Vốn đánh hàng ngoại phải đủ cho cả chu kỳ, không chỉ cho tiền hàng: tiền mua hàng, tiền cước và thuế trả khi hàng về, chi phí chuyến đi hoặc phí mua hộ, tiền dự phòng cho hàng lỗi và tỷ giá, và khoản để sống, để quảng cáo trong những tuần chờ hàng và chờ bán. Nhiều người dồn gần hết tiền vào hàng rồi kẹt ở khâu trả cước, phải bán tháo để có tiền lấy hàng ra.
Bài hướng dẫn chia vốn cho lô đầu theo năm phần, tính một vòng quay vốn thật dài bao lâu, và những cách rút ngắn vòng quay mà không đánh đổi rủi ro pháp lý. Số liệu đều là ví dụ giả định.
Vì sao vốn hàng ngoại đọng lâu hơn hàng trong nước
Khi lấy hàng sỉ trong nước, tiền ra và hàng về có khi chỉ cách nhau vài ngày. Với hàng ngoại, tiền ra từng đợt: trả tiền hàng ngay khi mua, trả phí kho trung chuyển khi hàng tới kho, trả cước khi kiện rời nước nguồn hoặc khi về tới Việt Nam, trả thuế và phí thủ tục trước khi được nhận hàng. Trong khi đó tiền vào chỉ bắt đầu khi hàng tới tay bạn và khách nhận được.
Khoảng cách giữa lần chi đầu tiên và lần thu cuối cùng là chu kỳ vốn của một lô. Ví dụ giả định: mua hàng ngày thứ nhất, hàng về kho trung chuyển ngày thứ bảy, về Việt Nam ngày thứ hai mươi, bán hết ngày thứ năm mươi. Vốn của bạn nằm trong lô hàng đó gần hai tháng; nếu cùng lúc bạn mở lô thứ hai, nhu cầu vốn gần như gấp đôi.
Đây là lý do người làm hàng ngoại thường thiếu tiền dù lô nào cũng có lãi trên giấy: lãi chưa về thì lô sau đã cần tiền. Hiểu chu kỳ vốn giúp bạn quyết định nên đánh bao nhiêu mỗi lô và bao lâu một lô.
Chia vốn lô đầu thành năm phần
Tỷ lệ dưới đây là ví dụ giả định cho một lô thử đặt qua sàn hoặc nhờ mua hộ ở thị trường xa. Tự sang lấy hàng thì phần chi phí chuyến đi lớn hơn nhiều; hãy điều chỉnh theo trường hợp của bạn.
| Phần | Dùng cho | Tỷ lệ ví dụ giả định | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Tiền hàng | Giá mua, phí sàn, phí mua hộ | 50% | Không vượt quá phần này dù gặp món rất ưng |
| Tiền đưa hàng về | Cước quốc tế, thuế, phí thủ tục, giao nội địa | 25% | Ước theo bảng giá về tay, cộng thêm biên an toàn |
| Dự phòng | Tỷ giá đổi, hàng lỗi, phụ phí phát sinh | 10% | Không động tới nếu không có sự cố |
| Bán hàng | Chụp ảnh, quảng cáo, đóng gói, phí sàn trong nước | 10% | Hàng về mà không có tiền đẩy bán thì nằm kho |
| Tiền mặt sống | Chi tiêu cá nhân, chi phí cố định của shop trong thời gian chờ | 5% trở lên | Nếu shop là thu nhập chính thì phần này phải tính riêng, không lấy từ vốn hàng |
Người mới thường để phần tiền hàng chiếm gần hết, vì nghĩ cước và thuế sẽ lấy từ tiền bán hàng. Nhưng cước và thuế phải trả trước khi bạn có hàng để bán. Chia vốn theo năm phần ngay từ đầu buộc bạn mua ít đi một chút, đổi lại lô hàng không bị kẹt ở cửa kho.
Đo vòng quay: không chỉ hỏi lãi bao nhiêu mà hỏi lãi trong bao lâu
Vòng quay vốn là số lần đồng vốn quay trở về trong một khoảng thời gian, ví dụ một năm. Lô hàng lãi hai mươi phần trăm nhưng mất ba tháng mới quay vòng thì trong một năm quay được khoảng bốn lần; lô lãi mười phần trăm mà sáu tuần quay vòng thì quay được khoảng tám lần. Với cùng số vốn, lô thứ hai có thể đem lại tổng lãi năm tương đương hoặc hơn, lại ít rủi ro tồn kho hơn (ví dụ giả định, chưa tính chi phí khác).
Cách đo đơn giản cho người bán nhỏ: ghi ngày chi tiền đầu tiên và ngày bán món cuối cùng của mỗi lô, rồi chia lãi thật của lô cho số ngày đó. Con số lãi mỗi ngày vốn nằm này cho phép so những lô khác nhau, thị trường khác nhau, mặt hàng khác nhau trên cùng một thước đo.
