Nhờ người thân ở Mỹ gom hàng về bán: thoả thuận, chia việc và giữ hoà khí

Nhờ người thân hoặc người quen ở Mỹ mua và gom hàng là con đường phổ biến nhất của người bán nhỏ làm hàng Mỹ, vì nó giải được ba việc khó cùng lúc: có người đi mua tận nơi, có địa chỉ nhận hàng trong nước Mỹ, và có người kiểm hàng trước khi gửi. Đổi lại, nó dựa trên quan hệ, mà quan hệ dễ sứt mẻ nhất ở chuyện tiền và chuyện ai chịu lỗi.

Cách làm bền là đối xử với người thân như một đối tác làm việc: có thoả thuận rõ về tiền ứng trước, phí công, lịch đi mua, cách ghi chép, trách nhiệm khi hàng sai hoặc hỏng. Bài này đi qua những điểm cần thống nhất, cách chia việc hợp lý, các tình huống dễ gây mất lòng và cách tránh, cùng những việc người ở Mỹ không nên làm thay bạn.

Vì sao mô hình người thân phổ biến và giới hạn của nó

Cộng đồng người Việt ở Mỹ đông, nhiều gia đình có người thân bên đó. Người thân hiểu khẩu vị khách Việt, đọc được nhãn hàng, quen các cửa hàng gần nhà, và thường sẵn lòng giúp. Chi phí thấp hơn thuê người mua hộ chuyên nghiệp, lại có lòng tin sẵn có. Với shop mới, đây gần như là cách khởi đầu dễ nhất.

Giới hạn nằm ở chỗ người thân có cuộc sống riêng: công việc, con cái, sức khoẻ. Khi shop lớn lên, số đơn tăng, lịch đi mua dày hơn, việc giúp đỡ biến thành một nghề tay trái không lương. Đến lúc đó, nếu chưa có thoả thuận phí công từ đầu, người ở Mỹ thấy mình bị lợi dụng, người ở Việt Nam thấy khó mở lời, và việc chậm dần mà không ai nói ra.

Một giới hạn khác là quy mô. Người thân đi mua ở các cửa hàng quanh nơi mình sống, trong giờ rảnh. Bạn không thể đòi họ chạy khắp các outlet xa hay xếp hàng từ nửa đêm mỗi mùa sale. Hiểu giới hạn này từ đầu giúp bạn chọn mặt hàng hợp với khả năng của người mua, thay vì ép người mua chạy theo mặt hàng.

Những điểm cần thống nhất ngay từ đầu

Không cần hợp đồng giấy tờ phức tạp, nhưng nên có một tin nhắn hoặc văn bản ngắn hai bên cùng đọc và đồng ý, ghi rõ các điểm sau:

• Tiền ứng trước: ai bỏ tiền mua hàng, bạn chuyển trước một khoản hay người thân ứng rồi bạn hoàn lại; hạn mức tối đa mỗi đợt.
• Phí công: tính theo món, theo thùng hay theo phần trăm giá trị hàng; tỷ lệ cụ thể do hai bên tự thoả thuận, quan trọng là có và được trả đúng hẹn.
• Chi phí phát sinh: xăng xe đi mua, thuế bán hàng, phí giao trong nước Mỹ, thùng, băng keo, phí gửi; khoản nào tính vào hàng, khoản nào nằm trong phí công.
• Lịch đi mua và lịch gửi thùng: mỗi tuần một lần, mỗi tháng một thùng, hay theo đợt sale; ngày chốt danh sách để người thân sắp xếp.
• Quyền quyết định tại chỗ: hàng hết thì có được mua món thay thế không, giá chênh tối đa bao nhiêu thì vẫn mua.
• Trách nhiệm khi hàng lỗi: lỗi do nhà sản xuất, lỗi do người thân mua nhầm, hỏng do vận chuyển, mỗi trường hợp ai chịu.
• Ghi chép: mỗi món có ảnh hoá đơn, giá mua, ngày mua; bảng chung hai bên cùng xem.
• Cách dừng: khi một bên muốn dừng, báo trước bao lâu, xử lý hàng còn trong tay thế nào.

Điểm cuối cùng nghe có vẻ bi quan nhưng rất thực tế. Người thân chuyển nhà, đổi việc, có con nhỏ là chuyện bình thường. Có sẵn cách dừng thì dừng không mất lòng.

