Người bán nhỏ có năm cách chính để đưa hàng từ nước ngoài về Việt Nam: chuyển phát nhanh quốc tế, bưu chính quốc tế, gom hàng đường hàng không, gom hàng đường biển, và gửi theo người. Chuyển phát nhanh nhanh nhất và đắt nhất mỗi ký; bưu chính rẻ hơn nhưng chậm và khó theo dõi hơn; gom hàng hàng không ở giữa; gom hàng đường biển rẻ nhất cho hàng nặng nhưng chờ lâu; gửi theo người thì rủi ro pháp lý cao nếu là hàng buôn.
Chọn cách nào phụ thuộc bốn yếu tố: khối lượng và thể tích lô hàng, độ gấp của mùa bán, loại hàng (có pin, chất lỏng, dễ vỡ hay không), và mức chứng từ bạn cần. Bài phân tích từng cách theo bốn yếu tố đó và đưa ra quy tắc chọn đơn giản. Bài không nêu cước thật và không nhắc tên hãng; con số minh hoạ là ví dụ giả định.
Chuyển phát nhanh quốc tế
Chuyển phát nhanh quốc tế là dịch vụ nhận kiện tận nơi ở nước nguồn và giao tận tay ở Việt Nam, đi bằng mạng lưới máy bay và kho phân loại riêng của các hãng chuyển phát. Ưu điểm là nhanh, theo dõi được từng chặng, và hãng thường có bộ phận làm thủ tục hải quan cho hàng chuyển phát, nên người nhận ít phải tự lo giấy tờ với lô nhỏ.
Nhược điểm là cước mỗi ký cao nhất trong các cách, nhất là với kiện nhẹ mà cồng kềnh, vì chuyển phát tính cân quy đổi theo thể tích rất chặt. Ngoài cước còn có phụ phí nhiên liệu, phụ phí vùng xa, phụ phí hàng đặc biệt; khi hàng về, có thể phát sinh thuế và phí làm thủ tục mà người nhận phải trả trước khi nhận kiện.
Cách này hợp với hàng nhỏ, giá trị cao, cần gấp: mỹ phẩm phụ kiện, đồ điện tử nhỏ có chứng từ, hàng mẫu, hàng bổ sung khẩn cho mùa bán. Không hợp với hàng nặng giá trị thấp. Với hàng thương mại, hãy hỏi rõ trước: hàng của bạn được khai như thế nào, ai đứng tên người nhập, chứng từ thông quan bạn nhận lại được gì để lưu cho việc bán sau này.
Bưu chính quốc tế
Bưu chính quốc tế là mạng gửi bưu phẩm, bưu kiện giữa các cơ quan bưu chính quốc gia. Ở nhiều nước nguồn, đây là cách duy nhất người bán trên sàn hay người mua hộ có thể gửi về Việt Nam với chi phí vừa phải. Bưu chính thường có nhiều mức dịch vụ: đường bay ưu tiên, đường bay tiết kiệm, đường biển (nếu nước nguồn còn duy trì), với thời gian và cước khác nhau.
Điểm mạnh của bưu chính là phủ rộng và thường mềm hơn chuyển phát nhanh về cân quy đổi ở một số mức dịch vụ. Điểm yếu là thời gian dài và kém ổn định, theo dõi đứt quãng khi kiện chuyển từ bưu chính nước gửi sang bưu chính nước nhận, và khi kiện bị giữ ở khâu hải quan thì người nhận thường phải tự liên hệ, bổ sung giấy tờ.
Với người bán nhỏ, bưu chính hợp cho kiện vài ký, hàng bền, không gấp, gửi từ người mua hộ hoặc từ người bán ở nước nguồn. Nhớ rằng mỗi nước gửi có danh mục hàng cấm và hạn chế gửi qua bưu chính riêng, và các quy định về gửi quốc tế ở nhiều nước đã đổi khá nhiều trong vài năm gần đây; kiểm lại với bưu cục nơi gửi trước khi giao hàng.
Gom hàng đường hàng không
Gom hàng là cách các công ty giao nhận gom nhiều kiện của nhiều người gửi thành một lô lớn, đi chung một vận đơn hàng không về Việt Nam, rồi tách ra giao cho từng người nhận. Nhờ chia sẻ chi phí lô lớn, cước mỗi ký thường thấp hơn chuyển phát nhanh, đổi lại phải chờ đủ hàng mới bay, nên thời gian dài hơn vài ngày.
Phần lớn tuyến gom hàng mà người bán Việt dùng có kho nhận ở nước nguồn: bạn hoặc người bán giao hàng tới kho, kho cân đo, có thể chụp ảnh, đóng lại, gom và gửi. Đây cũng là mô hình kho trung chuyển khi mua trên sàn nước ngoài. Ưu điểm là một địa chỉ nhận cho mọi đơn, gửi một lần cho nhiều đơn.
