Đóng gói hàng gửi quốc tế tốt phải làm được ba việc cùng lúc: giữ hàng khô, giữ hàng không vỡ không bẹp qua nhiều lần bốc xếp, và giữ kiện gọn để không đội cước theo thể tích. Kiện hàng quốc tế thường được bốc dỡ, chuyển phương tiện, xếp chồng nhiều lần, có khi nằm ở kho ẩm, nên tiêu chuẩn đóng gói phải cao hơn gửi hàng trong nước.
Bài đi theo trình tự: chọn thùng hoặc bao, lớp chống ẩm, chèn lót, cách xếp hàng nặng nhẹ, xử lý riêng hàng lỏng, hàng dễ vỡ, hàng có hình dạng khó, rồi niêm phong, ghi mã kiện và chụp ảnh lưu bằng chứng. Hàng có pin, bình xịt, nước hoa có bài riêng vì ngoài đóng gói còn vướng quy định hàng nguy hiểm.
Hành trình của một kiện hàng và những chỗ hàng hay hỏng
Từ chợ sỉ hay kho trung chuyển ở nước nguồn, một kiện hàng thường đi qua nhiều tay: người đóng, xe chở tới kho gom, khâu cân đo và xếp vào lô, xe ra sân bay hoặc cảng, khu khai thác hàng hoá, máy bay hoặc tàu, kho ở Việt Nam, khu kiểm tra hải quan, kho phân loại, xe giao nội địa. Mỗi lần chuyển là một lần kiện có thể bị rơi, bị đè, bị đặt nằm nghiêng.
Ba kiểu hư hỏng hay gặp nhất là ướt hoặc ẩm mốc (mưa khi bốc dỡ, kho ẩm, hàng lỏng trong kiện bị rò), vỡ (đồ gốm, thuỷ tinh, đồ có màn hình), bẹp méo (hộp sản phẩm, đồ nhựa mỏng, giày bị đè). Ngoài ra còn rách bao bì làm lộ hàng, dễ thất thoát, và trầy xước bề mặt sản phẩm do cọ xát.
Khi kiện bị khui để kiểm tra hải quan, cách đóng gói lại sau kiểm tra có thể không cẩn thận như ban đầu. Vì vậy đóng gói từng món bên trong cũng quan trọng như đóng gói lớp ngoài: món đã được bọc riêng thì ít hỏng hơn khi kiện bị mở và xếp lại.
Chọn vỏ kiện theo loại hàng
Không có vỏ kiện tốt nhất cho mọi loại hàng. Bảng dưới gợi ý lựa chọn thường gặp của người bán nhỏ; mỗi tuyến có thể có yêu cầu riêng về vỏ kiện, hãy hỏi trước.
| Vỏ kiện | Hợp với | Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|---|---|
| Bao tải dệt, bao dứa | Quần áo, vải, hàng mềm không sợ đè | Nhẹ, ôm sát hàng, rẻ | Không chống đè, dễ rách, cần lót túi chống ẩm bên trong |
| Thùng carton ba lớp | Hàng nhẹ vừa, hộp sản phẩm ít chịu lực | Phổ biến, dễ tìm | Yếu khi ẩm, dễ móp khi bị xếp chồng nặng |
| Thùng carton năm lớp | Đồ gia dụng, giày, hàng có hộp, hàng nặng | Chịu đè tốt hơn | Nặng và dày hơn, tốn thể tích |
| Thùng carton bọc thêm khung hoặc đóng kiện gỗ | Đồ dễ vỡ giá trị, hàng nặng nhiều | Bảo vệ tốt nhất | Đội cước, gỗ có thể phải xử lý theo yêu cầu kiểm dịch của tuyến |
| Túi chuyển phát có lớp đệm | Phụ kiện nhỏ, hàng dẹt | Gọn, nhẹ | Không hợp hàng dễ vỡ hay dễ bẹp |
Với hàng mua ở chợ sỉ Thái, Hàn, người bán thường dùng bao tải cho quần áo và thùng carton cho đồ cứng. Với hàng từ kho trung chuyển ở Nhật, Mỹ, kho thường đóng lại vào thùng carton; nếu hàng dễ vỡ, nên trả thêm cho dịch vụ gia cố thay vì để đóng tiêu chuẩn.
Đóng một kiện tiêu chuẩn từng bước
Trình tự dưới đây áp dụng cho phần lớn hàng tiêu dùng không thuộc diện nguy hiểm. Hàng đặc biệt sẽ thêm bước ở các mục sau.
- Bọc riêng từng món bằng túi nilon kín hoặc túi zip; hàng có bề mặt dễ xước bọc thêm một lớp giấy hoặc màng mỏng.
- Lót chống ẩm: lót một túi nilon lớn hoặc màng bọc trong lòng thùng hoặc bao trước khi cho hàng vào, để khi thùng ngoài bị ướt hàng bên trong vẫn khô.