Bảng ghi chép chung: các cột nên có và cách dùng

Phần lớn hiểu lầm giữa shop và người thân đến từ việc mỗi bên nhớ một kiểu. Một bảng tính dùng chung, hai bên cùng xem và cùng sửa, giải quyết gần hết chuyện đó. Các cột nên có:

• Mã đơn của shop (ví dụ ngày nhận đơn cộng số thứ tự) để nối món hàng với khách ở Việt Nam.
• Tên món, màu, size, ảnh hoặc mã sản phẩm đúng như khách đặt.
• Giá trần shop chấp nhận và giá thực mua người thân điền sau khi mua.
• Nơi mua và ngày mua, kèm ô dán ảnh hoá đơn.
• Trạng thái: chờ mua, đã mua, hết hàng, đang đổi trả, đã vào thùng số mấy.
• Tiền ứng và tiền đã hoàn, tách riêng phí công và chi phí phát sinh.
• Ghi chú cho mọi điều khác thường: mua thay thế, giá đổi, hàng có vết.

Quy tắc dùng bảng đơn giản: không ai xoá dòng, chỉ đổi trạng thái; mọi khoản tiền đều có một dòng; cuối mỗi đợt hai bên cùng chốt số dư. Ví dụ giả định: sau một thùng ba mươi món, bảng cho thấy người thân đã ứng một khoản, shop đã hoàn phần lớn, còn lại một khoản nhỏ cộng phí công. Con số đó hai bên cùng nhìn thấy, không còn chỗ cho câu "hình như còn thiếu".

Bảng cũng giúp shop tự đánh giá. Nhìn lại vài đợt, bạn thấy được món nào hay hết hàng, cửa hàng nào hay có giá tốt, thời gian từ lúc đặt tới lúc vào thùng trung bình bao lâu. Đó là dữ liệu để báo khách thời gian chờ sát hơn.

Chia việc giữa shop ở Việt Nam và người ở Mỹ

Cách chia việc tốt là để mỗi bên làm phần mình có lợi thế. Bảng dưới đây là một cách chia thường gặp:

Nguyên tắc là giảm số việc phải quyết định ở phía người thân. Họ làm theo danh sách và tiêu chí đã có, việc chọn và quyết định để shop gánh. Người thân càng ít phải phán đoán thay bạn thì càng ít lý do để hai bên trách nhau.

Gửi thùng về: tự gửi, nhờ người về nước mang hộ, hay qua kho gom

Có ba cách thường gặp để hàng đi từ nhà người thân về Việt Nam. Cách thứ nhất là người thân đóng thùng và gửi qua một đơn vị nhận gửi hàng đi Việt Nam; đơn vị này lo vận chuyển và thường lo luôn thủ tục ở đầu Việt Nam. Cách thứ hai là gom hàng tới một kho trung chuyển để gửi chung với hàng của người khác. Cách thứ ba là gửi theo người quen về nước bằng hành lý.

Cách thứ ba cần nói thẳng: hành lý của người về nước là để mang đồ dùng cá nhân và quà biếu theo tiêu chuẩn của quy định hiện hành, không phải kênh chở hàng kinh doanh. Nhét hàng buôn vào hành lý của người khác là đẩy rủi ro sang họ khi qua hải quan, và nếu bị xác định là hàng thương mại không khai báo, hàng có thể bị giữ, người mang có thể bị xử phạt. Hàng đem bán thì đi kênh hàng hoá, có khai báo, có nộp thuế.

Với hai cách đầu, hỏi kỹ đơn vị nhận gửi về các điểm: thùng được khai là gì, ai đứng tên người nhận, có chứng từ thuế khi hàng về không, hàng cấm gửi gồm những gì. Đơn vị nào hứa "bao hết, không cần giấy tờ" cho hàng kinh doanh là đang gánh rủi ro thay bạn bằng những cách bạn không thấy, và khi có chuyện thì người mất hàng vẫn là bạn.

Những tình huống dễ mất lòng và cách tránh

Hàng mua về khách không lấy. Nếu đơn khách bị huỷ sau khi người thân đã mua, đừng đẩy việc đi trả hàng sang họ khi chưa hỏi. Thoả thuận từ đầu: hàng khách huỷ thì shop chịu, người thân chỉ giúp trả nếu còn trong hạn và tiện đường.

Mua nhầm màu, nhầm size. Khi danh sách mơ hồ, nhầm là chuyện của cả hai. Danh sách tốt có ảnh, mã sản phẩm, màu, size ghi rõ; khi đó món mua nhầm thường do sơ suất nhỏ, xử lý nhẹ nhàng, không bắt người thân đền.

Chậm hoàn tiền. Người thân ứng tiền thẻ của họ. Chậm hoàn tiền dù một tuần cũng gây áp lực thật với họ. Hoàn tiền đúng hẹn là cách giữ quan hệ quan trọng nhất.

