Bảo quản hàng ngoại trong khí hậu nóng ẩm: mỹ phẩm, sô cô la, đồ da và đồ điện

Nhiều hàng ngoại được sản xuất và bảo quản cho khí hậu mát, khô hơn Việt Nam; khi về đây, nhiệt độ cao và độ ẩm lớn có thể làm mỹ phẩm tách lớp, đổi mùi, sô cô la chảy rồi nổi trắng, đồ da và đồ len lên mốc, đồ điện bị ẩm. Cách giữ hàng an toàn là cất nơi thoáng, tránh nắng và nguồn nhiệt, kê cao khỏi sàn, kiểm soát ẩm bằng hút ẩm hoặc máy hút ẩm, theo dõi định kỳ và bán hàng nhạy cảm trước.

Rủi ro này ít được nhắc khi tính chuyện đánh hàng, nhưng là nguồn thiệt hại âm thầm: hàng không vỡ, không mất, chỉ kém đi tới mức khách trả lại. Bài viết đi qua những nhóm hàng nhạy cảm, cách bố trí chỗ cất trong nhà, những gì cần theo dõi theo mùa ở miền Bắc và miền Nam, và cách nói với khách. Bài không thay hướng dẫn bảo quản của nhà sản xuất in trên bao bì; luôn đọc và làm theo hướng dẫn đó.

Nhóm hàng nhạy cảm và dấu hiệu hư hỏng

Bảng tóm tắt theo nguyên lý; mỗi sản phẩm có hướng dẫn riêng của nhà sản xuất.

Sự cố hay gặp nhất không phải là một ngày nắng nóng, mà là nhiều tuần hàng nằm trong phòng kín ở tầng trên cùng, hoặc góc nhà ẩm sát nền. Chọn đúng chỗ cất giải quyết phần lớn vấn đề.

Chọn và bố trí chỗ cất hàng trong nhà

Người bán nhỏ thường cất hàng ngay trong nhà: phòng ngủ, gầm cầu thang, phòng trên tầng thượng. Mỗi chỗ có rủi ro riêng. Phòng sát mái, tầng thượng nóng nhất vào mùa hè; gầm cầu thang, tầng trệt sát nền dễ ẩm; phòng có cửa sổ hướng nắng chiều làm hàng gần cửa nóng lên đáng kể. Nơi tốt nhất thường là phòng ở giữa nhà, không sát mái, không sát nền, ít nắng trực tiếp.

Kê hàng cao khỏi sàn bằng kệ hoặc pallet nhựa, cách tường một khoảng nhỏ để không khí lưu thông và tránh hơi ẩm từ tường thấm vào thùng. Không xếp thùng quá cao làm thùng dưới bẹp. Hàng nhạy nhiệt như mỹ phẩm, sô cô la để ở kệ thấp, nơi mát hơn; hàng chịu được như quần áo đóng túi kín có thể để kệ cao.

Tách khu theo nhóm hàng: không để đồ ăn cạnh hoá chất tẩy rửa, nước hoa; không để đồ len cạnh đồ ăn dễ thu hút côn trùng. Ghi nhãn từng thùng với nhóm hàng và ngày nhập, để biết ngay thùng nào đã nằm lâu.

Kiểm soát ẩm theo mùa

Khí hậu Việt Nam khác nhau giữa hai miền và giữa các mùa. Một số việc nên làm:

• Mùa nồm ở miền Bắc. Độ ẩm rất cao, hơi nước đọng trên tường, sàn. Đóng cửa phòng cất hàng vào những ngày nồm, dùng máy hút ẩm nếu có, không mở cửa đón gió ẩm; chỉ mở thông gió khi trời hanh.
• Mùa mưa ở miền Nam. Mưa kéo dài, ẩm cao nhưng nhiệt độ ổn định hơn. Chú ý dột, thấm nước từ mái, cửa sổ; kê hàng cao hơn.
• Mùa nóng. Nhiệt độ trong phòng kín có thể cao hơn ngoài trời. Hàng nhạy nhiệt cần chỗ mát; cân nhắc không nhập nhiều sô cô la, mỹ phẩm dạng kem vào giữa mùa nóng.
• Gói hút ẩm. Đặt trong thùng chứa đồ da, đồ điện, giày; thay khi đã no ẩm. Không đặt gói hút ẩm tiếp xúc trực tiếp với đồ ăn trừ loại dùng cho thực phẩm.
• Túi kín, hộp kín. Quần áo, đồ len đóng túi kín sau khi chắc chắn đã khô hoàn toàn; đóng túi khi còn ẩm sẽ tạo môi trường cho mốc.
• Ẩm kế. Một chiếc đo độ ẩm và nhiệt độ đơn giản giúp biết khi nào phòng cất hàng vượt ngưỡng, thay vì đoán bằng cảm giác.

