Mọi kiện hàng từ nước ngoài vào Việt Nam đều phải qua giám sát của hải quan: hàng được khai báo, soi chiếu hoặc kiểm tra theo mức rủi ro, tính và nộp thuế nếu phải nộp, rồi mới được giải phóng để giao cho người nhận. Với người bán nhỏ, phần lớn khâu này do bên chuyển phát, bưu chính hoặc bên gom hàng thực hiện thay, nên nhiều người không biết hàng mình đã đi qua những gì cho tới khi kiện bị giữ.
Bài mô tả nguyên lý hành trình đó theo ba kênh thường gặp (chuyển phát nhanh, bưu chính, gom hàng), những điểm dễ phát sinh yêu cầu bổ sung giấy tờ, và việc người nhận nên chuẩn bị. Thủ tục chi tiết, mẫu tờ khai, thời hạn thay đổi theo quy định hiện hành; khi cần làm cụ thể, hãy hỏi chi cục hải quan nơi hàng về hoặc đại lý làm thủ tục hải quan.
Ai làm thủ tục cho kiện hàng của bạn
Câu hỏi đầu tiên cần trả lời rõ là ai đứng ra khai báo hải quan cho kiện của bạn. Với hàng chuyển phát nhanh, doanh nghiệp chuyển phát thường làm thủ tục cho các kiện họ chở theo quy trình dành cho hàng chuyển phát, và có thể thu thuế, phí từ người nhận khi giao. Với bưu chính, hàng được khai thác ở bưu cục ngoại dịch và hải quan kiểm tra tại đó; người nhận có thể được mời đến hoặc được yêu cầu cung cấp giấy tờ để làm thủ tục.
Với gom hàng, mọi chuyện đa dạng hơn. Lô gom có thể được khai dưới tên công ty gom hàng, của một doanh nghiệp đứng ra nhập khẩu, hoặc tách khai cho từng người nhận, tuỳ cách bên gom vận hành. Đây là chỗ người bán nhỏ cần hỏi rõ nhất, vì nó quyết định hàng của bạn có chứng từ gì và ai chịu trách nhiệm khi khai báo có vấn đề.
Dù ai đứng ra khai, thông tin khai báo về hàng (tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ) bắt nguồn từ thông tin bạn hoặc người gửi cung cấp. Nếu thông tin đó sai, trách nhiệm không tự động biến mất chỉ vì người khác điền vào tờ khai.
Hành trình một kiện hàng theo nguyên lý
Trình tự dưới đây là khung chung cho hàng nhập khẩu bằng đường hàng không; từng kênh có cách làm cụ thể khác nhau, và một số bước có thể diễn ra đồng thời.
- Thông tin hàng được gửi trước. Hãng vận chuyển truyền danh sách hàng trên chuyến cho cơ quan hải quan để phục vụ quản lý rủi ro.
- Hàng hạ cánh, vào kho hàng không. Lô hàng được đưa vào khu vực giám sát hải quan, chưa được mang ra ngoài.
- Khai báo. Người làm thủ tục khai thông tin hàng hoá theo kênh tương ứng (hàng chuyển phát, bưu chính hay hàng nhập khẩu thông thường).
- Phân luồng và kiểm tra. Hệ thống quản lý rủi ro phân hàng vào các mức: được thông quan dựa trên hồ sơ, phải kiểm tra hồ sơ chi tiết, hoặc phải kiểm tra thực tế hàng hoá. Hàng chuyển phát và bưu chính thường còn qua soi chiếu bằng máy.
- Bổ sung giấy tờ nếu được yêu cầu. Ví dụ hoá đơn mua, giấy tờ chứng minh trị giá, giấy phép hoặc giấy tờ kiểm tra chuyên ngành.
- Tính và nộp thuế, phí theo quy định hiện hành, nếu hàng thuộc diện phải nộp.
- Giải phóng hàng hoặc thông quan. Hàng được đưa ra khỏi khu vực giám sát, chuyển về kho phân loại để giao nội địa.
Phần lớn kiện của người bán nhỏ đi qua các bước này trong im lặng; bạn chỉ thấy mã theo dõi đứng yên vài ngày ở trạng thái đang làm thủ tục. Khi một bước phát sinh vấn đề, thường là bước năm hoặc bước sáu, người nhận sẽ được liên hệ.
Phân luồng: vì sao kiện này đi nhanh, kiện kia bị khui
Quản lý rủi ro là gốc. Hải quan không kiểm tra thực tế mọi kiện mà dựa vào hệ thống đánh giá rủi ro: loại hàng, trị giá, lịch sử người gửi, người nhận, tuyến, thông tin bất thường. Kiện có rủi ro thấp đi nhanh; kiện có dấu hiệu bất thường bị kiểm tra kỹ.