Phí công không rõ. Ngại không nói tới phí công lúc đầu, rồi về sau "gửi chút quà" theo cảm hứng, là mầm của bất mãn. Nói rõ từ đầu, kể cả khi người thân bảo "không cần đâu", và ghi vào bảng như mọi khoản khác.

Shop lớn nhanh hơn sức người thân. Khi số đơn vượt sức một người, chia bớt cho kênh khác (sàn trực tuyến, kho trung chuyển) thay vì dồn thêm. Người thân giúp được lâu nhất là khi không bị quá tải.

Những việc không nên nhờ người thân làm

Có những việc dù người thân sẵn lòng, bạn vẫn không nên đặt lên vai họ. Thứ nhất là mua hàng thuộc diện quản lý chặt khi nhập về Việt Nam (thuốc, thực phẩm chức năng số lượng lớn, đồ cho trẻ nhỏ cần giấy tờ, hàng có pin lớn) mà chưa hỏi rõ thủ tục; người gửi đứng tên trên kiện hàng là người gánh rủi ro đầu tiên ở chiều đi.

Thứ hai là dùng thông tin cá nhân của họ để lách giới hạn của nhà bán lẻ: mở nhiều tài khoản, mượn tên người trong nhà mua vượt số lượng cho phép. Thứ ba là khai thùng hàng thành quà biếu cho gia đình trong khi đó là hàng bán. Cả ba đều đặt người thân vào thế vi phạm thay cho shop của bạn.

Nếu shop đã tới mức thường xuyên cần những việc đó, đó là tín hiệu nên chuyển sang kênh chuyên nghiệp: kho trung chuyển có quy trình khai báo rõ ràng, đại lý làm thủ tục hải quan, hoặc nhập chính ngạch qua doanh nghiệp. Người thân khi đó quay lại vai trò người giúp tìm hàng, giúp kiểm hàng, việc phù hợp với quan hệ gia đình hơn.

Thêm một điều ít ai nói: đừng để người thân phải trả lời khách của bạn. Khách hỏi tình trạng đơn, hỏi đổi size, phàn nàn về chất lượng là việc của shop. Khi người thân bị kéo vào nhóm chat với khách, họ phải gánh thêm áp lực của một nghề bán hàng mà họ không chọn. Giữ họ ở phía sau, chỉ làm việc với shop, là cách tôn trọng công sức của họ.

Câu hỏi thường gặp

Nên trả phí công cho người thân theo cách nào?

Ba cách phổ biến là theo món, theo thùng, hoặc theo phần trăm giá trị hàng. Theo món hợp khi mỗi món tốn công như nhau; theo phần trăm hợp khi giá trị món chênh nhau nhiều. Tỷ lệ cụ thể do hai bên tự thoả thuận; quan trọng là có con số rõ và trả đúng hẹn.

Người thân ở Mỹ có phải khai thuế khoản phí công không?

Đó là câu hỏi về thuế thu nhập tại Mỹ, phụ thuộc hoàn cảnh của từng người và quy định của Mỹ. Bài này không thay được tư vấn thuế. Người thân nên hỏi chuyên gia thuế bên đó nếu khoản thu này đều đặn và đáng kể.

Có nên để người thân tự chọn hàng vì họ biết thị trường bên đó?

Họ có thể gợi ý, nhưng quyết định nên ở phía shop vì shop biết khách và biết giá bán. Người thân chọn theo gu riêng dễ mua món đẹp mà khó bán. Cách hay là để người thân gửi ảnh hàng đang có, shop chọn từ đó.

Hàng gửi về bị hỏng thì ai chịu?

Nên thoả thuận trước. Hư hỏng do đóng gói sơ sài thường được coi là lỗi của bên đóng gói; hư hỏng do vận chuyển xử lý với đơn vị vận chuyển theo điều khoản của họ, nên cần mua bảo hiểm hoặc khai giá trị nếu hàng đắt. Người thân không nên phải đền cho rủi ro vận chuyển.

Khi nào nên thôi nhờ người thân và chuyển sang kênh khác?

Khi lịch mua dày tới mức ảnh hưởng cuộc sống của họ, khi tiền ứng trước vượt mức hai bên thấy thoải mái, hoặc khi mặt hàng đòi hỏi thủ tục mà một cá nhân không đứng tên được. Lúc đó kho trung chuyển, đại lý hải quan hoặc nhập chính ngạch phù hợp hơn.

Có cần lưu hoá đơn mua từ người thân không?

Rất cần. Hoá đơn chứng minh nguồn gốc và trị giá hàng khi khai báo, giúp giải quyết khi khách hỏi hàng thật hay giả, và là căn cứ đối soát tiền giữa hai bên. Ảnh chụp hoá đơn lưu theo từng thùng là đủ cho người bán nhỏ.