có mật độ thấp hơn chuẩn sẽ bị tính theo thể tích. Mỗi bên vận chuyển chọn hệ số riêng trong khuôn khổ thông lệ ngành; chuyển phát nhanh thường dùng hệ số khiến cân quy đổi cao hơn so với gom hàng hàng không. Đường biển thì không dùng ký mà dùng khối (mét khối) so với tấn, lấy số lớn hơn.
Người bán nhỏ không cần thuộc hệ số của mọi bên. Điều cần là biết bên mình dùng hệ số nào, biết đo kiện cho đúng, và biết hàng của mình thuộc loại nặng hay loại nhẹ so với mật độ chuẩn để tính trước. Phần lớn bất ngờ về cước đến từ việc tự cân bằng cân nhà bếp rồi đinh ninh cước sẽ theo số đó.
Cách đo và tính từng bước
Làm theo thứ tự dưới đây cho mỗi kiện, sau khi đã đóng gói xong hoàn toàn. Đo trước khi đóng gói là sai lầm phổ biến, vì lớp chèn và thùng ngoài làm kích thước tăng đáng kể.
- Đo ba chiều dài, rộng, cao của kiện đã đóng gói, đo ở chỗ phình nhất, làm tròn lên theo cách bên vận chuyển quy định (thường là lên số nguyên xăng-ti-mét).
- Nhân ba chiều để ra thể tích theo xăng-ti-mét khối.
- Chia cho hệ số mà bên vận chuyển của bạn công bố cho dịch vụ bạn chọn. Kết quả là cân quy đổi theo ký.
- Cân thực kiện đã đóng gói bằng cân đủ chính xác.
- Lấy số lớn hơn giữa cân thực và cân quy đổi, làm tròn theo quy tắc của bên vận chuyển (nhiều bên làm tròn lên từng nửa ký hoặc từng ký). Đó là cân tính cước.
- Nhân với đơn giá theo bậc khối lượng, cộng phụ phí. Lưu ý một số bên tính theo bậc: kiện nặng hơn có thể có đơn giá mỗi ký thấp hơn.
Nếu lô gồm nhiều kiện, một số bên tính cân tính cước cho từng kiện rồi cộng lại, số khác tính cho cả lô. Hỏi rõ, vì kết quả có thể chênh nhau.
Ví dụ giả định 1: quần áo từ chợ sỉ Thái
Giả định bạn đi chợ sỉ ở Bangkok, mua quần áo mỏng, ép chặt trong bao tải rồi đóng thành một kiện vuông vức kích thước 60 × 40 × 40 xăng-ti-mét. Thể tích là 96.000 xăng-ti-mét khối. Giả định bên gom hàng hàng không dùng hệ số 6.000, cân quy đổi là 96.000 chia 6.000 bằng 16 ký. Cân thực của kiện là 18 ký vì quần áo ép chặt khá nặng.
Số lớn hơn là 18 ký, nên cước tính theo cân thực. Đây là trường hợp có lợi: hàng của bạn đặc hơn mật độ chuẩn, thể tích không làm đội cước. Nếu bạn đóng lỏng tay, kiện phình thành 70 × 50 × 45 xăng-ti-mét, thể tích là 157.500, cân quy đổi khoảng 26,3 ký, vượt cân thực; bạn sẽ trả cho khoảng 8 ký không khí.
Bài học từ ví dụ này: với quần áo, ép chặt và đóng vuông là cách giảm cước hiệu quả nhất, và nó cũng làm kiện ít bị xô lệch. Người đi lấy hàng Thái lâu năm thường tự ép hàng bằng tay hoặc nhờ dịch vụ đóng hàng ép chân không với hàng vải dày.
Ví dụ giả định 2: đồ bếp đặt sàn Nhật
Giả định bạn đặt mười hộp dụng cụ bếp nhỏ trên sàn Nhật, mỗi hộp nặng 0,4 ký nhưng hộp in đẹp kích thước 30 × 20 × 10 xăng-ti-mét. Kho trung chuyển gom mười hộp vào một thùng 45 × 35 × 30 xăng-ti-mét có chèn giấy. Thể tích thùng là 47.250 xăng-ti-mét khối. Với hệ số giả định 5.000 của một dịch vụ chuyển phát, cân quy đổi khoảng 9,45 ký; cân thực chỉ khoảng 5 ký.
