Gửi trả hàng ra nước ngoài là việc gửi hàng đã nhập về Việt Nam ngược lại cho người bán ở nước nguồn, thường vì lỗi, sai mẫu, sai size. Với người bán nhỏ, việc này hiếm khi đáng làm cho món giá trị thấp, vì cước chiều về, thủ tục gửi đi và thời gian chờ có thể vượt giá trị món hàng; nhưng với hàng giá trị cao hoặc sai cả lô, gửi trả có khi là cách duy nhất để lấy lại tiền.
Bài nói về mặt vận chuyển và thủ tục của việc gửi trả: khi nào đáng, cách tính chi phí, khai báo chiều đi, chứng từ cần giữ, và câu hỏi về thuế đã nộp khi nhập. Phần thương lượng đổi trả với sàn, shop nước ngoài đã có bài riêng; ở đây chỉ nhắc khi cần. Thủ tục và quyền lợi về thuế theo quy định hiện hành; hỏi hải quan và đại lý trước khi làm.
Khi nào gửi trả là đáng
Câu hỏi đầu tiên luôn là tiền: tổng chi phí gửi trả (cước chiều về, đóng gói, thủ tục, thời gian của bạn) so với số tiền lấy lại được. Với một chiếc áo lỗi đường may, chi phí gửi trả gần như chắc chắn cao hơn giá trị áo. Với một lô hai mươi chiếc sai mẫu hoàn toàn, hay một thiết bị điện tử giá trị cao bị lỗi, phép tính có thể ngược lại.
Câu hỏi thứ hai là người bán có chấp nhận không và trả lại gì: hoàn tiền toàn bộ, hoàn một phần, hay đổi hàng mới. Nếu đổi hàng mới, bạn lại trả cước chiều đi lần nữa. Có người bán chịu cước chiều về khi lỗi thuộc về họ, có người không. Mọi điều này phải được thoả thuận bằng văn bản trước khi gửi.
Câu hỏi thứ ba là thời gian. Gửi trả và chờ hoàn tiền hoặc chờ hàng đổi có thể mất nhiều tuần. Với hàng theo mùa, hàng order của khách đang chờ, thời gian này có giá riêng. Nhiều trường hợp, một khoản hoàn tiền một phần mà không phải gửi trả là kết quả tốt hơn cho cả hai bên.
Tính nhanh: gửi trả, giữ lại xin hoàn một phần, hay tự xử lý
Ví dụ giả định với một lô mười đôi giày sai size từ một shop nước ngoài, giá trị lô một trăm phần.
| Phương án | Chi phí của bạn | Tiền lấy lại | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Gửi trả cả lô, người bán hoàn toàn bộ | Cước chiều về khoảng hai mươi phần, đóng gói, thủ tục, vài tuần chờ | Một trăm phần | Ròng khoảng tám mươi phần; phụ thuộc người bán giữ lời |
| Giữ lại, xin hoàn một phần | Gần như không | Ba mươi đến năm mươi phần tuỳ thương lượng | Bán được giày cho khách khác size thì giá trị thực cao hơn |
| Gửi trả đổi size | Cước chiều về cộng cước chiều đi lần hai | Hàng đúng size | Chỉ đáng khi giày bán chạy và người bán chịu một phần cước |
| Không gửi trả, tự xử lý | Không | Không | Bán giảm giá cho khách khác size; ghi vào chi phí rủi ro |
Phép tính luôn phải tính cả thời gian chờ và rủi ro người bán không hoàn tiền sau khi nhận hàng. Với người bán ở nước ngoài mà bạn không có cách nào đòi, rủi ro này không nhỏ.
Khai báo chiều đi: hàng gửi trả cũng là hàng xuất
Khi gửi hàng từ Việt Nam ra nước ngoài, kiện cũng đi qua thủ tục hải quan chiều xuất. Với bưu kiện, chuyển phát thông thường, người gửi khai nội dung và trị giá trên phiếu gửi như mọi kiện gửi đi. Điều cần làm rõ trên phiếu và chứng từ kèm theo là đây là hàng gửi trả: nêu lý do trả (lỗi, sai mẫu), số đơn hàng gốc, và trị giá theo hoá đơn gốc.
Ghi rõ là hàng trả lại giúp bên nhận ở nước ngoài, và hải quan nước đó, hiểu rằng đây không phải hàng bán mới. Ở nhiều nước, hàng trả lại cho người bán được xử lý khác hàng nhập thông thường, nhưng điều đó tuỳ quy định của nước nhận; người bán nước ngoài thường có hướng dẫn riêng về cách ghi. Hãy hỏi họ trước khi điền phiếu.