- Xếp nặng dưới, nhẹ trên, hàng cứng ở giữa, hàng mềm làm đệm xung quanh. Không để món nặng tì trực tiếp lên hộp sản phẩm mỏng.
- Chèn kín khoảng trống bằng giấy vò, xốp hạt, túi khí hoặc chính hàng mềm. Lắc nhẹ thùng: nếu nghe tiếng xô lệch, chèn thêm.
- Gấp kín miệng túi chống ẩm, đóng nắp thùng, dán băng keo theo hình chữ H ở cả nắp trên và đáy, dán thêm các cạnh dọc nếu thùng nặng.
- Ghi mã kiện ở ít nhất hai mặt: mã của bạn, số thứ tự kiện trên tổng số kiện. Không ghi tên hàng giá trị cao ở bên ngoài.
- Cân, đo, chụp ảnh kiện đã đóng từ nhiều phía, chụp cả bên trong trước khi đóng nắp. Ảnh này là bằng chứng khi cần khiếu nại.
Bảy bước nghe nhiều nhưng một kiện thường chỉ mất vài phút khi đã quen tay. Phần tốn thời gian nhất là bọc riêng từng món; nhiều người bỏ bước này với hàng mềm, nhưng chính lớp bọc riêng giữ hàng sạch khi kiện bị mở kiểm tra và đóng lại.
Hàng dễ vỡ: gốm, thuỷ tinh, đồ có màn hình
Nguyên tắc hai lớp. Bọc từng món nhiều lớp đệm, đặt vào hộp trong vừa khít, rồi đặt hộp trong vào thùng ngoài lớn hơn với lớp chèn dày vài xăng-ti-mét ở mọi phía. Món dễ vỡ không được chạm thành thùng ngoài.
Không xếp chồng món dễ vỡ lên nhau mà không ngăn. Chén, đĩa cần ngăn cách từng chiếc bằng đệm; ly đứng thẳng, nhồi đệm vào lòng ly.
Đánh dấu hướng và dễ vỡ. Ký hiệu dễ vỡ, mũi tên hướng lên giúp người bốc xếp chú ý hơn, nhưng không thay được đóng gói tốt. Hãy đóng như thể không ai đọc ký hiệu.
Cân nhắc chi phí thật. Lớp đệm dày làm thể tích tăng, cước tăng theo cân quy đổi. Với đồ gốm giá trị thấp, có khi tỷ lệ vỡ cộng cước đóng kỹ làm món hàng không còn lãi; tính trước khi mua.
Bảo hiểm và khai giá trị. Với hàng dễ vỡ giá trị cao, hỏi bên vận chuyển về bảo hiểm và điều kiện bồi thường; nhiều bên loại trừ đổ vỡ do đóng gói không đạt yêu cầu của họ.
Hàng lỏng, hàng dạng kem và hàng có mùi
Hàng lỏng và dạng kem như dầu gội, sữa tắm, nước giặt, nước chấm, mật ong là nguồn gây hỏng cả kiện: một chai rò có thể làm ướt và hỏng mọi món xung quanh. Trước khi đóng, cần kiểm tra nắp chặt, quấn băng keo quanh nắp hoặc bọc màng co, cho từng chai vào túi kín riêng, rồi gom vào một túi lớn thứ hai, có giấy thấm hút bên trong. Xếp chai đứng thẳng nếu được, ở phần dưới kiện, tránh xa hàng vải.
Một số chất lỏng thuộc diện hàng nguy hiểm khi đi máy bay (dễ cháy, có cồn nồng độ cao, dạng bình áp suất) và bị hạn chế hoặc cấm gửi theo quy định của hãng vận chuyển và của ngành hàng không. Đó là chuyện quy định chứ không chỉ chuyện đóng gói; bài về hàng có pin, nước hoa, bình xịt nói kỹ hơn.
Hàng có mùi mạnh như gia vị, đồ khô, xà phòng thơm nên bọc kín nhiều lớp và tách khỏi quần áo, vì mùi ngấm vào vải rất khó bay. Thực phẩm còn vướng quy định về an toàn thực phẩm và kiểm dịch khi nhập; đóng gói tốt không thay được việc hỏi trước về thủ tục.
Hàng có hình dạng khó: giày, túi, mũ, đồ dài
Giày dễ bị bẹp mũi và mất phom khi bị đè. Nếu giữ hộp, đặt hộp nằm ngang theo chiều chịu lực tốt, xếp các hộp sát nhau thành khối, không để hộp nằm trên cùng mà không có gì đỡ. Nếu bỏ hộp, nhồi giấy vào mũi giày, bọc từng đôi trong túi riêng, xếp đế quay ra ngoài, mũi giày quay vào giữa kiện.
Túi xách có độn và quai cứng cần giữ hình: nhồi giấy mềm vào lòng túi, quai để nằm tự nhiên, bọc ngoài bằng túi vải hoặc nilon, không ép túi dưới hàng nặng. Mũ có vành và đồ trang trí dạng vòm thì lồng vào nhau theo cùng hướng, chèn đệm vào lòng mũ trong cùng, đặt ở lớp trên của kiện.
