Khi mua hàng Mỹ từ xa, người bán nhỏ thường chọn một trong ba mô hình: cho người bán ở Mỹ giao về một kho trung chuyển rồi gom gửi về Việt Nam, đặt người bán gửi thẳng ra nước ngoài nếu họ nhận, hoặc giao toàn bộ việc mua và gửi cho một người mua hộ. Không mô hình nào tốt nhất cho mọi shop; mỗi cái đổi một thứ lấy một thứ khác giữa quyền kiểm soát, chi phí, thời gian và rủi ro.
Bài này không bàn cách tính giá về tay hay thuế bán hàng bang (đã có nhiều bài khác nói), mà giúp bạn chọn mô hình hợp với quy mô và mặt hàng của mình: ai kiểm hàng, ai đổi trả, hàng chờ ở đâu, bạn nắm được bao nhiêu thông tin, và khi có sự cố thì ai chịu.
Ba mô hình nhìn cạnh nhau
Bảng so sánh dưới đây dựa trên cách vận hành phổ biến; từng đơn vị cụ thể có thể khác ở chi tiết.
| Tiêu chí | Gom về kho trung chuyển | Người bán gửi thẳng | Ký gửi người mua hộ |
|---|---|---|---|
| Ai đặt hàng | Bạn tự đặt trên sàn, giao tới địa chỉ kho | Bạn tự đặt, chọn giao quốc tế | Người mua hộ đặt theo yêu cầu của bạn |
| Kiểm hàng | Kho kiểm theo gói dịch vụ bạn chọn | Không ai kiểm cho tới khi hàng về | Người mua hộ kiểm, mức độ tuỳ thoả thuận |
| Đổi trả khi hàng lỗi | Có thể, nếu kho hỗ trợ gửi trả trong hạn | Gần như không khả thi | Người mua hộ xử lý nếu đã thoả thuận |
| Gom nhiều đơn | Có, tiết kiệm cước | Không, mỗi đơn đi riêng | Có |
| Phạm vi hàng | Gần như mọi món giao trong nước Mỹ | Chỉ món người bán chịu gửi quốc tế | Cả hàng ở cửa hàng vật lý |
| Bạn nắm thông tin | Cao: thấy từng đơn, từng mã theo dõi | Cao với từng đơn | Phụ thuộc người mua hộ báo lại |
| Rủi ro chính | Kho chậm, mất hàng trong kho, phụ phí lưu kho | Thuế, phí thu khi nhận, không đổi được | Người mua hộ chậm, nhầm, hoặc ôm tiền |
Đọc bảng theo câu hỏi: "Nếu món này hỏng, mình còn làm được gì?" Mô hình nào để bạn còn nhiều lựa chọn nhất cho mặt hàng của mình thì đáng cân nhắc nhất.
Gom về kho trung chuyển: hợp với ai, cần hỏi gì
Kho trung chuyển là một địa chỉ ở Mỹ (thường ở bang có thuế bán hàng thấp hoặc gần sân bay lớn) nhận hàng thay bạn. Bạn tự mua trên các sàn, ghi địa chỉ kho kèm mã khách hàng của mình. Kho nhận, ghi nhận từng kiện, kiểm theo mức bạn chọn, rồi gom lại đóng thùng gửi về Việt Nam theo lịch.
Mô hình này hợp với shop đã quen mua trực tuyến, muốn tự chọn từng món, đặt từ nhiều người bán khác nhau và cần gom để giảm cước. Lợi thế lớn nhất là bạn nắm trọn thông tin: biết món nào đã tới kho, món nào còn trên đường, kiện nào có vấn đề.
Những điều cần hỏi trước khi chọn kho: kho kiểm hàng ở mức nào (chỉ đếm kiện hay mở từng món), có chụp ảnh không; hàng được lưu miễn phí bao lâu, quá hạn tính thế nào; kho có hỗ trợ gửi trả hàng cho người bán trong nước Mỹ không; các nhóm hàng kho không nhận; cách kho khai báo thùng khi gửi đi và ai làm thủ tục ở đầu Việt Nam; bồi thường khi mất hàng trong kho theo mức nào. Kho trả lời rõ, có văn bản điều khoản, là dấu hiệu tốt.
Người bán gửi thẳng: đơn giản nhưng ít quyền
Một số người bán và một số sàn có lựa chọn gửi thẳng ra nước ngoài. Bạn đặt hàng, nhập địa chỉ ở Việt Nam, trả cước quốc tế ngay trên trang. Không có trung gian, không phải chờ gom, quy trình đơn giản nhất. Với những món lẻ, đắt, cần nhanh, đây là lựa chọn đáng xét.