Những gì làm tăng khả năng bị kiểm tra. Mô tả hàng chung chung kiểu hàng hoá, quà tặng; trị giá khai không hợp lý so với loại hàng; số lượng nhiều cùng mẫu (dấu hiệu hàng thương mại) trong kênh dành cho hàng cá nhân; hình ảnh soi chiếu không khớp với mô tả; người nhận nhận nhiều kiện tương tự liên tục.
Kiểm tra không phải là bị phạt. Bị phân vào luồng kiểm tra chỉ có nghĩa là hàng được xem kỹ hơn. Nếu khai báo đúng, giấy tờ đủ, hàng vẫn được thông quan, chỉ chậm hơn. Phần lớn rắc rối đến từ việc khai không khớp với hàng thật.
Điều người bán nhỏ kiểm soát được. Mô tả hàng cụ thể, đúng sự thật; trị giá đúng với hoá đơn; giữ hoá đơn mua để xuất trình khi cần; không gửi hàng thương mại theo kênh hàng cá nhân hay quà biếu.
Ba kênh thường gặp và điểm khác về thủ tục
Bảng dưới so sánh nguyên lý vận hành, không phải quy trình chính xác của bất kỳ đơn vị nào. Mỗi bên vận chuyển sẽ hướng dẫn cụ thể cho kiện của bạn.
| Kênh | Ai thường khai báo | Người nhận thường phải làm gì | Điểm dễ vướng |
|---|---|---|---|
| Chuyển phát nhanh | Doanh nghiệp chuyển phát | Cung cấp thông tin, giấy tờ khi được hỏi; trả thuế, phí khi nhận | Hàng thương mại vượt mức xử lý theo kênh chuyển phát; hàng chuyên ngành |
| Bưu chính quốc tế | Bưu chính phối hợp hải quan tại bưu cục ngoại dịch | Có thể phải đến làm thủ tục hoặc uỷ quyền; nộp thuế, phí | Thông báo hàng đến chậm; người nhận không biết phải bổ sung gì |
| Gom hàng | Bên gom hàng, doanh nghiệp đứng tên, hoặc khai cho từng người | Tuỳ mô hình; nhiều khi chỉ trả cước trọn gói | Không rõ ai đứng tên, khai báo ra sao; chứng từ nhận lại ít |
Với gom hàng, cột thứ hai là cột cần hỏi kỹ nhất. Mô hình nào cũng có thể hợp pháp nếu làm đúng; vấn đề chỉ phát sinh khi bạn không biết hàng mình được khai ra sao, rồi đến lúc bán hay bị kiểm tra mới thấy không có chứng từ.
Những yêu cầu bổ sung hay gặp và cách chuẩn bị
Khi kiện bị giữ chờ bổ sung, yêu cầu phổ biến nhất là chứng minh trị giá: hoá đơn mua, xác nhận đơn hàng trên sàn, chứng từ thanh toán. Người mua ở chợ sỉ chỉ có giấy ghi tay thường gặp khó ở đây; vì vậy nên xin người bán hoá đơn hoặc biên nhận rõ ràng, chụp lại cùng ảnh hàng, và giữ chứng từ thanh toán.
Yêu cầu thứ hai là xác định hàng có phải hàng thương mại hay không, nếu kiện được gửi theo kênh dành cho hàng cá nhân mà số lượng, chủng loại cho thấy mục đích kinh doanh. Khi đó hàng có thể phải chuyển sang làm thủ tục như hàng nhập khẩu thương mại, kèm nghĩa vụ thuế và các giấy tờ liên quan.
Yêu cầu thứ ba là giấy tờ quản lý chuyên ngành cho mỹ phẩm, thực phẩm, đồ chơi trẻ em, thiết bị điện và các nhóm khác thuộc diện quản lý theo quy định hiện hành. Đây là yêu cầu khó đáp ứng nhất với lô nhỏ, và là lý do nên hỏi trước khi mua chứ không phải sau khi hàng đã bị giữ.
Khi nhận thông báo, hãy đọc kỹ nội dung yêu cầu, hỏi lại bên vận chuyển hoặc chi cục hải quan những gì chưa rõ, chuẩn bị giấy tờ trong thời hạn được nêu. Bỏ mặc kiện bị giữ thường dẫn tới phát sinh phí lưu kho, và quá thời hạn quy định hàng có thể bị xử lý theo hướng bất lợi cho người nhận.
Người nhận nên chuẩn bị gì trước khi hàng về
Phần lớn rắc rối ở khâu hải quan có thể phòng từ trước khi kiện rời nước nguồn. Danh sách dưới đây gọn đủ để làm cho mỗi lô.
- Hỏi rõ kênh và người khai báo: hàng đi chuyển phát, bưu chính hay gom hàng; ai đứng tên khai; bạn nhận lại chứng từ gì.