Cần hỏi kỹ ba điều với bất kỳ bên gom hàng nào: họ làm thủ tục hải quan cho lô gom bằng cách nào và hàng của bạn được khai ra sao; bạn nhận lại được chứng từ gì; khi kiện hỏng, thiếu, bị giữ thì trách nhiệm chia thế nào. Bên gom hàng trả lời mập mờ về khai báo, hoặc hứa bao trọn mà không có chứng từ, là tín hiệu nên dừng lại.
Gom hàng đường biển
Với hàng nặng, cồng kềnh, không gấp, gom hàng đường biển (gửi hàng lẻ ghép chung container) là cách có cước mỗi ký hoặc mỗi khối thấp nhất. Hàng được tính theo khối hoặc theo tấn, thường lấy số lớn hơn, với mức tối thiểu cho mỗi lô; dưới mức tối thiểu thì gửi ít hay nhiều vẫn trả gần như nhau.
Thời gian đường biển dài, cộng thêm thời gian gom hàng ở cảng đi, thời gian dỡ và khai thác ở cảng đến, nên tổng thời gian có thể tính bằng tuần tới cả tháng hoặc hơn tuỳ tuyến. Hàng đi biển chịu ẩm, chịu xếp chồng lâu ngày, nên đóng gói phải tốt hơn. Phí ở cảng đến, phí kho, phí làm thủ tục cũng là những khoản cần hỏi rõ vì có thể chiếm phần đáng kể với lô nhỏ.
Gom hàng đường biển hợp với đồ gia dụng, đồ nội thất nhỏ, sách, đồ cũ từ Nhật, Mỹ, châu Âu cho những shop có kế hoạch dài hạn. Không hợp với hàng theo mùa sắp hết mùa, hàng có hạn dùng ngắn, hàng dễ hư khi ẩm.
Gửi theo người và giới hạn của nó
Cách làm. Người đi máy bay mang hàng trong hành lý ký gửi hoặc xách tay, thường là người thân, người mua hộ, hoặc chính chủ shop đi lấy hàng.
Vì sao hấp dẫn. Không tốn cước riêng ngoài phí hành lý, hàng về cùng chuyến bay, không phải chờ gom.
Giới hạn pháp lý. Hành lý được xét theo tiêu chuẩn hành lý cá nhân của người xuất nhập cảnh theo quy định hiện hành. Hàng mang về để kinh doanh là hàng thương mại; nếu không khai báo, làm thủ tục đúng, hàng có thể bị tạm giữ, truy thu thuế, xử phạt. Nhờ nhiều người mỗi người mang một ít để tránh phải khai là cách làm có rủi ro pháp lý, không nên dùng.
Giới hạn an toàn. Hãng bay có quy định riêng về hàng có pin, chất lỏng, bình xịt trong hành lý. Người cầm hộ chịu trách nhiệm với mọi thứ trong hành lý mình, nên không bao giờ nhận cầm kiện không rõ bên trong.
Khi nào hợp lý. Mang vài món mẫu với số lượng hợp lý để chụp ảnh, kiểm chất lượng, khai báo trung thực khi được hỏi. Hàng cho lô bán thật thì đi một trong bốn cách có chứng từ ở trên.
Chia một lô thành nhiều đường gửi theo mùa bán
Người bán nhỏ thường nghĩ một chuyến lấy hàng thì gửi về một đường. Thực tế, chia lô theo độ gấp giúp tiết kiệm đáng kể. Ví dụ giả định: sau một chuyến đi chợ sỉ trước Tết, phần áo mẫu mới cần lên kệ ngay đi gom hàng hàng không, phần đồ gia dụng bán quanh năm đi gom hàng đường biển, còn vài món mẫu nhỏ cần chụp ảnh sớm thì gửi chuyển phát nhanh. Tổng cước có thể thấp hơn gửi tất cả bằng đường nhanh, mà hàng gấp vẫn kịp mùa.
Mùa cao điểm làm mọi đường gửi chậm lại: cuối năm dương lịch ở các nước phương Tây, Tết âm lịch ở Việt Nam và nhiều nước châu Á, các đợt mua sắm trực tuyến lớn. Kho gom hàng đầy, chuyến bay chở hàng kín chỗ, khâu kiểm tra hải quan có nhiều kiện hơn. Thời gian quen thuộc ngày thường không còn đúng, có khi kéo dài gấp rưỡi.
Vì vậy khi chia lô, hãy hỏi bên vận chuyển ngày chốt nhận hàng cuối cùng trước mỗi kỳ nghỉ lễ và thời gian thường gặp trong mùa cao điểm năm trước. Đặt mốc mua hàng sớm hơn để hàng gấp không phải đi đường đắt nhất chỉ vì bạn mua muộn.