Cước tính theo 9,45 ký, gần gấp đôi cân thực. Nếu cũng thùng đó đi gom hàng hàng không với hệ số giả định 6.000, cân quy đổi khoảng 7,9 ký, vẫn hơn cân thực nhưng nhẹ hơn. Chọn dịch vụ có hệ số khác đã thay đổi đáng kể cước mỗi hộp, chưa cần đổi gì ở cách đóng.
Lựa chọn khác là bỏ hộp ngoài, chỉ giữ hộp trong. Nhưng với đồ bếp Nhật, nhiều khách mua làm quà và muốn có hộp; bỏ hộp có thể làm giảm giá bán. Đây là chỗ phép tính cước phải ngồi cạnh phép tính giá bán, không thể tách ra.
Ví dụ giả định 3: giày từ outlet Mỹ
Giày là ví dụ điển hình của hàng nhẹ mà cồng kềnh. Giả định một hộp giày 35 × 22 × 13 xăng-ti-mét, nặng 1,1 ký. Thể tích 10.010 xăng-ti-mét khối; với hệ số giả định 6.000, cân quy đổi khoảng 1,67 ký. Mười đôi để nguyên hộp xếp vào một thùng lớn, cộng khe hở và vật chèn, cân quy đổi của thùng có thể vào khoảng 18 đến 20 ký, trong khi cân thực chỉ khoảng 12 ký.
Nếu lấy giày ra khỏi hộp, nhồi giấy giữ phom, cho vào túi riêng và xếp sát, thùng có thể nhỏ đi gần một nửa, cân tính cước gần với cân thực. Phần cước tiết kiệm được có thể lớn. Nhưng hộp giày là một phần của sản phẩm với khách chuộng hàng chính hãng; giày không hộp thường bị nghi ngờ nguồn gốc hoặc bị trả giá thấp hơn.
Một số người bán chọn cách gửi hộp đã gấp phẳng riêng (nếu hộp gấp được mà không hỏng) hoặc chỉ giữ hộp cho những đôi khách yêu cầu. Quyết định nào hợp tuỳ khách của bạn; điều quan trọng là bạn biết rõ mỗi lựa chọn tốn bao nhiêu cước trước khi đặt hàng.
Cân quy đổi khi gom nhiều đơn ở kho trung chuyển
Khi mua trên sàn nước ngoài và gửi về kho trung chuyển, mỗi đơn đến kho trong một thùng của người bán, thường to hơn hàng bên trong nhiều lần. Nếu kho gửi nguyên từng thùng về Việt Nam, bạn trả cước cho rất nhiều khoảng trống. Vì vậy nhiều kho có dịch vụ gộp kiện: mở các thùng gốc, bỏ bớt vật chèn thừa, xếp chung vào một thùng vừa khít, rồi mới cân đo tính cước.
Ví dụ giả định: năm đơn nhỏ đến kho, mỗi thùng gốc có cân quy đổi khoảng 2 ký trong khi hàng thật bên trong chỉ 0,5 ký. Gửi nguyên năm thùng, cân tính cước khoảng 10 ký. Gộp vào một thùng vừa, cân quy đổi có thể còn 4 đến 5 ký. Phí gộp kiện thường thấp hơn nhiều so với phần cước tiết kiệm, nhưng vẫn là một khoản cần đưa vào giá về tay.
Gộp kiện cũng có rủi ro: hàng bị lấy khỏi hộp gốc dễ trầy xước, dễ thiếu phụ kiện nhỏ, và mất bằng chứng ban đầu về tình trạng thùng của người bán. Nên yêu cầu kho chụp ảnh từng đơn khi mở, giữ lại hộp sản phẩm (chỉ bỏ thùng ngoài của người bán), và ghi rõ trong yêu cầu những món không được bỏ bao bì.
Ước nhanh hàng của bạn thuộc loại nặng hay nhẹ
Bảng dưới gợi ý xu hướng của một số nhóm hàng người bán nhỏ hay gửi. Đây là xu hướng chung để biết nên chú ý thể tích hay cân thực, không thay cho việc đo kiện thật.