Đổi lại, bạn mất khâu kiểm trước khi hàng rời nước Mỹ, và quyền đổi trả gần như không còn vì gửi trả ngược tốn kém. Mỗi đơn đi riêng nên cước tính riêng, không hưởng lợi từ việc gom. Một số chương trình gửi quốc tế thu trước một khoản ước tính cho thuế và phí nhập khẩu; khoản này là ước tính của bên bán, không phải số cuối cùng theo quy định của Việt Nam, nên cần hiểu rõ trước khi trả.
Gửi thẳng cũng khó dùng cho hàng kinh doanh với số lượng: từng kiện nhỏ đi riêng lẻ, khó lập chứng từ cho cả lô, và nếu nhiều kiện cùng loại về một người nhận trong thời gian ngắn, hải quan có thể xác định đó là hàng kinh doanh và yêu cầu làm thủ tục tương ứng. Với hàng bán, nên khai đúng ngay từ đầu.
Nếu vẫn dùng gửi thẳng, chọn nó cho đúng chỗ: món lẻ giá trị cao, khách đã chấp nhận rủi ro không đổi trả, người bán có uy tín lâu năm và mô tả sản phẩm rõ ràng. Lưu lại toàn bộ trang đơn hàng, hoá đơn điện tử và mã theo dõi; khi có tranh chấp với người bán, đó là bằng chứng duy nhất bạn có.
Ký gửi người mua hộ: giao việc cho người khác
Ở mô hình thứ ba, bạn gửi danh sách món cho một người hoặc một đơn vị mua hộ. Họ mua (trực tuyến hoặc tại cửa hàng), nhận, kiểm, đóng và gửi về. Bạn trả tiền hàng cộng phí công. Mô hình này mở ra cả những món chỉ có ở cửa hàng vật lý, những món người bán không gửi tới kho trung chuyển, và giảm việc cho bạn.
Rủi ro dời sang phía người mua hộ: họ có mua đúng không, có báo đúng giá không, có kiểm kỹ không, và trường hợp xấu nhất là nhận tiền rồi không giao hàng. Vì vậy chọn người mua hộ quan trọng hơn chọn mô hình. Các dấu hiệu cần xem: có lịch sử làm việc kiểm chứng được, gửi ảnh hoá đơn thật cho từng món, có thoả thuận viết rõ về phí, thời hạn, trách nhiệm khi hàng lỗi, và không ép bạn chuyển hết tiền trước cho đơn lớn lần đầu.
Một cách giảm rủi ro là bắt đầu bằng đơn nhỏ, tăng dần khi đã có vài lần giao dịch suôn sẻ, và chia tiền thành nhiều đợt theo tiến độ (ứng một phần để mua, phần còn lại khi thấy ảnh hàng đã đóng thùng). Chuyên mục hàng xách tay và mua hộ của trang có bài đi sâu về cách làm việc với người mua hộ.
Ví dụ giả định: cùng một đơn đi theo ba mô hình
Giả sử một shop nhận đơn của năm khách, gồm ba đôi giày thể thao, hai tai nghe và một máy xay cầm tay, mua từ bốn người bán khác nhau trên sàn Mỹ. Đi theo mô hình gửi thẳng, chỉ hai trong bốn người bán nhận gửi quốc tế; bốn kiện đi riêng, cước cộng lại cao, và máy xay không thuộc nhóm được gửi thẳng nên phải bỏ hoặc tìm đường khác.
Đi theo mô hình kho trung chuyển, cả bốn người bán giao tới kho trong vòng một tuần. Kho đếm, chụp ảnh, phát hiện một đôi giày sai size; shop yêu cầu kho gửi trả cho người bán, đặt lại đúng size, chờ thêm vài ngày rồi mới gom thùng. Tổng thời gian dài hơn một chút nhưng hàng về đúng và cước gom rẻ hơn gửi lẻ. Máy xay dùng điện 110V được kho đánh dấu để shop nhớ báo khách.
Đi theo mô hình người mua hộ, người mua hộ mua đủ cả sáu món, kiểm và đóng thùng. Shop đỡ việc nhất, nhưng phụ thuộc vào việc người mua hộ phát hiện đôi giày sai size kịp thời và báo lại. Phí công cộng thêm vào giá. Ba cách cho ba kết quả khác nhau về chi phí, thời gian và mức yên tâm; không cách nào thắng tuyệt đối, chỉ có cách hợp hơn với đơn cụ thể và với thói quen làm việc của shop.
Chọn mô hình theo hoàn cảnh của shop
Không cần trung thành với một mô hình. Nhiều shop dùng cả ba cho các nhóm hàng khác nhau. Một vài gợi ý theo tình huống:
- Shop mới, đơn ít, mua lẻ vài món đắt: gửi thẳng nếu người bán nhận, hoặc người mua hộ tin cậy cho món ở cửa hàng.
- Shop bán đều mỗi tháng, tự chọn hàng trực tuyến: kho trung chuyển, gom theo lịch cố định, có gói kiểm hàng cho đồ dễ lỗi.
