Người đánh hàng ngoại về bán thường xuyên đang kinh doanh, và kinh doanh thì phải có tư cách phù hợp theo quy định hiện hành: hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, kê khai và nộp thuế, có chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng. Bán thử vài món cho người quen khác với mở shop bán đều đặn trên mạng hay tại cửa hàng; ranh giới cụ thể và ngưỡng phải đăng ký được quy định trong văn bản hiện hành và có thể thay đổi.
Bài này giải thích nguyên lý: vì sao tư cách kinh doanh quan trọng với riêng hàng ngoại, chọn hộ kinh doanh hay doanh nghiệp theo những yếu tố nào, chứng từ nguồn gốc gồm những gì với từng con đường nhập hàng. Bài không nêu ngưỡng doanh thu, mức thuế hay thủ tục chi tiết; những điều đó cần kiểm tại cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế nơi bạn hoạt động, hoặc hỏi người làm kế toán, thủ tục có chuyên môn.
Vì sao hàng ngoại cần giấy tờ hơn hàng nội
Với hàng mua sỉ trong nước, nguồn gốc thường được chứng minh bằng hoá đơn của người bán sỉ. Với hàng ngoại, chuỗi nguồn gốc dài hơn: mua ở nước ngoài, qua vận chuyển quốc tế, qua thủ tục hải quan, rồi mới tới tay bạn. Khi cơ quan quản lý thị trường kiểm tra, khi sàn thương mại điện tử yêu cầu, hoặc khi khách khiếu nại, câu hỏi đầu tiên luôn là: hàng này vào Việt Nam bằng đường nào, có chứng từ gì.
Hàng hoá đang bày bán mà không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp có thể bị coi là hàng không rõ nguồn gốc, xuất xứ và bị xử lý theo quy định hiện hành, kể cả khi bạn thật sự mua ở cửa hàng chính hãng ở nước ngoài. Nói cách khác, mua đúng chưa đủ; phải chứng minh được là đã mua đúng và đã đưa vào đúng cách.
Thêm vào đó, các sàn thương mại điện tử lớn trong nước ngày càng yêu cầu người bán cung cấp giấy tờ cho một số ngành hàng, nhất là mỹ phẩm, thực phẩm, đồ cho trẻ em. Không có tư cách kinh doanh và chứng từ, bạn bị giới hạn ở những kênh bán ít kiểm duyệt, nơi rủi ro tranh chấp và lừa đảo cao hơn.
Hộ kinh doanh hay doanh nghiệp: chọn theo những yếu tố nào
Quy mô và kế hoạch phát triển. Hộ kinh doanh thường đơn giản hơn để bắt đầu, hợp với quy mô nhỏ do cá nhân hoặc gia đình làm. Doanh nghiệp phức tạp hơn về sổ sách nhưng hợp khi bạn muốn tự đứng tên nhập khẩu, bán cho doanh nghiệp khác, gọi thêm người góp vốn.
Nhu cầu đứng tên nhập khẩu. Muốn tự đứng tên trên tờ khai hải quan cho lô hàng thương mại, làm công bố sản phẩm, thường cần một pháp nhân phù hợp với yêu cầu của thủ tục đó theo quy định hiện hành. Nếu bạn định đi chính ngạch thường xuyên, đây là yếu tố nặng nhất.
Trách nhiệm tài sản. Chủ hộ kinh doanh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình; một số loại hình doanh nghiệp giới hạn trách nhiệm trong phần vốn góp. Với hoạt động có rủi ro hàng hoá lớn, đây là điều nên cân nhắc.
Khả năng giữ sổ sách. Doanh nghiệp đòi chế độ kế toán, báo cáo đầy đủ hơn. Nếu chưa có người làm kế toán, gánh nặng này có thể lớn hơn lợi ích ở giai đoạn đầu.
Kênh bán. Một số sàn, siêu thị, khách hàng doanh nghiệp chỉ làm việc với người bán có tư cách pháp lý và xuất được hoá đơn phù hợp. Kênh bán bạn nhắm tới có thể quyết định thay bạn.