Máy hút ẩm, điều hoà cho phòng cất hàng là chi phí thật, cần tính vào giá vốn. Với shop có nhiều đồ da, đồ điện, mỹ phẩm, chi phí này thường nhỏ hơn thiệt hại do hàng hỏng.

Từ lúc nhận kiện tới lúc lên kệ

Kiện hàng từ nước ngoài thường đi qua kho, xe, máy bay với điều kiện nhiệt độ không kiểm soát được. Khi nhận, mở kiện sớm, không để kiện nằm ngoài nắng hoặc trong xe nóng. Với hàng từ nơi lạnh về, nhất là đồ điện tử và đồ thuỷ tinh, để kiện nguội dần trong phòng trước khi mở hộp từng món, tránh hơi nước đọng trên bề mặt lạnh.

Kiểm ngay những món nhạy cảm: mỹ phẩm có tách lớp không, sô cô la có chảy không, đồ da có mùi ẩm không. Chụp ảnh tình trạng lúc nhận. Nếu hàng đã hỏng do điều kiện vận chuyển, đó là việc khiếu nại bên gửi, đã có bài riêng; nếu hàng tốt, ghi nhận để sau này có căn cứ khi khách phản ánh.

Ghi ngày nhập lên từng thùng ngay lúc cất, cùng tình trạng ghi nhận khi mở kiện. Thông tin này giúp phân biệt hàng hỏng do vận chuyển với hàng hỏng do cất giữ, hai nguyên nhân dẫn tới hai cách xử lý khác nhau: một bên là khiếu nại bên gửi, một bên là sửa lại chỗ cất và cách cất trong chính ngôi nhà của mình.

Với quần áo, đồ len đi đường dài trong túi kín, mở túi cho thoáng một thời gian ngắn trong phòng khô trước khi cất lại, để bay hơi ẩm đọng trong túi.

Theo dõi định kỳ và nguyên tắc bán trước

Lịch kiểm hàng. Mỗi tuần hoặc mỗi hai tuần, mở ngẫu nhiên vài thùng ở các khu, kiểm mùi, ẩm, côn trùng. Tăng tần suất vào mùa nồm và mùa nóng.

Nhạy cảm bán trước. Hàng dễ hỏng do nhiệt, ẩm nên được ưu tiên bán trước, kể cả khi hạn dùng còn dài. Không giữ sô cô la qua mùa nóng chờ dịp lễ.

Nhập theo mùa. Hạn chế nhập hàng nhạy nhiệt vào giữa mùa nóng, hàng nhạy ẩm vào giữa mùa nồm, nếu không có điều kiện cất giữ phù hợp.

Ghi ngày nhập lên thùng. Nhìn là biết thùng nào đã nằm lâu. Kết hợp với hạn dùng để quyết định thứ tự bán.

Tách hàng có dấu hiệu. Món nào có dấu hiệu hỏng tách riêng ngay, không để lẫn với hàng tốt, nhất là đồ có mốc vì mốc lan.

Ghi lại thiệt hại. Món hỏng do bảo quản ghi vào sổ với nguyên nhân: nóng, ẩm, côn trùng. Sau vài tháng, sổ cho thấy nhóm hàng nào, chỗ cất nào hay gây thiệt hại nhất, để sửa đúng chỗ thay vì mua thêm thiết bị theo cảm giác.

Gửi hàng cho khách trong mùa nóng

Chặng giao trong nước cũng có thể làm hỏng hàng nhạy nhiệt. Một gói sô cô la nằm trên xe giao hàng cả buổi trưa có thể chảy trước khi tới tay khách. Với hàng nhạy nhiệt, chọn giao vào buổi sáng, chọn cách giao nhanh, bọc thêm lớp cách nhiệt đơn giản, và báo khách nhận hàng sớm.

Ghi chú cho khách về cách bảo quản sau khi nhận: cất nơi mát, tránh nắng, với sô cô la có thể cho vào ngăn mát tủ lạnh trong túi kín và lấy ra để về nhiệt độ phòng trước khi mở để tránh đọng hơi nước. Với mỹ phẩm, nhắc khách không để trong xe hoặc nơi nắng.

Khi khách phản ánh hàng hỏng do nhiệt, đối chiếu ảnh lúc đóng gói và thời gian giao. Nếu hỏng do chặng giao, người bán xử lý với khách rồi khiếu nại bên giao. Với hàng nhạy nhiệt, nhiều người bán chủ động ghi chính sách: không giao ở những đợt nắng nóng gay gắt, hoặc khách tự chịu rủi ro nếu chọn cách giao chậm.

