Phần lớn khoản lỗ của người mới đánh hàng ngoại không đến từ một quyết định lớn sai, mà từ những lỗi nhỏ lặp lại: tính thiếu phí, chọn hàng theo cảm hứng, coi nhẹ giấy tờ, tin người quá nhanh. Mỗi lỗi tự nó không làm sập shop, nhưng gộp lại sẽ ăn hết lãi của nhiều lô.
Bài liệt kê chín lỗi hay gặp nhất, chia theo ba nhóm: lỗi chọn hàng, lỗi tính tiền, lỗi pháp lý và con người. Với mỗi lỗi, bài nói vì sao người mới hay mắc và một cách phòng cụ thể. Các tình huống là giả định, gom từ những kiểu chuyện thường gặp trong nghề.
Nhóm lỗi chọn hàng
Lỗi 1: ôm hàng theo trào lưu. Thấy một món đang được nhắc nhiều trên mạng, người mới đánh số lượng lớn với hy vọng bán nhanh. Khi hàng về sau vài tuần, trào lưu đã nguội hoặc hàng chục người khác cũng vừa nhận cùng món. Cách phòng: với món theo trào lưu, chỉ nhận order hoặc lấy số lượng rất nhỏ; vốn chính dành cho món đã có người hỏi đều.
Lỗi 2: chọn hàng mình thích thay vì hàng khách cần. Đi chợ sỉ hay lướt sàn, người mới dễ chọn theo gu của mình. Gu tốt là lợi thế, nhưng nếu khách của bạn có tuổi, thu nhập, phong cách khác bạn thì lô hàng đẹp vẫn nằm kho. Cách phòng: trước chuyến đi, lập danh sách món khách đã hỏi, mang danh sách đó đi chợ và giới hạn phần hàng chọn theo cảm hứng ở một tỷ lệ nhỏ.
Lỗi 3: bỏ qua thủ tục của nhóm hàng. Mỹ phẩm, thực phẩm, đồ chơi trẻ em là những nhóm dễ bán, ai cũng thấy khách hỏi, nên người mới hay chọn. Nhưng đây cũng là những nhóm phải công bố hoặc kiểm tra theo quy định hiện hành. Lô đầu có thể lọt, lô sau bị giữ, hoặc bị sàn gỡ gian hàng. Cách phòng: hỏi người làm thủ tục về nhóm hàng trước khi mua, và để những nhóm này cho giai đoạn đã có đường đi chính ngạch.
Giải thích sâu hơn về lỗi chọn hàng
Ba lỗi trên có chung một gốc: quyết định mua được đưa ra ở nơi bán, dưới áp lực của không khí chợ, của giá giảm, của người bán thúc. Ở chợ sỉ Bangkok hay Seoul, mọi thứ diễn ra nhanh, sạp đông, người bán muốn chốt; trên sàn nước ngoài, đồng hồ đếm ngược của đợt giảm giá cũng tạo áp lực tương tự. Trong trạng thái đó, rất khó tự hỏi món này bán cho ai.
Cách thực tế nhất là tách quyết định ra khỏi nơi bán. Quyết định nhóm hàng, số lượng tối đa, giá mua tối đa được đưa ra ở nhà, viết thành danh sách. Ở nơi bán, việc của bạn chỉ là tìm món khớp danh sách với giá dưới mức tối đa. Nếu gặp món ngoài danh sách mà quá ưng, cho phép mình mua với một ngân sách nhỏ đã định trước, gọi là phần thử nghiệm.
Ví dụ giả định: một chủ shop đi chợ sỉ với danh sách mười mẫu và ngân sách thử nghiệm bằng một phần mười tổng tiền hàng. Cuối chuyến, nếu phần thử nghiệm đã hết, mọi món ưng thêm đều chụp ảnh, ghi lại để nhận order sau chứ không mua. Kỷ luật đơn giản này cắt được phần lớn hàng tồn do mua cảm hứng.
Nhóm lỗi tính tiền
Lỗi 4: quên phí ẩn. Phí chuyển đổi ngoại tệ của thẻ, phí kho trung chuyển, phụ phí hàng cồng kềnh, phí làm thủ tục, phí giao nội địa, tiền thùng, băng keo. Từng khoản nhỏ nhưng cộng lại có thể bằng phần lãi dự tính. Cách phòng: dùng bảng giá về tay đủ tám khoản cho mọi lô, kể cả lô nhỏ nhất.
Lỗi 5: tính cước theo cân thực. Món nhẹ mà to bị tính theo cân quy đổi theo thể tích. Người mới cân bằng cân nhà bếp, tính cước theo số đó, rồi bất ngờ khi hoá đơn cước gấp đôi. Cách phòng: đo ba chiều kiện hàng đã đóng gói, hỏi bên vận chuyển hệ số quy đổi họ dùng, lấy số lớn hơn giữa cân thực và cân quy đổi.
