Một thùng hàng gửi từ Mỹ về Việt Nam đóng đúng cách cần bốn thứ: thùng đủ chắc cho khối lượng bên trong, hàng xếp theo nguyên tắc nặng dưới nhẹ trên và chống ướt chống vỡ, một danh sách hàng trung thực khớp với thực tế trong thùng, và không có món nào thuộc diện cấm hoặc hạn chế gửi. Thiếu một trong bốn, thùng có thể bị móp vỡ, bị giữ lại kiểm tra, bị trả lại hoặc mất hẳn.
Bài này viết cho người bán nhỏ và người thân ở Mỹ đóng thùng gửi về qua các đơn vị nhận gửi hàng đi Việt Nam. Mọi con số về cước, khối lượng tối đa, giá trị khai đều do đơn vị gửi quy định và quy định hiện hành của hai nước, nên hỏi trước khi đóng; ở đây là nguyên tắc và thói quen giúp thùng đi êm.
Chọn thùng: chắc, vừa, và tính trước cân quy đổi
Dùng thùng giấy hai hoặc ba lớp sóng cho hàng nặng. Thùng một lớp chỉ hợp với quần áo nhẹ. Hàng có trọng lượng (đồ bếp, đồ ăn khô, chai lọ) cần thùng dày hơn, góc không móp, đáy dán băng keo chữ H.
Thùng cũ dùng lại được nếu còn chắc. Bóc hoặc che hết nhãn vận chuyển cũ, mã vạch cũ để máy quét không đọc nhầm. Thùng đã ẩm, mềm góc thì bỏ.
Kích thước quyết định cước không kém khối lượng. Nhiều đơn vị tính cước theo khối lượng thực hoặc khối lượng quy đổi theo thể tích, lấy số lớn hơn. Thùng to mà hàng nhẹ (gấu bông, gối, giày còn hộp) sẽ bị tính theo thể tích. Ví dụ giả định: một thùng to chứa hàng nhẹ cân thực mười ký nhưng quy đổi theo thể tích ra mười lăm ký, bạn trả cước mười lăm.
Hỏi giới hạn trước khi mua thùng. Mỗi đơn vị có giới hạn khối lượng và kích thước mỗi kiện, vượt là phụ phí hoặc bị từ chối. Đóng xong mới hỏi thì thường phải mở ra làm lại.
Có cân ở nhà. Một cái cân hành lý hoặc cân sức khoẻ giúp biết trước khối lượng, tránh bất ngờ khi giao thùng. Cân sức khoẻ thì đứng cân mình trước, rồi bế thùng cân lại, lấy hiệu số.
Xếp hàng trong thùng từng bước
Một trình tự xếp thùng giúp hàng ít hư hỏng và dễ kiểm khi tới nơi:
- Lót đáy bằng một lớp đệm (giấy vò, xốp, quần áo mềm của chính lô hàng) để đỡ va đập khi thùng bị đặt mạnh.
- Đặt hàng nặng, cứng xuống dưới, ở giữa: đồ bếp, chai lọ đã bọc kỹ, hộp đồ ăn khô; tránh để sát vách thùng.
- Bọc riêng từng món dễ vỡ hoặc dễ chảy: chai lọ quấn màng bọc, cho vào túi kéo khoá, rồi bọc thêm lớp đệm; nắp chai dán băng keo.
- Chèn kín khoảng trống bằng quần áo, giấy, túi khí; thùng lắc không kêu là đạt.
- Xếp hàng nhẹ lên trên: quần áo gấp trong túi ni lông chống ẩm, phụ kiện nhỏ trong túi có ghi chú.
- Đặt một bản danh sách hàng trong túi ni lông trên cùng, để người mở thùng ở Việt Nam đối chiếu nhanh.
- Đóng nắp, dán băng keo chữ H cả nắp và đáy, dán thêm một vòng quanh thân nếu thùng nặng.
- Ghi thông tin người gửi, người nhận theo hướng dẫn của đơn vị gửi, kèm mã thùng của shop (ví dụ ngày gửi và số thứ tự) để quản lý nhiều thùng.
Chụp ảnh thùng ở các bước: khi mở (thấy hàng bên trong), khi đóng xong, khi cân. Bộ ảnh này là bằng chứng khi cần khiếu nại thiếu hàng hoặc hư hỏng với đơn vị vận chuyển.
Danh sách hàng trong thùng: khai trung thực, khớp với thực tế
Mỗi thùng gửi quốc tế đều kèm một bản kê hàng: tên hàng, số lượng, trị giá. Đơn vị nhận gửi dùng bản kê này để làm thủ tục và hải quan dùng nó để kiểm. Bản kê phải mô tả đúng và đủ: "quần áo" không đủ cụ thể nếu trong thùng có cả giày, túi, mỹ phẩm; "quà tặng" không đúng nếu đó là hàng bán.
