Tên hàng trên phiếu gửi quốc tế nên mô tả cụ thể từng nhóm hàng (tên gọi thông dụng, chất liệu hoặc thành phần chính, công dụng), kèm số lượng và trị giá thực tế, và khớp với hoá đơn cũng như hàng thật bên trong. Ghi chung chung như "hàng hoá", "đồ dùng", "quần áo" hay ghi "quà tặng", "hàng mẫu" cho hàng mua về để bán là nguyên nhân hàng đầu khiến kiện bị giữ, bị yêu cầu giải trình, hoặc bị xác định lại trị giá theo cách bất lợi.
Bài giải thích vì sao mô tả hàng quan trọng với hải quan ở cả hai đầu và với hãng vận chuyển, cách viết một dòng mô tả tốt, những cách ghi hay gặp mà nên tránh, cách lập danh sách hàng kèm kiện, và cách hướng dẫn người gửi hộ ở nước ngoài. Các ví dụ là giả định.
Ai đọc dòng mô tả hàng của bạn
Dòng mô tả trên phiếu gửi được đọc bởi ít nhất bốn bên. Hải quan nước gửi kiểm tra xem hàng có thuộc diện hạn chế xuất không. Hãng vận chuyển và hãng bay kiểm tra xem hàng có phải hàng nguy hiểm khi chở bằng máy bay không: pin, chất lỏng dễ cháy, bình xịt. Hải quan Việt Nam dùng mô tả để xác định loại hàng, mã hàng, trị giá và thủ tục áp dụng. Cuối cùng, bên làm thủ tục cho bạn dùng nó để khai.
Khi mô tả quá chung, mỗi bên phải đoán hoặc phải hỏi lại. Hải quan có thể yêu cầu bổ sung thông tin, mở kiện kiểm tra, hoặc xác định trị giá theo cách khác. Hãng bay có thể từ chối chở nếu nghi có hàng nguy hiểm. Mỗi lần hỏi lại là thêm thời gian, thêm phí lưu kho.
Ngược lại, mô tả cụ thể giúp kiện đi nhanh hơn, vì các bên có đủ thông tin để xử lý ngay. Đây là một trong những việc rẻ nhất mà người bán nhỏ có thể làm để giảm rủi ro hàng bị giữ. Nó chỉ tốn thêm vài phút khi đóng kiện, nhưng tiết kiệm được những ngày chờ và những khoản phí lưu kho không đáng có.
Viết một dòng mô tả tốt
Mỗi dòng nên trả lời: là cái gì, làm bằng gì, dùng để làm gì, bao nhiêu chiếc, trị giá bao nhiêu. Bảng so sánh vài cách ghi.
| Cách ghi chung chung | Cách ghi cụ thể hơn | Vì sao tốt hơn |
|---|---|---|
| Quần áo | Áo thun nữ cotton, 20 chiếc | Rõ loại, chất liệu, đối tượng, số lượng |
| Đồ bếp | Dao bếp thép không gỉ 3 chiếc; chảo chống dính nhôm 2 chiếc | Tách từng nhóm hàng có thể khác mã, khác thủ tục |
| Mỹ phẩm | Kem dưỡng da mặt dạng kem 10 hộp; sữa rửa mặt 10 tuýp | Hàng quản lý chuyên ngành cần rõ loại; dạng lỏng hay kem ảnh hưởng vận chuyển |
| Đồ điện tử | Tai nghe không dây có pin sạc 5 chiếc | Nêu có pin để hãng vận chuyển xử lý đúng |
| Đồ chơi | Đồ chơi trẻ em bằng nhựa, không dùng pin, 15 bộ | Đồ chơi trẻ em có yêu cầu riêng; nêu không pin giúp tránh hỏi lại |
| Hàng hoá | Không bao giờ dùng một từ chung cho cả kiện | Từ chung là lý do phổ biến bị giữ |
Các con số trong bảng là ví dụ giả định. Tên hàng nên dùng từ thông dụng, tránh tên thương mại riêng hay tên lóng; nếu phiếu gửi bằng tiếng Anh, dùng tên tiếng Anh phổ thông của món hàng. Trị giá ghi theo giá thực trả, cùng đơn vị tiền tệ với hoá đơn.
Vì sao "quà tặng", "hàng mẫu" không dùng được cho hàng buôn
Bản chất khác nhau. Quà tặng là hàng cho không giữa cá nhân; hàng mẫu là hàng gửi để xem thử, thường số lượng rất nhỏ. Hai mươi chiếc áo cùng mẫu, đủ size, mua từ một sạp là hàng mua để bán, không phải quà.