Đồ dài như ô, gậy, giá phơi, thước, cuộn vải dài là loại dễ làm thủng thùng khi bị va ở hai đầu. Bọc kỹ hai đầu bằng đệm dày, xếp dọc theo chiều dài thùng, chèn chặt để không trượt. Nếu chiều dài vượt kích thước tối đa mà tuyến nhận, có thể bị tính phụ phí quá khổ hoặc bị từ chối; hỏi trước khi mua đồ dài số lượng.
Những lỗi đóng gói hay gặp
Thùng quá to so với hàng. Khoảng trống lớn làm hàng xô lệch và làm đội cước theo thể tích. Cắt thấp thùng hoặc chọn cỡ nhỏ hơn.
Dán băng keo một đường giữa nắp. Hai mép nắp bung khi bị đè. Dán chữ H và gia cố cạnh với thùng nặng.
Không lót chống ẩm. Thùng carton hút ẩm và mềm đi; hàng vải để trần trong bao tải dễ ẩm mốc nếu kiện nằm kho lâu.
Đặt hàng lỏng cạnh hàng vải. Một chai rò có thể làm hỏng cả kiện quần áo. Luôn bọc kín hai lớp và để riêng.
Dùng lại thùng còn mã vạch cũ. Máy quét có thể đọc nhầm mã cũ, kiện bị chuyển sai hướng. Che hoặc gỡ mọi mã cũ.
Không chụp ảnh trước khi đóng. Khi thiếu hàng, bạn không có gì để chứng minh kiện đã có đủ lúc giao.
Ghi mã kiện, lập phiếu kiện và lưu bằng chứng
Một lô nhiều kiện mà không có mã rõ ràng là nguồn gốc của thất lạc và nhầm hàng. Cách đơn giản: đặt mã cho lô (ví dụ chữ cái tên shop và ngày đi), mỗi kiện thêm số thứ tự trên tổng số kiện, viết bằng bút không phai ở hai mặt đối diện và dán một mảnh băng keo trong lên trên để chống nhoè khi ướt.
Kèm theo lô, lập một phiếu kiện (danh sách đóng gói): kiện số mấy chứa những món gì, bao nhiêu chiếc, cân nặng và kích thước kiện. Giữ một bản cho mình, gửi một bản cho bên vận chuyển nếu họ yêu cầu. Phiếu kiện giúp đối chiếu nhanh khi nhận, và là căn cứ khi khiếu nại thiếu hàng.
Ảnh và video là bằng chứng rẻ nhất. Chụp hàng trước khi đóng, chụp kiện đã niêm phong từ các mặt, quay video lúc giao kiện cho bên vận chuyển nếu có thể. Khi nhận, quay video liên tục từ lúc kiện còn nguyên tới lúc mở xong. Không có bằng chứng, mọi khiếu nại chỉ còn là lời bạn nói với lời họ nói.
Câu hỏi thường gặp
Có nên thuê dịch vụ đóng hàng ở chợ sỉ không?
Nhiều chợ sỉ có người làm dịch vụ đóng hàng, nhanh và quen tay với hàng mềm. Nếu thuê, hãy đứng xem hoặc yêu cầu ảnh từng kiện, dặn rõ cách bọc với món dễ hỏng và yêu cầu lót chống ẩm. Với hàng giá trị cao hoặc dễ vỡ, tự đóng hoặc giám sát kỹ an toàn hơn.
Dùng lại thùng carton cũ có được không?
Được nếu thùng còn cứng, không ẩm, không rách góc. Nên gỡ hoặc che hết nhãn cũ, mã vạch cũ để tránh nhầm khi phân loại. Thùng đã dùng nhiều lần mất độ cứng, không hợp với hàng nặng hay dễ vỡ.
Đóng gói ép chân không quần áo có lợi gì?
Ép chân không làm giảm thể tích hàng vải dày, kéo cân quy đổi xuống, đồng thời chống ẩm. Nhược điểm là nếp gấp sâu với một số chất vải và túi có thể bị thủng khi va đập. Hợp với áo khoác, chăn, đồ len; ít cần với quần áo mỏng đã ép tay chặt.
Có nên ghi giá trị hàng lên ngoài kiện không?
Không nên ghi tên hàng hay giá trị lên vỏ kiện vì dễ thu hút sự chú ý. Thông tin giá trị và mô tả hàng chỉ ghi trên chứng từ gửi hàng, tờ khai, phiếu kiện, theo yêu cầu của bên vận chuyển và đúng sự thật.
Hàng về bị ướt thì do đóng gói hay do vận chuyển?
Thường khó tách bạch, vì vậy ảnh lúc đóng và video lúc nhận rất quan trọng. Nếu đã lót chống ẩm đúng cách mà hàng vẫn ướt, có thể kiện đã bị ngâm nước hoặc bị mở ra không đóng lại kỹ. Ghi nhận ngay với bên giao, lập biên bản nếu được, trước khi ký nhận.