Trị giá khai phải đúng giá mua. Khai thấp giá để giảm thuế là sai quy định và rủi ro cao: hải quan có quyền tham vấn, xác định lại trị giá, và khi phát hiện khai sai có thể xử phạt, giữ hàng. Hoá đơn mua bạn giữ lại chính là căn cứ để trị giá khai không bị nghi ngờ. Hàng mua trong mùa sale có giá thấp thật thì càng nên giữ hoá đơn để chứng minh.
Nếu thùng là hàng để kinh doanh, nói rõ với đơn vị nhận gửi ngay từ đầu. Cách xử lý hàng kinh doanh khác với đồ dùng cá nhân và quà biếu về khai báo, thuế và chứng từ theo quy định hiện hành. Đơn vị nhận gửi có kinh nghiệm sẽ hướng dẫn cách khai phù hợp; nếu họ khuyên khai thành quà biếu cho "dễ", đó là lời khuyên đẩy rủi ro về phía bạn.
Hàng cấm và hàng hạn chế khi gửi đường hàng không: các nhóm cần hỏi trước
Danh mục cụ thể do quy định vận chuyển hàng không, quy định của đơn vị gửi và quy định nhập khẩu của Việt Nam xác định, và thay đổi theo thời gian. Bảng dưới đây chỉ là các nhóm thường gặp để bạn biết món nào phải hỏi trước:
| Nhóm hàng | Vì sao bị cấm hoặc hạn chế | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Pin lithium rời, sạc dự phòng | Nguy cơ cháy khi đoản mạch, quá nhiệt trong khoang hàng | Hỏi đơn vị gửi; thường không nhận pin rời |
| Thiết bị có pin lắp sẵn | Vẫn là hàng nguy hiểm ở mức thấp hơn, cần đóng gói và khai riêng | Khai rõ, tắt nguồn, chống bật nhầm |
| Bình xịt, sơn móng, nước hoa | Chất lỏng dễ cháy hoặc chịu áp suất | Hỏi trước; nhiều đơn vị không nhận hoặc nhận có điều kiện |
| Diêm, bật lửa, ga, hoá chất tẩy rửa mạnh | Dễ cháy, ăn mòn | Không gửi |
| Thuốc, thực phẩm chức năng, thực phẩm tươi | Quy định nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành, kiểm dịch | Hỏi đại lý hải quan về yêu cầu trước khi mua |
| Vũ khí, đồ giống vũ khí, dao lớn | Cấm hoặc quản lý chặt | Không gửi |
| Hàng giả, hàng nhái nhãn hiệu | Vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, bị thu giữ | Không mua, không gửi |
Nếu không chắc một món có được gửi không, hỏi đơn vị nhận gửi trước khi đóng thùng, kèm ảnh và tên sản phẩm. Một món bị từ chối có thể kéo cả thùng bị giữ lại để mở kiểm.
Chống ướt, chống mùi, chống lẫn: chi tiết nhỏ quyết định khiếu nại
Thùng hàng quốc tế qua nhiều khâu bốc xếp, có lúc nằm ở sân đỗ trong mưa. Lót một túi ni lông lớn bên trong thùng trước khi xếp hàng là cách rẻ nhất để quần áo không ướt. Mỹ phẩm, đồ dưỡng da dạng lỏng nên cho vào túi kéo khoá riêng; một chai rò rỉ có thể làm hỏng cả lớp quần áo phía dưới.
Đồ ăn có mùi mạnh (cà phê, gia vị, bánh) nên bọc kín, xếp tách khỏi quần áo. Quần áo nhiễm mùi gia vị là lý do khách trả hàng khá thường gặp mà người bán ít để ý. Với hàng của nhiều khách trong cùng một thùng, chia túi theo khách và dán ghi chú lên túi, việc giao hàng ở Việt Nam nhanh và ít nhầm hơn.
Cuối cùng, ghi lại số thùng, khối lượng, mã vận đơn vào bảng quản lý của shop ngay khi giao thùng. Khi đơn vị vận chuyển báo một thùng thất lạc, bạn cần biết ngay thùng đó chứa đơn của những khách nào để chủ động báo, thay vì đợi khách hỏi.
Với đồ điện tử nhỏ, tắt nguồn hẳn, tháo pin rời nếu thiết kế cho phép và đơn vị gửi yêu cầu, quấn băng keo che nút nguồn để máy không tự bật trong lúc vận chuyển. Với quần áo mới còn tem, giữ nguyên tem và gấp gọn trong túi riêng để khách nhận hàng thấy rõ đây là hàng mới. Những chi tiết này không tốn bao nhiêu thời gian nhưng giảm hẳn số lần phải giải thích sau khi giao.
Thùng chung nhiều khách hay thùng riêng từng khách
Shop nhỏ thường gom đơn của nhiều khách vào một thùng để tiết kiệm cước. Cách này hiệu quả khi các đơn đều nhẹ và cùng thời gian chờ. Vấn đề nảy sinh khi một món trong thùng gặp trục trặc: chờ một món về địa chỉ ở Mỹ chậm làm cả thùng chậm; một món bị giữ lại kiểm tra có thể làm cả thùng nằm chờ; thùng thất lạc thì nhiều khách cùng bị ảnh hưởng.