Dễ bị nhận ra. Số lượng nhiều, nhiều chiếc cùng mẫu, kiện gửi định kỳ tới cùng một người nhận, người gửi là bên gom hàng hay sạp bán hàng: những dấu hiệu này cho thấy hàng thương mại.
Hậu quả không nhỏ. Khai sai bản chất có thể dẫn tới kiện bị giữ, bị xác định lại trị giá, truy thu thuế, và có thể bị xử lý vi phạm theo quy định hiện hành. Hồ sơ khai sai còn làm khó các lô sau.
Mất quyền lợi khi có sự cố. Kiện khai là quà với trị giá thấp, khi mất hoặc hỏng, bồi thường thường dựa trên trị giá đã khai. Bạn vừa có rủi ro pháp lý vừa mất phần bảo vệ tài chính.
Hàng mẫu thật thì sao. Nếu thật sự gửi vài món để thử chất lượng trước khi đặt lô, ghi rõ là hàng mẫu với số lượng và trị giá thật. Chế độ cho hàng mẫu, nếu có, áp dụng theo quy định hiện hành, không phải tự động miễn thủ tục.
Danh sách hàng kèm kiện
Ngoài dòng mô tả trên phiếu gửi, nhiều bên vận chuyển yêu cầu hoặc khuyến khích một danh sách hàng chi tiết, hoặc hoá đơn đi kèm kiện. Với kiện có nhiều loại hàng, danh sách này quan trọng hơn cả dòng mô tả, vì phiếu gửi thường chỉ có ít chỗ viết.
Một danh sách tốt có các cột: số thứ tự, tên hàng cụ thể, chất liệu hoặc thành phần chính, số lượng, đơn giá, thành tiền, xuất xứ nếu biết. Tổng thành tiền khớp với trị giá khai trên phiếu và với hoá đơn mua. Đặt một bản trong kiện (trong túi nilon dán ở mặt trong nắp thùng), một bản gửi cho bên vận chuyển, một bản lưu trong thư mục lô.
Với lô nhiều kiện, mỗi kiện một danh sách riêng, ghi mã kiện. Khi hải quan chọn kiểm một kiện, danh sách của kiện đó phải khớp với thứ bên trong; khớp ngay từ kiện đầu tiên thì việc kiểm tra thường kết thúc nhanh. Ngược lại, một kiện lệch danh sách có thể khiến các kiện còn lại cũng bị mở ra kiểm, kéo dài cả lô.
Trị giá khai: giá thực trả, không phải giá mong muốn
Trị giá khai trên phiếu gửi nên là giá thực tế bạn đã trả cho hàng, theo hoá đơn hoặc chứng từ thanh toán. Hải quan có các cách để kiểm tra trị giá khai, như so với giá tham chiếu, với giá bán công khai trên mạng, hay với chứng từ thanh toán. Trị giá khai thấp bất thường là một trong những lý do phổ biến khiến kiện bị giữ.
Hàng mua giảm giá hoặc mua ở outlet có thể có giá thấp hơn giá niêm yết thông thường. Trong trường hợp này, giữ hoá đơn có giá thực trả và, nếu có, bằng chứng đợt giảm giá. Đó là cơ sở để giải thích khi được hỏi. Không có hoá đơn thì giá thấp khó được chấp nhận.
Nguyên lý về trị giá tính thuế, các khoản cộng vào trị giá và vì sao khai thấp là sai đã được bàn ở bài về thuế hàng nhập; ở đây chỉ nhấn mạnh: trị giá trên phiếu gửi, trên danh sách hàng và trên hoá đơn phải là cùng một con số.
Hướng dẫn người gửi hộ ở nước ngoài
Khi người mua hộ, người thân hay sạp ở nước ngoài gửi hàng giúp, họ là người điền phiếu. Đưa cho họ hướng dẫn rõ ràng:
- Gửi trước danh sách hàng bạn đã lập, kèm tên hàng cụ thể bằng ngôn ngữ của phiếu gửi.
- Dặn ghi từng nhóm hàng một dòng, không gộp thành một từ chung.
- Dặn ghi trị giá thực tế theo hoá đơn, không tự ý ghi thấp hay ghi là quà.
- Nhờ chụp ảnh phiếu gửi đã điền và hoá đơn cước trước khi giao kiện.
- Nhắc khai đúng những món có pin, có chất lỏng, bình xịt theo hướng dẫn của bên gửi.
- Nhờ bỏ một bản danh sách hàng vào trong kiện.
Nhiều người gửi hộ có thói quen ghi "quà" vì nghĩ là giúp bạn. Hãy giải thích từ đầu rằng với hàng để bán, cách ghi đó gây rủi ro cho cả hai bên, kể cả cho chính người gửi, vì tên họ nằm trên phiếu khai ở nước gửi. Một tin nhắn hướng dẫn mẫu, gửi lại mỗi lần, giúp họ không phải nhớ.