- Shop bán hàng săn ở cửa hàng giảm giá, outlet: người mua hộ hoặc người thân, vì hàng không có trên mạng.
- Hàng điện tử, hàng dễ lỗi: mô hình có khâu kiểm tại Mỹ và còn quyền đổi trả (kho có hỗ trợ gửi trả, hoặc người mua hộ kiểm kỹ).
- Hàng đặt trước số lượng lớn trong mùa sale: kết hợp kho trung chuyển cho phần mua trực tuyến và người mua hộ cho phần tại cửa hàng.
- Khi lô hàng lớn tới mức cần chứng từ đầy đủ: cân nhắc đi chính ngạch qua doanh nghiệp nhập khẩu thay vì cố kéo dài các mô hình lô nhỏ.
Dù chọn mô hình nào, đặt câu hỏi giống nhau: hàng của bạn được khai báo thế nào khi vào Việt Nam, ai đứng tên, chứng từ nào bạn giữ được. Câu trả lời mơ hồ ở khâu này là rủi ro lớn hơn mọi chênh lệch về cước.
Dấu hiệu nên đổi mô hình
Tỷ lệ hàng lỗi phát hiện ở Việt Nam tăng. Nếu bạn đang gửi thẳng hoặc kho chỉ đếm kiện, tỷ lệ lỗi tăng là dấu hiệu cần thêm khâu kiểm tại Mỹ.
Thời gian chờ gom quá dài. Kho gom theo lịch tuần mà đơn của bạn ít, thùng nằm chờ lâu, khách sốt ruột. Có thể đổi sang gửi lẻ cho món gấp hoặc giảm số nguồn để đủ thùng nhanh hơn.
Phụ phí lưu kho lặp lại. Phụ phí lưu kho thường xuyên cho thấy bạn đặt hàng rải rác quá; gom đơn đặt về một khoảng ngắn để kho gửi kịp hạn miễn phí.
Người mua hộ báo lại chậm, ảnh hoá đơn thiếu. Đây là dấu hiệu sớm của trục trặc lớn hơn. Giảm quy mô đơn với người đó, thử thêm một nguồn khác song song.
Khách phàn nàn thời gian chờ nhiều hơn phàn nàn giá. Khi lý do khách bỏ đơn chủ yếu là chờ lâu, mô hình gom theo lịch cố định có thể không còn hợp. Thử tách nhóm hàng gấp đi đường riêng, hoặc rút ngắn lịch gom, rồi so số đơn huỷ trước và sau khi đổi.
Khách hỏi chứng từ, bảo hành mà bạn không đưa ra được. Khi khách của bạn chuyển dần sang nhóm cần hoá đơn, bảo hành rõ, mô hình lô nhỏ không theo kịp; đến lúc tính tới con đường chính ngạch.
Câu hỏi thường gặp
Kho trung chuyển ở bang không thu thuế bán hàng có lợi hơn không?
Thuế bán hàng thường tính theo nơi giao hàng, nên kho ở bang không thu hoặc thu thấp có thể giúp giảm giá mua. Tuy nhiên quy định có thể thay đổi, một số nơi vẫn có thuế địa phương, và kho ở xa có thể làm thời gian giao trong nước dài hơn. Tính cả hai yếu tố.
Kho có mở hàng của mình ra kiểm có làm mất bảo hành không?
Mở hộp để kiểm thường không làm mất bảo hành của hãng, nhưng có thể ảnh hưởng tới quyền trả hàng với một số người bán yêu cầu hàng còn nguyên niêm phong. Với món đắt, cân nhắc chỉ kiểm bên ngoài và mở khi đã chắc giữ lại.
Nếu hàng mất trong kho trung chuyển thì sao?
Kho thường bồi thường theo điều khoản của họ, có mức trần và yêu cầu bằng chứng hàng đã tới kho. Đọc điều khoản trước khi gửi hàng đắt, giữ mã theo dõi và xác nhận giao hàng của người bán. Món giá trị cao nên hỏi về bảo hiểm riêng.
Dùng nhiều kho cùng lúc có nên không?
Có thể để so sánh hoặc dự phòng, nhưng chia đơn ra nhiều kho làm mỗi thùng nhẹ đi và cước tính trên mỗi ký thường cao hơn. Thường người bán nhỏ dùng một kho chính và một phương án dự phòng.
Mô hình nào an toàn nhất về pháp lý khi về Việt Nam?
Không phụ thuộc mô hình mà phụ thuộc cách hàng được khai báo. Hàng kinh doanh cần được khai đúng là hàng kinh doanh, đúng trị giá, nộp thuế theo quy định hiện hành, đáp ứng yêu cầu riêng của từng nhóm hàng. Hỏi rõ bên gửi về cách họ làm thủ tục ở đầu Việt Nam.