Đừng quên rằng món cuối cùng của lô thường bán chậm nhất. Nếu một lô bán hết chín phần trong ba tuần nhưng phần cuối nằm thêm hai tháng, hãy cân nhắc xả phần cuối sớm với giá thấp hơn để giải phóng vốn cho lô sau. Giữ hàng chờ giá cũ thường đắt hơn bạn nghĩ.
Ví dụ giả định một chu kỳ vốn từ đầu tới cuối
Giả định bạn có 40 triệu đồng cho lô thử hàng Hàn qua người mua hộ. Theo năm phần ở bảng trên: 20 triệu cho tiền hàng, 10 triệu cho cước, thuế và phí, 4 triệu dự phòng, 4 triệu cho bán hàng, 2 triệu tiền mặt. Ngày thứ nhất bạn chuyển 20 triệu tiền hàng cùng phí công cho người mua hộ. Ngày thứ mười hàng được gom đủ và gửi; bạn trả phần cước khoảng 6 triệu. Ngày thứ hai mươi hai hàng về Việt Nam, bạn trả thuế và phí thủ tục khoảng 3 triệu, giao nội địa vài trăm nghìn (mọi con số là ví dụ giả định).
Từ ngày hai mươi ba bạn bắt đầu bán. Giả định tới ngày bốn mươi bạn thu về 30 triệu, tới ngày sáu mươi thu thêm 12 triệu, còn vài món lỗi phải bán hạ giá thu thêm 1 triệu. Tổng thu 43 triệu; tổng chi khoảng 36 triệu, gồm chừng 33 triệu cho hàng, phí công, cước, thuế, phí và 3 triệu quảng cáo, đóng gói. Lãi khoảng 7 triệu sau sáu mươi ngày.
Điều đáng chú ý không phải con số lãi mà là đường đi của tiền: từ ngày một tới ngày hai mươi hai bạn chỉ chi, không thu đồng nào; tới khoảng ngày ba mươi lăm, bốn mươi tiền thu mới bù được tiền chi. Nếu bạn mở lô thứ hai vào ngày hai mươi, bạn cần thêm gần như nguyên số vốn của lô đầu. Vẽ đường đi này ra giấy cho lô của chính bạn là cách nhanh nhất để thấy mình cần bao nhiêu tiền thật.
Sổ dòng tiền theo lô: ghi những gì
Một cuốn sổ hay một bảng tính đơn giản là đủ, miễn mỗi lô có một trang riêng và mỗi khoản thu chi ghi ngay khi xảy ra. Các cột nên có:
- Ngày phát sinh và khoản thu hay chi.
- Nội dung: tiền hàng, phí mua hộ, cước, thuế, phí thủ tục, giao nội địa, quảng cáo, đóng gói, tiền bán hàng, hoàn tiền cho khách.
- Số tiền theo đồng Việt Nam, và số tiền ngoại tệ gốc nếu có, kèm tỷ giá thực bị trừ.
- Phương tiện thanh toán: tiền mặt, thẻ, chuyển khoản; mã giao dịch để đối chiếu sao kê.
- Chứng từ đi kèm: hoá đơn, biên nhận, vận đơn, biên lai thuế — ghi nơi lưu bản giấy hoặc tệp ảnh.
- Số dư vốn còn lại của lô sau mỗi dòng, để biết lúc nào lô đang âm nhiều nhất.
Cột cuối là cột quan trọng nhất cho việc quản lý vốn: điểm âm sâu nhất của lô chính là số vốn tối thiểu bạn cần cho lô đó. Sau vài lô, bạn sẽ thấy điểm âm này lặp lại ở cùng một giai đoạn, thường là ngay trước khi nhận hàng, và có thể chuẩn bị tiền trước cho đúng lúc.
Năm cách rút ngắn vòng quay hợp lệ
Nhận đặt trước cho một phần lô. Cọc của khách giúp giảm vốn bạn phải bỏ ra và biết trước một phần hàng đã có người mua. Cần ghi rõ thời gian chờ và cách hoàn tiền nếu không mua được.
Lô nhỏ, đều đặn thay vì lô lớn, thưa. Hai lô nhỏ cách nhau một tháng thường quay vòng nhanh hơn một lô lớn hai tháng một lần, vì hàng ít nằm kho hơn. Đổi lại chi phí cố định mỗi lô cao hơn; cần cân bằng bằng bảng giá về tay.
Chọn đường gửi theo vòng đời hàng. Hàng theo mùa đi đường nhanh dù cước cao hơn; hàng bền, bán quanh năm có thể đi đường chậm, rẻ.
Chuẩn bị bán trước khi hàng về. Chụp ảnh từ lúc mua, viết sẵn mô tả, báo khách cũ ngày hàng về. Mỗi ngày hàng nằm chờ bạn chụp ảnh là một ngày vốn đọng.