Ví dụ giả định: hai kiện giống nhau, hai cách ghi
Hai người bán cùng nhờ người mua hộ ở Hàn gửi về mỗi người một kiện, bên trong giống nhau: mười lăm áo len, mười đôi tất, năm hộp kem dưỡng, hai tai nghe có pin. Kiện thứ nhất ghi "quà tặng, quần áo" với trị giá thấp. Kiện thứ hai ghi bốn dòng tách từng nhóm hàng, nêu chất liệu, nêu tai nghe có pin, ghi trị giá theo hoá đơn, kèm danh sách và bản sao hoá đơn trong kiện.
Kiện thứ nhất bị hãng vận chuyển hỏi lại vì nghi có pin không khai, sau đó bị giữ khi về Việt Nam vì số lượng quần áo cùng loại không giống quà, kèm yêu cầu chứng minh trị giá và giải trình về mỹ phẩm. Người nhận mất hơn hai tuần, trả thêm phí lưu kho, cuối cùng phải làm thủ tục cho hàng thương mại và xử lý riêng phần mỹ phẩm.
Kiện thứ hai cũng phải làm thủ tục và cũng gặp câu hỏi về mỹ phẩm, vì mỹ phẩm là nhóm hàng quản lý chuyên ngành dù ghi đúng hay sai. Nhưng các phần khác đi nhanh vì thông tin đã đủ. Điểm khác biệt không phải là kiện nào "lách" được, mà là kiện nào không tạo thêm câu hỏi ngoài những câu hỏi bắt buộc. Bài học phụ: mỹ phẩm không nên đi chung kiện với hàng thông thường nếu bạn chưa có hướng xử lý thủ tục cho nó.
Những cách ghi nên tránh
Một từ chung cho cả kiện. "Hàng hoá", "đồ dùng", "hàng cá nhân" cho kiện có hàng chục món mua để bán.
Ghi quà, hàng mẫu cho hàng buôn. Như đã phân tích ở trên.
Ghi tên khác với hàng thật. Ghi "đồ chơi" cho thiết bị có pin, ghi "quần áo" cho mỹ phẩm để tránh hỏi thêm. Đây là khai sai.
Ghi trị giá tượng trưng. Một con số rất thấp không khớp với bất kỳ chứng từ nào.
Bỏ trống hoặc viết tay khó đọc. Phiếu không đọc được là phiếu bị hỏi lại.
Dùng từ lóng hoặc tên rút gọn. Những cách gọi quen trong giới bán hàng không có nghĩa với người làm thủ tục ở nước khác; họ cần tên mà ai cũng hiểu.
Ghi tên thương hiệu thay cho tên hàng. Tên thương hiệu không cho biết hàng là gì; ghi tên hàng trước, thương hiệu nếu cần thì ghi sau.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu gửi chỉ có vài dòng, kiện có hai mươi loại hàng thì ghi sao?
Gộp theo nhóm hàng cùng loại, cùng chất liệu trên phiếu (ví dụ "áo thun cotton 20 chiếc"), và kèm danh sách chi tiết từng món trong kiện cũng như gửi cho bên vận chuyển. Tổng trị giá trên phiếu phải bằng tổng danh sách.
Ghi tên hàng bằng tiếng Việt có được không?
Phiếu gửi quốc tế thường dùng ngôn ngữ do bên vận chuyển hoặc bưu chính nước gửi quy định, phổ biến là tiếng Anh. Hỏi bên gửi; danh sách kèm kiện có thể song ngữ để thuận tiện cho cả hai đầu.
Hàng cũ của mình gửi về có phải ghi trị giá không?
Có, ghi trị giá ước tính hợp lý và ghi rõ là hàng đã qua sử dụng. Hàng đã qua sử dụng có quy định nhập riêng với một số nhóm; hỏi trước nếu là hàng thuộc nhóm bị hạn chế.
Nếu đã lỡ ghi sai mô tả và kiện đang trên đường thì làm gì?
Báo ngay cho bên vận chuyển hoặc bên làm thủ tục để hỏi cách điều chỉnh thông tin trước khi khai. Chủ động điều chỉnh thường tốt hơn để hải quan tự phát hiện. Chuẩn bị hoá đơn và danh sách đúng để nộp khi được yêu cầu.
Có cần ghi xuất xứ hàng trên phiếu gửi không?
Nhiều mẫu phiếu có ô xuất xứ; điền nếu biết. Xuất xứ khác nước gửi là chuyện bình thường, ví dụ hàng sản xuất ở nước thứ ba bán ở Nhật. Ghi đúng giúp việc xác định thủ tục ở Việt Nam chính xác hơn.