Chứng từ nguồn gốc theo từng con đường nhập hàng
Mỗi con đường đưa hàng về để lại một kiểu dấu vết giấy tờ khác nhau. Bảng dưới gợi ý những gì người bán nhỏ nên cố gắng có và giữ; mức đủ hay chưa đủ cho từng trường hợp cần hỏi người làm thủ tục.
| Con đường | Chứng từ nên có | Điểm yếu thường gặp |
|---|---|---|
| Tự mua ở chợ, cửa hàng rồi gửi gom hàng | Hoá đơn hoặc biên nhận mua, phiếu gửi, chứng từ của bên gom hàng, chứng từ thuế nếu có | Sạp chợ chỉ ghi tay; bên gom hàng không cung cấp tờ khai đứng tên bạn |
| Đặt sàn nước ngoài | Xác nhận đơn, hoá đơn điện tử của người bán, vận đơn, chứng từ thông quan | Đơn sàn đứng tên cá nhân, không phải chứng từ thương mại đầy đủ |
| Nhờ người mua hộ | Ảnh hoá đơn gốc, bản thoả thuận mua hộ, chứng từ gửi hàng | Hoá đơn đứng tên người mua hộ; chuỗi chứng từ bị đứt ở khâu chuyển giao |
| Chính ngạch qua doanh nghiệp | Hợp đồng, hoá đơn thương mại, vận đơn, tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế, hoá đơn bán lại cho bạn nếu đi uỷ thác | Ít điểm yếu nếu doanh nghiệp làm đúng; cần kiểm doanh nghiệp đó có thật và xuất hoá đơn hợp lệ |
Nhìn bảng sẽ thấy vì sao nhiều người bán nhỏ dần chuyển sang chính ngạch cho nhóm hàng chính: không phải vì thích thủ tục, mà vì đó là con đường duy nhất cho bộ chứng từ không bị đứt khúc. Với các con đường khác, giữ được càng nhiều chứng từ càng tốt, và đừng bán nhóm hàng phải công bố, kiểm tra qua những con đường không đáp ứng được yêu cầu đó.
Thuế: nguyên lý mà người đánh hàng cần nắm
Hàng đánh về chịu hai lớp nghĩa vụ thuế khác nhau. Lớp thứ nhất phát sinh khi hàng vào Việt Nam: thuế nhập khẩu và các khoản thuế khác theo quy định, nộp qua hải quan, thường do bên vận chuyển, bên làm thủ tục hay doanh nghiệp nhập khẩu thực hiện và tính vào chi phí bạn trả. Lớp thứ hai phát sinh khi bạn bán hàng: thuế liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn, kê khai với cơ quan thuế theo loại hình hộ kinh doanh hay doanh nghiệp.
Hai lớp này độc lập. Đã nộp thuế khi hàng vào không có nghĩa là không phải kê khai khi bán; ngược lại, kê khai thuế bán hàng đầy đủ không bù được việc hàng vào mà không làm thủ tục đúng. Quy định về cách tính, ngưỡng, phương pháp kê khai cho hộ kinh doanh và người bán trên sàn đã và đang thay đổi; hãy kiểm thông tin hiện hành từ cơ quan thuế hoặc nhờ người làm kế toán có chuyên môn.
Một điều chắc chắn: giữ chứng từ mua hàng, chứng từ thuế khi hàng vào và sổ bán hàng đầy đủ giúp bạn chứng minh giá vốn, tính đúng nghĩa vụ và tránh bị ấn định thuế theo cách bất lợi khi bị kiểm tra.
Các bước chuẩn hoá cho shop đang chạy
Nếu bạn đã bán một thời gian mà chưa có tư cách kinh doanh hay chứng từ đầy đủ, đây là trình tự gợi ý để chuẩn hoá dần mà không phải dừng bán.
- Kiểm kê hàng đang có, chia thành nhóm có chứng từ đầy đủ, nhóm có một phần, nhóm không có. Ưu tiên bán nhóm có chứng từ trên những kênh có kiểm duyệt.
- Tìm hiểu loại hình phù hợp (hộ kinh doanh hay doanh nghiệp) và thủ tục đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nơi bạn hoạt động theo đơn vị hành chính hiện hành.
- Từ lô kế tiếp, chọn con đường nhập hàng để lại đủ chứng từ; dừng nhập nhóm hàng phải công bố, kiểm tra qua con đường không đáp ứng.
- Lập sổ bán hàng và sổ nhập hàng theo lô; giữ chứng từ gốc và bản chụp ở hai nơi.
- Nhờ người làm kế toán hoặc dịch vụ thủ tục có chuyên môn rà một lần để biết nghĩa vụ thuế và cách kê khai phù hợp.
Chuẩn hoá thường mất vài tháng. Điều quan trọng là bắt đầu từ lô kế tiếp, vì mỗi lô nhập mới không có chứng từ lại làm việc chuẩn hoá khó thêm.
Bán trên sàn và mạng xã hội: những gì hay bị hỏi
Khi đăng ký gian hàng trên sàn thương mại điện tử, người bán thường được yêu cầu thông tin định danh và, với một số ngành hàng, giấy tờ kinh doanh và giấy tờ sản phẩm. Hàng nhập khẩu có thể bị yêu cầu chứng từ nhập khẩu, giấy công bố với mỹ phẩm, giấy tờ an toàn thực phẩm với thực phẩm. Yêu cầu cụ thể tuỳ sàn và thay đổi theo thời gian; đọc chính sách người bán của sàn trước khi đăng.