| Nhóm hàng | Xu hướng | Điều nên chú ý |
|---|---|---|
| Quần áo mỏng ép chặt | Thường tính theo cân thực | Ép vuông, không để phình |
| Áo khoác dày, chăn, gối, thú bông | Thường tính theo thể tích | Ép chân không, so hệ số giữa các dịch vụ |
| Giày còn hộp, túi xách có độn | Thường tính theo thể tích | Quyết định giữ hay bỏ hộp, độn theo giá bán |
| Đồ bếp kim loại, dao kéo, gang | Thường tính theo cân thực | Ghép với hàng nhẹ để tận dụng chỗ trống |
| Mỹ phẩm phụ kiện, đồ trang điểm nhỏ | Gần chuẩn, tuỳ bao bì | Hộp quà cồng kềnh làm đội thể tích |
| Đồ nhựa gia dụng, hộp đựng | Thường tính theo thể tích | Lồng các món vào nhau nếu được |
Khi đã gửi vài lô, bạn nên ghi cân thực và cân quy đổi của từng kiện vào sổ. Sau một thời gian, bạn sẽ biết ngay mỗi loại hàng của mình nặng hay nhẹ so với chuẩn của bên vận chuyển mình dùng, và báo giá cho khách order nhanh hơn.
Cách giảm cân tính cước một cách hợp lệ
Đóng vuông, đóng chặt. Kiện phình, méo bị đo ở chỗ to nhất. Thùng vừa khít hàng, chèn vừa đủ, dán phẳng giúp đo đúng thể tích thật.
Chọn cỡ thùng theo hàng, không theo thùng có sẵn. Một thùng lớn hơn cần thiết vài xăng-ti-mét mỗi chiều có thể làm cân quy đổi tăng đáng kể. Cắt bớt chiều cao thùng khi hàng không đầy là cách nhiều kho làm.
Gộp kiện nhỏ thành kiện lớn hợp lý. Nhiều kiện nhỏ thường có tổng thể tích lớn hơn một kiện chứa cùng lượng hàng, và một số bên có mức tối thiểu mỗi kiện. Nhưng kiện quá nặng khó bốc xếp, dễ hỏng, có bên tính phụ phí kiện quá khổ, quá tải.
Ghép hàng nặng với hàng nhẹ. Đặt hàng đặc (đồ bếp kim loại) cùng kiện với hàng nhẹ (khăn, quần áo) giúp tận dụng chỗ trống, kéo mật độ chung lên gần chuẩn.
Chọn dịch vụ theo loại hàng. Hàng nhẹ cồng kềnh nên so kỹ giữa các dịch vụ có hệ số khác nhau; hàng đặc ít bị ảnh hưởng bởi hệ số.
Không giảm bằng cách khai sai. Cân tính cước là chuyện giữa bạn và bên vận chuyển; thông tin khai hải quan về số lượng, trị giá, tên hàng là chuyện khác và phải trung thực. Đừng nhầm hai việc này, và đừng chấp nhận đề nghị giảm cước kèm khai sai hàng.
Câu hỏi thường gặp
Hệ số quy đổi thể tích có giống nhau giữa các bên vận chuyển không?
Không. Mỗi bên, mỗi dịch vụ có thể dùng hệ số khác nhau và có thể thay đổi theo thời gian. Luôn hỏi hệ số cụ thể của dịch vụ bạn định dùng và ghi lại trong sổ để so sánh.
Đường biển có tính cân quy đổi không?
Đường biển hàng lẻ thường tính theo khối hoặc theo tấn, lấy số lớn hơn theo quy ước của bên gom hàng, kèm mức tối thiểu mỗi lô. Nguyên lý giống nhau: hàng nhẹ cồng kềnh trả theo thể tích, hàng nặng gọn trả theo trọng lượng.
Tự đo kích thước có đáng tin không?
Đủ để ước tính nếu đo cẩn thận ở chỗ phình nhất của kiện đã đóng. Khi kiện tới kho, bên vận chuyển sẽ đo lại bằng thiết bị của họ; nếu chênh lớn so với số bạn đo, hãy đề nghị xem ảnh hoặc số đo cụ thể.
Có nên bỏ hết hộp sản phẩm để giảm cước?
Tuỳ sản phẩm và khách. Với hàng mà hộp là một phần giá trị (giày chính hãng, đồ làm quà, đồ sưu tầm), bỏ hộp có thể làm giảm giá bán nhiều hơn số cước tiết kiệm. Với hàng tiêu dùng thông thường, bỏ bớt bao bì thừa thường có lợi.
Kiện nặng hơn có được đơn giá rẻ hơn không?
Nhiều bảng cước chia theo bậc khối lượng, bậc nặng hơn có đơn giá mỗi ký thấp hơn. Gộp kiện có thể giúp vào bậc tốt hơn, nhưng cần cân với rủi ro hỏng hàng và giới hạn trọng lượng mỗi kiện mà bên vận chuyển chấp nhận.