So sánh năm cách theo bốn yếu tố
Bảng tóm tắt mức tương đối của mỗi cách, không phải con số thật. Mỗi tuyến, mỗi bên vận chuyển có thể khác; hãy hỏi báo giá và thời gian cụ thể cho đúng lô của bạn.
| Cách gửi | Cước mỗi ký | Thời gian | Hàng hợp | Chứng từ nhận lại |
|---|---|---|---|---|
| Chuyển phát nhanh | Cao nhất | Ngắn nhất | Nhỏ, nhẹ, giá trị cao, gấp | Vận đơn, chứng từ thông quan hàng chuyển phát |
| Bưu chính quốc tế | Trung bình tới thấp | Dài, kém ổn định | Kiện vài ký, bền, không gấp | Mã bưu kiện, chứng từ khi làm thủ tục |
| Gom hàng hàng không | Trung bình | Trung bình | Lô nhiều kiện nhỏ, thời trang, phụ kiện | Tuỳ bên gom: cần hỏi trước |
| Gom hàng đường biển | Thấp nhất cho hàng nặng | Dài nhất | Nặng, cồng kềnh, không theo mùa | Tuỳ bên gom; lô lớn có thể đứng tên tờ khai |
| Gửi theo người | Phí hành lý | Cùng chuyến bay | Chỉ mẫu thử, đồ cá nhân | Gần như không, rủi ro nếu là hàng buôn |
Quy tắc chọn nhanh cho người bán nhỏ: hàng gấp, nhẹ, giá trị cao đi chuyển phát nhanh; lô vừa nhiều kiện đi gom hàng hàng không; hàng nặng không gấp đi đường biển; bưu chính khi người gửi ở nước ngoài không tiếp cận được kênh khác. Và luôn đặt câu hỏi chứng từ lên trước câu hỏi cước.
Năm câu hỏi trước khi giao kiện cho bất kỳ bên nào
Dù chọn cách nào, những câu hỏi dưới đây giúp tránh phần lớn bất ngờ. Ghi câu trả lời vào sổ nhập hàng để so giữa các lần.
- Cước tính theo cân thực hay cân quy đổi, hệ số quy đổi bao nhiêu, có mức tối thiểu mỗi kiện không?
- Ngoài cước còn những phụ phí nào, khi nào phát sinh, ai trả?
- Hàng của mình được khai báo hải quan như thế nào, ai đứng tên, mình nhận lại chứng từ gì?
- Danh mục hàng không nhận chở, hàng phải khai đặc biệt (pin, chất lỏng, thực phẩm, mỹ phẩm) của tuyến này là gì?
- Kiện hỏng, thiếu, thất lạc, bị giữ thì quy trình khiếu nại và giới hạn bồi thường ra sao?
Có thể dùng nguyên văn các câu trên khi nhắn tin hỏi. Một bên làm ăn nghiêm túc sẽ trả lời được cả năm câu bằng văn bản. Bên chỉ trả lời câu một và lảng tránh câu ba là bên bạn nên thận trọng.
Câu hỏi thường gặp
Cách nào rẻ nhất để gửi hàng từ Mỹ về?
Không có câu trả lời chung. Với hàng nặng không gấp, gom hàng đường biển thường có cước mỗi ký thấp nhất; với lô nhỏ vài ký, bưu chính hay gom hàng hàng không có khi rẻ hơn vì đường biển có mức tối thiểu. Hãy so giá về tay của cả lô, không chỉ so cước mỗi ký.
Gửi hàng về Việt Nam mất bao lâu?
Tuỳ cách gửi, tuyến, mùa và khâu hải quan. Chuyển phát nhanh ngắn nhất, đường biển dài nhất. Mùa lễ ở nước gửi và trước Tết ở Việt Nam thường chậm hơn. Hỏi bên vận chuyển thời gian thường gặp chứ không chỉ thời gian quảng cáo, và chừa đệm cho mùa cao điểm.
Có nên chọn bên gom hàng báo giá thấp nhất?
Báo giá thấp chưa chắc là tổng chi phí thấp. Hãy so cả phụ phí, cách tính cân, chứng từ nhận lại và chính sách bồi thường. Báo giá trọn gói thấp bất thường đi kèm lời hứa không cần giấy tờ là tín hiệu rủi ro về cách khai báo.
Gửi hàng qua bưu chính có phải làm thủ tục hải quan không?
Bưu kiện quốc tế vào Việt Nam đều qua kiểm tra hải quan theo quy định. Hàng thương mại, hàng vượt mức cho phép hay hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành có thể phải làm thủ tục, nộp thuế, bổ sung giấy tờ. Hỏi bưu cục hoặc hải quan nơi làm thủ tục để biết cụ thể.
Kho trung chuyển ở nước ngoài có phải là gom hàng không?
Thường là một phần của dịch vụ gom hàng: kho nhận các đơn bạn mua ở nước đó, gom lại rồi gửi về theo đường gom hàng hàng không hoặc biển. Một số bên còn có dịch vụ chụp ảnh, kiểm đếm, đóng lại kiện; mỗi dịch vụ thêm là một khoản phí cần đưa vào giá về tay.
Có thể kết hợp nhiều cách cho cùng một chuyến lấy hàng không?
Có, và thường nên làm: phần hàng gấp cho mùa bán đi đường nhanh, phần hàng bền đi đường chậm, rẻ. Chỉ cần tách chứng từ theo từng phần để đối chiếu khi nhận và khi có sự cố.