Với lô hàng lớn đã nhập theo tờ khai thương mại, việc đưa hàng ra nước ngoài có thể phải làm thủ tục xuất trả hoặc tái xuất theo quy định hiện hành, với tờ khai liên kết với tờ khai nhập ban đầu. Trường hợp này nên nhờ đại lý làm thủ tục hải quan hướng dẫn từ đầu.
Thuế đã nộp khi nhập: có lấy lại được không
Nguyên lý chung. Nhiều hệ thống thuế có cơ chế xem xét hoàn thuế nhập khẩu đã nộp cho hàng phải tái xuất, trả lại người bán, với điều kiện hồ sơ chứng minh hàng xuất đi chính là hàng đã nhập và đáp ứng các điều kiện khác theo quy định hiện hành.
Thực tế với lô nhỏ. Với kiện chuyển phát nhỏ, thuế nộp qua bên chuyển phát, số tiền thường nhỏ, còn thủ tục xin hoàn cần hồ sơ đầy đủ và thời gian. Nhiều người bán nhỏ thấy không đáng làm; nhưng đó là lựa chọn của bạn, không phải điều không thể.
Thực tế với lô lớn. Với lô thương mại có tờ khai, thuế đã nộp đáng kể và hồ sơ đã có sẵn, việc tìm hiểu khả năng hoàn thuế là đáng. Hỏi đại lý hoặc hải quan nơi làm thủ tục nhập về điều kiện và hồ sơ trước khi gửi hàng đi, vì một số điều kiện cần đáp ứng ngay lúc xuất.
Thuế ở chiều về nước nguồn. Hàng trả lại vào nước nguồn có thể phải qua thủ tục của nước đó; người bán nước ngoài thường biết cách xử lý. Đừng tự khai là quà hay hàng mẫu để tránh hỏi.
Không bịa con số. Không có tỷ lệ hoàn hay thời hạn chung nào áp dụng cho mọi trường hợp. Dựa vào câu trả lời của cơ quan có thẩm quyền cho đúng trường hợp của bạn.
Các bước gửi trả một kiện
Khi đã quyết định gửi trả, làm theo trình tự để giữ quyền lợi và tránh rắc rối hai đầu:
- Thoả thuận bằng văn bản với người bán: lý do trả, phương án (hoàn tiền hay đổi), ai trả cước, địa chỉ nhận trả, thời hạn hoàn tiền.
- Xin hướng dẫn của người bán về cách ghi phiếu gửi, mã trả hàng nếu có, và giấy tờ họ cần trong kiện.
- Chụp ảnh, quay video hàng lỗi hoặc sai mẫu, cùng lúc ghi mã hàng, số lượng.
- Đóng gói như đóng một kiện quốc tế mới: chống ẩm, chống va đập, đầy đủ phụ kiện, hộp gốc nếu người bán yêu cầu.
- Điền phiếu gửi với mô tả cụ thể, trị giá theo hoá đơn gốc, ghi rõ là hàng trả lại kèm số đơn gốc; kèm bản sao hoá đơn gốc trong kiện.
- Lưu phiếu gửi, mã theo dõi, hoá đơn cước vào thư mục lô gốc.
- Theo dõi tới khi người bán xác nhận nhận hàng, rồi theo dõi khoản hoàn tiền; nhắc đúng hạn đã thoả thuận.
Gửi trả qua đường có mã theo dõi và xác nhận giao, kể cả khi đắt hơn một chút. Một kiện trả lại mà không chứng minh được người bán đã nhận là kiện có thể mất trắng cả hàng lẫn tiền.
Thương lượng để khỏi phải gửi trả
Với phần lớn lô nhỏ, cách xử lý tốt nhất là không phải gửi trả. Người bán nước ngoài cũng biết cước quốc tế đắt, và nhiều người sẵn lòng hoàn một phần tiền để bạn giữ hàng, nhất là khi bạn là khách quen hoặc khi lỗi rõ ràng thuộc về họ. Bằng chứng tốt (ảnh, video mở kiện, so sánh với mô tả) giúp thương lượng nhanh.
Đề xuất cụ thể thay vì chỉ phàn nàn: "giữ lại hàng lỗi, hoàn một phần tương ứng", "bù hàng đúng mẫu trong lô sau", "giảm giá cho đơn tiếp theo". Người bán thường dễ đồng ý với một đề xuất rõ ràng hơn là tự nghĩ phương án.
Với sàn thương mại điện tử nước ngoài, chính sách đổi trả quốc tế khác nhau giữa các sàn và các người bán trên sàn; một số trường hợp sàn cho hoàn tiền mà không cần gửi trả nếu cước trả hàng vượt giá trị món hàng. Đọc chính sách hiện hành và mở yêu cầu đúng kênh của sàn, đừng chỉ nhắn riêng cho người bán.