Bán qua mạng xã hội ít kiểm duyệt hơn ở khâu đăng, nhưng nghĩa vụ pháp lý của người bán không đổi. Thông tin về người bán, giá, nguồn gốc hàng cần rõ ràng; khi có khiếu nại hay kiểm tra, những gì bạn đã đăng và đã nhắn với khách có thể trở thành bằng chứng.
Một thói quen tốt là viết mô tả nguồn gốc đúng với chứng từ mình có: mua ở đâu, đi đường nào về, có bảo hành hãng hay không. Đừng dùng những chữ như chính ngạch, có hoá đơn đỏ khi thực tế không có; đó là mô tả sai về hàng hoá.
Những lời chào mời nên cảnh giác
"Bao giấy tờ, bao hoá đơn cho hàng xách tay." Hoá đơn, chứng từ phải phản ánh giao dịch có thật. Mua hoá đơn không gắn với giao dịch thật để hợp thức hoá nguồn hàng là vi phạm, và người sử dụng hoá đơn đó cũng phải chịu trách nhiệm. Chứng từ hợp lệ chỉ đến từ việc nhập hàng đúng cách.
"Bao thuế trọn gói, không cần khai gì." Giá trọn gói gồm cả thuế là cách báo giá bình thường, nhưng nếu kèm lời hứa không cần khai báo, không có chứng từ thì cần hỏi kỹ hàng được đưa vào bằng cách nào. Khi cách đưa hàng vào không đúng quy định, rủi ro bị thu giữ, truy thu có thể rơi vào chính lô hàng của bạn.
"Đứng tên hộ nhập khẩu." Mượn tên một người hay một doanh nghiệp không liên quan để nhập hàng của mình, không có hợp đồng uỷ thác thật, dễ dẫn tới tranh chấp quyền sở hữu hàng và trách nhiệm pháp lý mập mờ. Nếu cần đi qua doanh nghiệp, hãy dùng hình thức uỷ thác có hợp đồng và chứng từ rõ ràng.
"Mỹ phẩm, thực phẩm chức năng này không cần công bố vì là hàng xách tay." Nghĩa vụ công bố, kiểm tra gắn với việc đưa hàng ra lưu thông để bán, không phụ thuộc hàng đi đường nào. Lời nói này thường dẫn tới lô hàng bị gỡ khỏi sàn hoặc bị xử lý khi kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng ngoại cho bạn bè thỉnh thoảng có phải đăng ký không?
Quy định phân biệt hoạt động kinh doanh thường xuyên với những giao dịch lẻ tẻ; ranh giới cụ thể nằm trong văn bản hiện hành và cách cơ quan có thẩm quyền áp dụng. Nếu việc bán đã đều đặn, có trang bán, có lãi, nên tìm hiểu đăng ký sớm thay vì chờ bị hỏi.
Hộ kinh doanh có tự đứng tên nhập khẩu được không?
Điều này phụ thuộc quy định hiện hành về chủ thể được làm thủ tục hải quan và loại hàng. Nhiều người bán nhỏ chọn đi qua doanh nghiệp nhập khẩu uỷ thác hoặc tự lập doanh nghiệp khi cần đứng tên. Hỏi chi cục hải quan hoặc đại lý làm thủ tục hải quan cho trường hợp cụ thể.
Mua hàng ở cửa hàng nước ngoài có hoá đơn thì có đủ chứng minh nguồn gốc không?
Hoá đơn mua ở nước ngoài chứng minh bạn đã mua hàng ở đó, nhưng chưa chứng minh hàng đã vào Việt Nam hợp lệ. Cần thêm chứng từ của khâu vận chuyển và thủ tục hải quan. Hai mảnh giấy này đi cùng nhau mới thành chuỗi.
Có nên thuê người làm kế toán khi mới bắt đầu?
Không bắt buộc ở quy mô rất nhỏ, nhưng một lần tư vấn ban đầu thường đáng tiền: giúp bạn chọn loại hình, biết sổ sách nào cần giữ và tránh sai từ đầu. Sửa sai sau vài năm thường tốn hơn nhiều.
Nhãn phụ tiếng Việt do ai dán?
Nguyên tắc là hàng nhập khẩu lưu thông trong nước phải có nhãn đáp ứng quy định về nhãn hàng hoá, thường là nhãn phụ tiếng Việt, và trách nhiệm gắn với tổ chức, cá nhân đưa hàng ra lưu thông. Nội dung bắt buộc tuỳ nhóm hàng; tra quy định hiện hành trước khi bán.