Xả hàng chậm sớm. Đặt ngưỡng: món nào sau một khoảng thời gian bạn tự định chưa bán được nửa số lượng thì giảm giá, bán theo combo hoặc chuyển kênh. Ngưỡng nên đặt trước khi hàng về, để quyết định không bị cảm xúc chi phối.
Những cách lấy vốn nên tránh
Khi thấy lô nào cũng lãi, nhiều người muốn tăng tốc bằng vay mượn. Vay người thân với thoả thuận rõ ràng là chuyện của từng gia đình; nhưng những khoản vay lãi cao không rõ nguồn, vay qua ứng dụng không được cấp phép, hay quẹt thẻ tín dụng để trả tiền hàng rồi để dư nợ quay vòng đều có thể biến một lô hàng chậm bán thành gánh nặng lớn hơn nhiều so với lãi kỳ vọng.
Một kiểu khác là gom tiền cọc của khách order để mua hàng cho lô đánh sẵn của mình. Cọc của khách là tiền dành cho đơn của khách đó; dùng nó vào việc khác rồi không mua được hàng đúng hẹn là mất uy tín, có khi dẫn tới tranh chấp. Hãy tách tài khoản hoặc sổ theo dõi tiền cọc riêng.
Nguyên tắc chung: chỉ tăng vốn khi vòng quay của các lô trước đã được đo và ổn định. Vốn nhiều hơn chỉ nhân lên kết quả của quy trình bạn đang có, tốt cũng nhân lên mà dở cũng nhân lên.
Lập kế hoạch vốn cho ba lô đầu
Thay vì đặt mục tiêu doanh thu, hãy đặt kế hoạch theo lô. Khung dưới đây giúp bạn biết khi nào được tăng vốn và tăng bao nhiêu.
- Lô 1, lô học. Vốn ở mức bạn chấp nhận mất. Mục tiêu là đo giá về tay thật, thời gian về thật, tỷ lệ hỏng thật.
- Lô 2, lô kiểm chứng. Vốn tương đương hoặc tăng nhẹ so với lô 1, chỉ giữ những món bán tốt, thêm ít món mới. Mục tiêu là xem kết quả lô 1 có lặp lại không.
- Lô 3, lô mở rộng có điều kiện. Chỉ tăng vốn nếu lô 2 đạt lãi thật dương sau mọi chi phí và vòng quay không dài hơn lô 1. Nếu không đạt, giữ nguyên quy mô và sửa khâu gây lỗ.
- Sau mỗi lô, rút phần lãi ra một phần. Một phần lãi để tái đầu tư, một phần để riêng làm quỹ dự phòng. Thói quen này giúp bạn không dồn mọi thứ vào hàng.
Kế hoạch ba lô nghe chậm, nhưng nó giúp bạn thấy vấn đề khi quy mô còn nhỏ, lúc sửa sai còn rẻ.
Câu hỏi thường gặp
Bao nhiêu vốn thì bắt đầu đánh hàng ngoại được?
Không có con số chuẩn vì phụ thuộc thị trường, mặt hàng và con đường đưa hàng về. Đặt sàn hoặc nhờ mua hộ cho phép bắt đầu với vốn nhỏ; tự sang chợ sỉ thì phải tính thêm chi phí chuyến đi. Cách đúng là tính ngược: lô thử cần bao nhiêu món để chi phí cố định chia ra mỗi món chấp nhận được.
Có nên dồn hết vốn vào một lô để được giá sỉ tốt hơn?
Người mới không nên. Giá sỉ tốt hơn một chút không bù được rủi ro kẹt vốn khi hàng về chậm hoặc bán không hết. Giữ phần dự phòng và phần tiền đưa hàng về quan trọng hơn khoản giảm giá đó.
Tiền cọc của khách order có được tính là vốn không?
Tiền cọc giúp giảm số tiền bạn phải tự bỏ ra cho những đơn đó, nhưng nó không phải vốn tự do. Nó gắn với nghĩa vụ mua hàng cho đúng khách đó, nên cần theo dõi riêng và không dùng vào hàng đánh sẵn.
Làm sao biết lô hàng đang kẹt vốn?
Dấu hiệu là phải trì hoãn trả cước hoặc thuế để lấy hàng, phải bán hạ giá hàng mới về để có tiền xoay, hoặc lô sau phải chờ lô trước bán hết mới mua được. Khi thấy những dấu hiệu này, hãy giảm quy mô lô kế tiếp thay vì vay thêm.
Có nên dùng thẻ tín dụng để trả tiền hàng ở nước ngoài?
Thẻ quốc tế là phương tiện thanh toán tiện lợi, nhưng nên coi hạn mức như tiền đã có sẵn chứ không phải khoản vay. Nếu không trả hết dư nợ đúng hạn, lãi và phí có thể ăn hết lãi của lô hàng. Phí chuyển đổi ngoại tệ của thẻ cũng cần tính vào giá về tay.