Nói với khách về điều kiện bảo quản

Hàng ngoại đã được bảo quản đúng cách là một điểm mạnh nên nói ra: hàng được cất trong phòng có kiểm soát ẩm, hàng nhạy nhiệt được giao buổi sáng, hàng kiểm định kỳ. Không nên hứa những điều không làm được như "bảo quản lạnh toàn bộ" nếu thực tế không có.

Nếu một lô có dấu hiệu bị ảnh hưởng nhẹ, như hộp hơi ố, bao bì hơi mềm, nhưng sản phẩm bên trong vẫn tốt, nói rõ và giảm giá tương ứng. Không bán sản phẩm đã đổi tính chất như mỹ phẩm tách lớp, đồ ăn có mùi lạ, kể cả với giá rẻ.

Với khách mua số lượng lớn hoặc mua để làm quà, hướng dẫn thêm cách cất giữ tại nhà trong mùa nồm, mùa nóng. Một tờ hướng dẫn ngắn kèm theo gói hàng giúp khách giữ sản phẩm tốt hơn và giảm những phàn nàn về hư hỏng xảy ra sau khi đã nhận hàng, vốn rất khó phân định ai chịu.

Tính chi phí bảo quản vào giá vốn

Bảo quản không miễn phí. Các khoản cần tính gồm: kệ, pallet, thùng kín, gói hút ẩm, máy hút ẩm, điện cho máy hút ẩm hoặc điều hoà, và phần hao hụt do hàng hỏng dù đã cất cẩn thận. Với shop nhỏ, những khoản này thường bị coi là chi tiêu gia đình và không bao giờ vào giá vốn.

Ví dụ giả định: shop dùng một máy hút ẩm chạy khoảng nửa năm mỗi năm, cộng chi phí gói hút ẩm và hao hụt, tổng khoảng 3 triệu đồng một năm. Nếu shop bán khoảng 1.500 món mỗi năm, chi phí bảo quản khoảng 2 nghìn đồng mỗi món. Con số nhỏ, nhưng với món có biên lợi nhuận mỏng, nó vẫn đáng kể; và nếu không bảo quản, thiệt hại do một thùng đồ da mốc có thể lớn hơn chi phí cả năm.

Khi tính được chi phí bảo quản theo món, người bán có thêm một căn cứ để quyết định nên giữ hàng có sẵn hay chuyển sang order: hàng nằm kho càng lâu, chi phí bảo quản và rủi ro hỏng càng cộng dồn.

Câu hỏi thường gặp

Sô cô la nổi lớp trắng có ăn được không?

Lớp trắng thường do bơ cacao hoặc đường kết tinh lại sau khi chảy rồi đông, ảnh hưởng hình thức và kết cấu. Với người bán, sô cô la đã nổi trắng không còn bán được như hàng nguyên vẹn; không nên bán, hoặc nếu có thì phải nói rõ tình trạng và để khách quyết định.

Có cần máy hút ẩm cho kho hàng tại nhà không?

Phụ thuộc vào nhóm hàng và vùng miền. Với đồ da, đồ len, đồ điện, mỹ phẩm, đặc biệt ở miền Bắc vào mùa nồm, máy hút ẩm thường đáng đầu tư so với thiệt hại do mốc. Tính chi phí điện vào giá vốn.

Đồ da bị mốc nhẹ có xử lý được không?

Mốc nhẹ trên bề mặt thường có thể làm sạch theo hướng dẫn dành cho từng loại da, nhưng có thể để lại vết hoặc mùi. Với hàng bán mới, đồ da đã mốc không còn là hàng nguyên vẹn; cần nói rõ khi bán hoặc không bán.

Mỹ phẩm để trong phòng nóng vài tuần có còn dùng được không?

Tuỳ sản phẩm. Dấu hiệu tách lớp, đổi màu, đổi mùi cho thấy sản phẩm đã bị ảnh hưởng. Không có dấu hiệu không có nghĩa chắc chắn tốt; tốt nhất là cất đúng hướng dẫn của nhà sản xuất ngay từ đầu.

Có nên cất mỹ phẩm trong tủ lạnh không?

Chỉ khi nhà sản xuất khuyến cáo. Một số sản phẩm có thể bị ảnh hưởng khi để lạnh, như tách lớp hoặc đặc lại. Với kho hàng, chỗ mát, ổn định nhiệt độ quan trọng hơn chỗ lạnh.

Đồ điện tử từ nước lạnh về nên làm gì trước khi mở hộp?

Để kiện nguội dần về nhiệt độ phòng trong một thời gian trước khi mở hộp, để tránh hơi nước đọng trên bề mặt lạnh của thiết bị. Không cắm điện ngay khi thiết bị còn lạnh hoặc có hơi nước.