Lỗi 6: không đo lãi theo thời gian. Lô nào cũng thấy lãi trên giấy, nhưng vốn cứ thiếu. Nguyên nhân thường là vòng quay dài: hàng nằm kho lâu, tiền lô trước chưa về đã phải chi lô sau. Cách phòng: ghi ngày chi đầu tiên và ngày bán món cuối cho mỗi lô, tính lãi mỗi ngày vốn nằm, xả hàng chậm theo ngưỡng định sẵn.
Ví dụ giả định: phí ẩn ăn lãi thế nào
Bảng dưới so lãi dự tính và lãi thật của một lô thử hai mươi món đặt sàn Mỹ khi người bán chỉ tính giá mua và cước. Mọi con số là ví dụ giả định, đơn vị nghìn đồng.
| Khoản | Dự tính ban đầu | Thực tế | Chênh |
|---|---|---|---|
| Tiền hàng (20 món) | 8.000 | 8.000 | 0 |
| Phí thẻ, chênh lệch tỷ giá | Không tính | 240 | +240 |
| Phí kho trung chuyển, ship nội địa Mỹ | Không tính | 400 | +400 |
| Cước quốc tế | 2.000 (theo cân thực) | 3.100 (theo cân quy đổi) | +1.100 |
| Thuế, phí thủ tục | Không tính | 900 | +900 |
| Hàng lỗi, bán hạ giá | Không tính | 350 | +350 |
| Tổng chi | 10.000 | 12.990 | +2.990 |
Nếu lô được bán ra tổng cộng 12.500 nghìn đồng, người bán tưởng lãi 2.500 nhưng thực tế lỗ gần 500 (ví dụ giả định). Không khoản nào trong bảng là bất thường; chỉ là chúng không được ghi vào từ đầu. Đó là lý do bảng giá về tay phải có trước khi đặt hàng, không phải sau khi hàng về.
Nhóm lỗi pháp lý và con người
Lỗi 7: dùng hành lý để chở hàng buôn. Mang hàng về bán trong va li, hoặc nhờ nhiều người cùng chuyến mỗi người cầm một ít, là cách người mới hay nghĩ là khôn. Hàng mang về để bán là hàng thương mại; khi bị phát hiện, hàng có thể bị tạm giữ, phải làm thủ tục, nộp thuế, bị xử phạt theo quy định hiện hành. Người cầm hộ cũng chịu trách nhiệm về hành lý của mình. Cách phòng: hàng để bán đi kênh gửi hàng có chứng từ.
Lỗi 8: không giữ chứng từ. Hoá đơn mua bị vứt, tin nhắn với người mua hộ bị xoá, vận đơn không lưu. Đến khi khách khiếu nại, sàn yêu cầu hay cơ quan kiểm tra, không còn gì để chứng minh. Cách phòng: mỗi lô một thư mục, chụp mọi chứng từ ngay khi nhận, lưu hai nơi.
Lỗi 9: tin người mua hộ hoặc bên vận chuyển quá nhanh. Chuyển toàn bộ tiền cho một người mới quen trên mạng, chọn bên vận chuyển chỉ vì báo giá thấp nhất, nhận lời bao thuế trọn gói không cần giấy tờ. Đây là những cửa ngõ của mất tiền và mất hàng. Cách phòng: bắt đầu bằng đơn nhỏ, kiểm thông tin thật, đòi chứng từ, và coi mọi lời hứa không cần giấy tờ là tín hiệu rủi ro.
Vì sao người mới hay mắc nhiều lỗi cùng lúc
Các lỗi ở trên hiếm khi đi một mình. Ôm hàng theo trào lưu thường đi cùng quên phí ẩn, vì người đang hào hứng với món hàng ít khi ngồi tính đủ tám khoản. Chọn nhóm hàng vướng thủ tục thường đi cùng tin người quá nhanh, vì người hứa lo hết giấy tờ chính là người nói đúng điều người mới muốn nghe. Dùng hành lý chở hàng buôn thường đi cùng không giữ chứng từ, vì cả hai đều xuất phát từ suy nghĩ lô nhỏ thì không ai để ý.
Cái gốc chung là thiếu một quy trình viết ra giấy. Người làm lâu năm cũng có lúc hứng khởi, cũng gặp người hứa hẹn, nhưng họ có thói quen dừng lại ở vài điểm cố định: trước khi chuyển tiền, trước khi gửi hàng, trước khi nhận lời ai đó. Những điểm dừng này không cần phức tạp; chỉ cần đủ để kéo quyết định ra khỏi cảm xúc của khoảnh khắc.
Một mẹo hữu ích là tìm một người bạn, người thân cùng đọc bảng giá về tay và danh sách hàng trước mỗi lô. Người ngoài cuộc thường thấy ngay khoản bạn quên, món bạn chọn vì thích, hay lời hứa nghe quá tốt.