Một cách giảm rủi ro là chia thùng theo mức độ "an toàn" của hàng. Thùng thứ nhất gồm hàng thông thường, dễ khai, ít khả năng bị giữ (quần áo, giày, túi vải, đồ bếp không pin). Thùng thứ hai gồm những món cần thủ tục hoặc dễ bị hỏi (đồ có pin, mỹ phẩm, đồ ăn), để nếu thùng này chậm thì thùng kia vẫn về đúng hẹn. Đơn gấp của khách quen có thể đi thùng nhỏ riêng, chấp nhận cước cao hơn.
Trong thùng chung, chia túi theo khách, mỗi túi có ghi chú mã đơn. Khi thùng về, việc tách đơn chỉ mất vài phút, ít nhầm lẫn. Ví dụ giả định: một thùng hai mươi ký chứa đơn của tám khách, chia tám túi; khi khách số năm hỏi, bạn biết ngay hàng của họ nằm ở túi nào, thùng nào, mã vận đơn gì. Việc nhỏ này giảm đáng kể số tin nhắn hỏi han và cảm giác sốt ruột của khách.
Khi thùng tới Việt Nam: nhận, mở, đối chiếu
Khi nhận thùng, kiểm bên ngoài trước khi ký nhận: thùng có móp, rách, ướt, băng keo lạ không. Nếu có dấu hiệu bất thường, chụp ảnh ngay, ghi chú vào biên nhận theo hướng dẫn của đơn vị giao. Mở thùng nên quay video liên tục từ lúc cắt băng keo tới lúc lấy hết hàng ra, để có bằng chứng nếu thiếu hàng hoặc hư hỏng.
Đối chiếu từng món với bản kê trong thùng và với bảng đơn của khách. Hàng hỏng do vận chuyển thì khiếu nại với đơn vị gửi theo thời hạn họ quy định; hàng thiếu thì đối chiếu với ảnh lúc đóng thùng ở Mỹ để biết thiếu từ đầu hay mất dọc đường.
Giữ lại chứng từ của thùng: biên nhận gửi, vận đơn, chứng từ thuế nếu có, bản kê hàng, hoá đơn mua. Với người bán nhỏ, một thư mục ảnh theo từng thùng là đủ. Khi cơ quan thuế, hải quan hay khách hàng hỏi về nguồn gốc một món, bạn tìm lại được trong vài phút.
Câu hỏi thường gặp
Một thùng hàng từ Mỹ nên nặng bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung; mỗi đơn vị gửi có giới hạn khối lượng và kích thước riêng, cước thường giảm theo bậc khối lượng. Thùng càng nặng càng khó bốc xếp và dễ bục đáy. Hỏi giới hạn và bậc cước của đơn vị bạn dùng, rồi chọn khối lượng mà thùng của bạn chịu được an toàn.
Có nên bỏ hộp giày, hộp mỹ phẩm để giảm cước không?
Bỏ hộp giúp giảm thể tích, nhưng nhiều khách mua hàng hiệu muốn có hộp nguyên vẹn, và hộp giúp chứng minh hàng mới. Hỏi khách từ lúc nhận đơn. Món bán cho khách cần hộp thì giữ hộp và tính cước vào giá; món bán sẵn thì cân nhắc theo khách quen.
Gửi nước hoa từ Mỹ về được không?
Nước hoa chứa cồn, thuộc nhóm chất lỏng dễ cháy khi vận chuyển hàng không, nhiều đơn vị không nhận hoặc chỉ nhận với điều kiện đóng gói, số lượng riêng. Ngoài ra, nước hoa là mỹ phẩm nên khi bán ở Việt Nam có yêu cầu riêng. Hỏi cả đơn vị gửi và đại lý hải quan trước.
Ghi giá trị thùng thấp để giảm bảo hiểm và thuế có sao không?
Có. Khai thấp trị giá là sai quy định, có thể bị xác định lại trị giá, xử phạt và giữ hàng. Khi thùng thất lạc, giá trị khai thấp cũng là mức bồi thường thấp. Khai đúng giá mua và giữ hoá đơn là cách an toàn cho cả thuế lẫn bồi thường.
Có cần dán danh sách hàng bên ngoài thùng không?
Danh sách khai báo thường được đơn vị gửi in và gắn theo cách của họ. Bên trong thùng, nên đặt thêm một bản danh sách chi tiết của shop để người mở đối chiếu. Tránh ghi giá trị hàng lên mặt ngoài thùng để không thu hút sự chú ý không cần thiết.
Thùng bị hải quan mở kiểm có phải là có vấn đề không?
Không hẳn. Hải quan kiểm tra theo phân luồng và theo xác suất, thùng hoàn toàn hợp lệ vẫn có thể bị mở. Điều quan trọng là bản kê khớp với hàng trong thùng và bạn có hoá đơn khi được yêu cầu. Khi đó việc kiểm chỉ làm hàng về chậm hơn một chút.