Ví dụ giả định: một máy xay lỗi gửi trả về Nhật
Một shop đồ bếp ở Cần Thơ nhập một lô năm máy xay từ một cửa hàng trực tuyến ở Nhật, hàng dùng điện áp phù hợp và có chứng từ thông quan. Một máy không chạy khi thử. Giá trị máy đủ lớn để cân nhắc gửi trả. Shop quay video thử máy, chụp số seri, gửi cho người bán qua kênh của cửa hàng, đề xuất hai phương án: hoàn tiền máy lỗi hoặc đổi máy mới, và hỏi ai chịu cước.
Người bán đồng ý đổi máy, chịu cước chiều về nếu shop gửi qua đường có theo dõi, và gửi hướng dẫn ghi phiếu cùng mã trả hàng. Shop đóng máy trong hộp gốc, kèm bản sao hoá đơn, ghi rõ là hàng trả lại do lỗi, trị giá theo hoá đơn. Sau khoảng ba tuần, máy mới tới cùng một kiện khác của shop, nên shop không trả thêm cước chiều đi.
Về thuế đã nộp cho máy lỗi khi nhập, shop hỏi đại lý và được giải thích các điều kiện để xét hoàn theo quy định hiện hành; vì số tiền nhỏ so với công làm hồ sơ, shop chọn không làm và ghi khoản đó vào chi phí rủi ro của lô. Ví dụ là giả định; điểm đáng giữ là thoả thuận trước khi gửi, gửi có theo dõi, và quyết định về thuế dựa trên thông tin thật chứ không đoán.
Những lỗi hay gặp khi gửi trả
Gửi trước, thoả thuận sau. Gửi hàng đi rồi mới hỏi người bán có nhận không; kiện bị từ chối, quay lại Việt Nam, bạn trả cước hai chiều.
Khai là quà hay hàng mẫu. Gây rắc rối cho người bán ở đầu kia và mất quyền lợi khi kiện thất lạc.
Thiếu phụ kiện, thiếu hộp. Người bán từ chối hoàn tiền đủ vì hàng trả lại không nguyên trạng.
Không lưu bằng chứng giao. Người bán nói chưa nhận, bạn không có gì để chứng minh.
Gửi đường rẻ nhất không có theo dõi. Tiết kiệm một ít cước nhưng mất khả năng chứng minh người bán đã nhận hàng.
Không hỏi người bán về địa chỉ trả. Địa chỉ trả hàng thường khác địa chỉ gửi đi của người bán; gửi về địa chỉ trên hoá đơn có thể làm kiện bị trả ngược.
Quên tính vào sổ. Cước gửi trả, thời gian chờ, khoản hoàn thiếu là chi phí thật của lô gốc; không ghi thì lãi lỗ của lô đó sai.
Câu hỏi thường gặp
Gửi trả hàng có phải khai hải quan không?
Kiện gửi ra nước ngoài nào cũng đi qua thủ tục chiều xuất theo loại hình gửi. Với bưu kiện, chuyển phát thông thường, khai trên phiếu gửi; với lô thương mại có tờ khai nhập, có thể cần thủ tục xuất trả hoặc tái xuất. Hỏi bên gửi hoặc đại lý cho trường hợp của bạn.
Người bán nước ngoài không trả lời sau khi nhận hàng trả thì làm sao?
Dùng mã theo dõi và xác nhận giao để chứng minh, liên hệ qua kênh chính thức của sàn nếu mua trên sàn, hoặc qua tổ chức thanh toán nếu bạn trả bằng thẻ và chính sách của họ cho phép khiếu nại. Đây là lý do nên thoả thuận bằng văn bản trước khi gửi.
Có thể gửi trả hàng qua người quen đi máy bay không?
Có thể với món nhỏ, nhưng người cầm hộ chịu trách nhiệm với hành lý của mình và hàng vẫn phải đáp ứng quy định hải quan hai đầu. Chỉ nhờ người tin cậy, đóng gói để kiểm tra được, kèm hoá đơn gốc và thư của người bán xác nhận nhận trả.
Hàng order của khách bị lỗi, có nên gửi trả cho người bán nước ngoài không?
Tuỳ giá trị và thoả thuận với khách. Thường nhanh hơn là đề xuất khách nhận hoàn tiền hoặc đổi món khác, còn bạn tự xử lý với người bán nước ngoài sau. Đừng để khách chờ một vòng gửi trả quốc tế mà không biết trước.
Thuế đã nộp khi nhập có tự động được hoàn khi gửi trả không?
Không tự động. Nếu có khả năng được xét hoàn thì phải làm hồ sơ theo quy định hiện hành, chứng minh hàng xuất đi là hàng đã nhập. Hỏi đại lý hoặc hải quan trước khi gửi, vì một số điều kiện phải đáp ứng ngay lúc xuất.