Đã lỡ mắc lỗi: xử lý lô hàng có vấn đề
Không ai tránh được mọi lỗi. Điều tạo ra khác biệt là cách xử lý khi lô hàng đã gặp chuyện. Vài nguyên tắc giúp giảm thiệt hại:
- Hàng tồn theo trào lưu: xả sớm khi trào lưu còn chút sức, bán theo combo với hàng lõi, hoặc chuyển kênh; giữ chờ giá cũ thường làm lỗ thêm.
- Hàng bị giữ vì thiếu giấy tờ: liên hệ ngay bên vận chuyển hoặc người làm thủ tục để biết cần bổ sung gì, thời hạn bao lâu; không tìm cách lấy hàng ra bằng đường không chính thức.
- Hàng không đúng mô tả từ người mua hộ hay người bán: gom bằng chứng (ảnh, video mở kiện, tin nhắn, hoá đơn) trước khi trao đổi; đề xuất cách xử lý cụ thể thay vì chỉ trách móc.
- Hàng vướng thủ tục chuyên ngành đã về kho: dừng bán, hỏi người có chuyên môn xem có cách làm đúng cho lô đó không; nếu không, chấp nhận dùng nội bộ hoặc xử lý theo hướng dẫn, đừng bán lén.
- Lỗ do tính thiếu phí: ghi lại khoản bị thiếu vào mẫu bảng giá về tay để lô sau không lặp; không cố bù bằng cách tăng giá đột ngột với khách đã báo giá.
Mỗi lần xử lý một lô có vấn đề, viết vài dòng rút kinh nghiệm vào sổ nhập hàng. Sau một năm, cuốn sổ này đáng giá hơn mọi khoá học về đánh hàng.
Bảng tự kiểm trước mỗi lô
Chín lỗi trên có thể gói lại thành một bảng tự kiểm ngắn. Trả lời đủ trước khi chuyển tiền, mất vài phút nhưng cắt được phần lớn các khoản lỗ không đáng có.
- Món này đã có ai hỏi mua thật chưa, hay chỉ mình thấy đẹp?
- Nhóm hàng có phải công bố, kiểm tra không, và mình đã hỏi người làm thủ tục chưa?
- Bảng giá về tay đã đủ tám khoản chưa, cước đã tính theo cân quy đổi chưa?
- Nếu bán chậm gấp đôi dự tính, mình có còn đủ vốn cho lô sau không?
- Hàng sẽ về Việt Nam bằng kênh nào, có chứng từ gì, mình lưu ở đâu?
- Người mua hộ, bên vận chuyển đã được kiểm qua đơn nhỏ chưa, có thoả thuận viết rõ chưa?
- Mình có đang định dùng hành lý hoặc nhờ người khác mang hàng buôn không? Nếu có, đổi kênh.
Bảng không bảo đảm lô hàng có lãi, nhưng bảo đảm nếu lỗ thì lỗ vì thị trường chứ không vì những lỗi đã biết trước.
Câu hỏi thường gặp
Lô đầu bị lỗ có nên bỏ nghề không?
Chưa chắc. Lô đầu là lô học; điều quan trọng là biết lỗ từ khoản nào. Nếu lỗ vì phí ẩn hay chọn sai món, những lỗi đó sửa được ở lô sau. Nếu lỗ vì khách không có nhu cầu với hàng ngoại ở mức giá cần thiết, khi đó mới nên cân nhắc đổi hướng.
Có nên nghe theo kinh nghiệm chia sẻ trên các nhóm mạng xã hội?
Kinh nghiệm trên nhóm giúp bạn biết những câu hỏi nên đặt, nhưng thông tin về giá, cước, quy định có thể cũ hoặc sai. Dùng chia sẻ làm gợi ý rồi kiểm lại với nguồn chính thức, chứng từ thật và người làm nghề có trách nhiệm.
Bao lâu thì người mới hết mắc những lỗi cơ bản?
Thường sau vài lô có ghi chép đầy đủ, vì mỗi lô cho bạn số liệu thật để so với dự tính. Người không ghi chép có thể mắc cùng lỗi trong nhiều năm mà không nhận ra.
Lỗi nào nguy hiểm nhất trong chín lỗi?
Các lỗi pháp lý, như dùng hành lý chở hàng buôn hay bán hàng phải công bố mà không có giấy tờ, vì hậu quả không dừng ở mất lãi mà có thể mất cả lô, bị xử phạt và mất kênh bán. Lỗi tính tiền làm mỏng lãi; lỗi pháp lý có thể làm mất vốn.
Làm sao tránh bị bên vận chuyển báo giá thấp rồi đòi thêm phí?
Yêu cầu báo giá bằng văn bản, liệt kê từng khoản và điều kiện phát sinh phụ phí, hỏi rõ cân tính cước theo cách nào. Gửi thử một kiện nhỏ trước khi giao lô lớn. Bên làm ăn đàng hoàng thường sẵn sàng giải thích rõ.