- Cung cấp mô tả hàng cụ thể cho người gửi hoặc bên vận chuyển: tên hàng theo công dụng và chất liệu, số lượng, trị giá đúng hoá đơn. Tránh các mô tả chung như hàng tiêu dùng, quà tặng.
- Gom sẵn bộ giấy tờ chứng minh trị giá: hoá đơn mua, xác nhận đơn, chứng từ thanh toán, phiếu kiện. Lưu thành một thư mục theo mã lô.
- Kiểm nhóm hàng chuyên ngành: nếu lô có mỹ phẩm, thực phẩm, đồ chơi trẻ em, đồ điện, hỏi trước giấy tờ cần có; nếu chưa có cách đáp ứng, tách những món đó ra khỏi lô.
- Chuẩn bị tiền thuế và phí: ước theo bảng giá về tay, để khi được báo nộp thì không chậm trễ vì thiếu tiền.
- Cập nhật thông tin liên lạc đúng với bên vận chuyển, để thông báo bổ sung giấy tờ tới kịp lúc.
Sáu việc này tốn chừng nửa giờ cho một lô, nhưng giúp tránh được kịch bản tệ nhất: kiện bị giữ nhiều tuần, phí lưu kho cộng dồn, trong khi người nhận không biết phải nộp giấy gì.
Thời gian: vì sao mã theo dõi đứng yên ở trạng thái làm thủ tục
Người bán nhỏ hay lo khi thấy mã theo dõi đứng ở một trạng thái nhiều ngày. Nguyên nhân thường gặp là kiện nằm chờ cùng cả lô hàng được khai thác; lô bị phân vào luồng kiểm tra; kho đang quá tải vào mùa cao điểm; hoặc đang chờ bổ sung giấy tờ từ một kiện khác trong cùng lô gom. Với gom hàng, một kiện có vấn đề có thể kéo chậm cả lô.
Thời gian thông quan không cố định; mỗi kênh, mỗi mùa, mỗi loại hàng một khác. Hỏi bên vận chuyển thời gian thường gặp cho đúng tuyến và đúng mùa, chứ không chỉ con số tốt nhất. Ghi lại thời gian thực tế của từng lô vào sổ để lần sau ước đúng hơn.
Nếu sau khoảng thời gian thường gặp mà vẫn chưa có tin, hãy hỏi bên vận chuyển với mã kiện cụ thể: kiện đang ở khâu nào, có yêu cầu bổ sung gì không, dự kiến bao lâu. Câu hỏi càng cụ thể, câu trả lời càng có ích.
Với khách đang chờ hàng order, đừng hứa ngày giao dựa trên con số tốt nhất. Báo khách khoảng thời gian thường gặp cộng một phần đệm, và cập nhật khi kiện đổi trạng thái. Khách chịu chờ tốt hơn khi được báo trước, và bạn không phải xin lỗi vì một khâu mình không kiểm soát được.
Câu hỏi thường gặp
Người nhận có phải trực tiếp ra hải quan làm thủ tục không?
Tuỳ kênh và tuỳ trường hợp. Hàng chuyển phát thường do doanh nghiệp chuyển phát làm thay; bưu kiện có thể cần người nhận đến làm thủ tục hoặc uỷ quyền; lô thương mại lớn thường thuê đại lý làm thủ tục. Bên vận chuyển sẽ thông báo nếu cần bạn tham gia.
Phân luồng xanh có nghĩa là hàng không bị kiểm tra gì?
Luồng thông quan dựa trên hồ sơ nghĩa là không kiểm tra chi tiết hồ sơ hay thực tế hàng ở thời điểm đó, nhưng hàng vẫn có thể bị kiểm tra sau thông quan theo quy định. Khai đúng vẫn là cách duy nhất an toàn lâu dài.
Kiện bị khui kiểm tra rồi đóng lại, nếu thiếu hàng thì sao?
Hãy quay video khi nhận, lập biên bản với bên giao nếu kiện có dấu hiệu bị mở hoặc thiếu, rồi khiếu nại với bên vận chuyển kèm phiếu kiện và ảnh lúc đóng. Bằng chứng lúc đóng gói và lúc nhận là cơ sở chính.
Có cách nào biết trước kiện sẽ bị giữ không?
Không biết chắc, nhưng có thể giảm rủi ro: mô tả hàng cụ thể, trị giá đúng, không gửi hàng thương mại qua kênh hàng cá nhân, không gửi hàng chuyên ngành khi chưa có giấy tờ. Hỏi bên vận chuyển những loại hàng họ hay gặp vướng.
Đại lý làm thủ tục hải quan làm những gì?
Đại lý thay mặt chủ hàng khai báo, chuẩn bị hồ sơ, làm việc với hải quan, theo dõi tới khi thông quan, theo hợp đồng giữa hai bên. Với lô thương mại hoặc hàng có yêu cầu chuyên ngành, thuê đại lý có kinh nghiệm thường giúp tránh sai sót tốn kém.