Chọn bên vận chuyển hàng quốc tế cho shop nhỏ nên dựa trên năm tiêu chí: phạm vi trách nhiệm rõ ràng (họ lo chặng nào), cách khai báo hàng của bạn, chứng từ bạn nhận lại, điều khoản bồi thường khi mất hỏng, và sự minh bạch về các khoản phí. Giá cước mỗi ký chỉ nên là tiêu chí sau cùng, vì bên rẻ nhất trên giấy thường là bên có nhiều khoản "tính sau" nhất hoặc mập mờ nhất về thủ tục.
Bài đưa ra bộ câu hỏi nên đặt trước khi giao kiện đầu tiên, cách đọc câu trả lời, những dấu hiệu cảnh báo, và cách thử một bên mới bằng một kiện nhỏ. Bài không giới thiệu hay chê đơn vị nào; các ví dụ là giả định.
Vì sao giá cước không phải tiêu chí đầu tiên
Người bán nhỏ thường so bên vận chuyển bằng một con số: bao nhiêu tiền một ký. Con số này dễ so nhưng che đi phần lớn rủi ro. Hai bên cùng báo một mức cước có thể khác nhau rất xa ở cách tính cân quy đổi, ở phụ phí, ở việc ai làm thủ tục và bạn nhận chứng từ gì, ở việc họ bồi thường bao nhiêu khi kiện mất.
Với hàng để bán, rủi ro lớn nhất không nằm ở chênh lệch vài phần trăm cước mà ở những sự cố: kiện bị giữ vì khai không đúng, kiện mất mà không được bồi thường thoả đáng, hàng về mà không có chứng từ để bán trên kênh cần giấy tờ. Một lần sự cố có thể xoá lãi của nhiều lô, và với hàng order của khách, còn kéo theo cả uy tín.
Vì vậy, thứ tự nên là: loại những bên không đạt tiêu chí về trách nhiệm, khai báo và chứng từ; trong số còn lại mới so phí tổng (không phải cước) theo kịch bản thường và kịch bản xấu; cuối cùng thử bằng một kiện nhỏ trước khi giao lô lớn. Thứ tự này tốn thêm thời gian ở lần đầu, nhưng tiết kiệm nhiều hơn ở mọi lô sau.
Câu hỏi về phạm vi và khai báo
Hỏi bằng tin nhắn hoặc email để có câu trả lời được ghi lại. Các câu dưới đây xoay quanh việc họ làm gì với kiện của bạn.
- Bên bạn nhận hàng ở đâu tại nước nguồn, giao tới đâu ở Việt Nam? Chặng nào bên bạn trực tiếp làm, chặng nào thuê bên khác?
- Hàng của khách được khai hải quan theo loại hình nào? Ai là người khai, ai đứng tên người nhận trên tờ khai hoặc chứng từ?
- Với hàng mua để bán, bên bạn có làm thủ tục theo diện hàng thương mại không, cần khách cung cấp gì?
- Nhóm hàng nào bên bạn không nhận hoặc nhận có điều kiện (pin, chất lỏng, mỹ phẩm, thực phẩm, đồ cho trẻ em, đồ điện)?
- Nếu kiện bị giữ hoặc bị yêu cầu bổ sung, bên bạn xử lý thế nào, ai chịu chi phí phát sinh?
- Bên bạn tính cân quy đổi theo hệ số nào, làm tròn thế nào, tính theo kiện hay theo cả lô?
Câu trả lời tốt nói rõ điều kiện; câu trả lời đáng ngại là những lời trấn an chung chung như "yên tâm", "bao hết", "chưa bao giờ bị giữ". Một bên đàng hoàng không ngại nói rằng có những loại hàng họ không nhận.
Câu hỏi về chứng từ, phí và bồi thường
Nhóm câu hỏi thứ hai xoay quanh những gì bạn nhận lại và những gì xảy ra khi có sự cố.
- Sau khi hàng về, khách nhận được chứng từ gì: vận đơn, chứng từ thông quan, chứng từ thuế phí?
- Báo giá đã gồm những khoản nào: cước, phụ phí nhiên liệu, phụ phí mùa, phí thủ tục, thuế, phí kho, giao nội địa? Khoản nào tính riêng?
- Kho ở hai đầu giữ hàng miễn phí bao lâu, sau đó tính thế nào?
- Khi kiện mất, hư, thiếu: bồi thường theo căn cứ nào, mức tối đa ra sao, có bảo hiểm mua thêm không?
- Khách phải báo sự cố trong bao lâu kể từ khi nhận hàng, cần bằng chứng gì?
- Kho bên nước nguồn có chụp ảnh, cân đo từng kiện khi nhận không? Khách có xem được không?
Đề nghị họ gửi điều khoản dịch vụ bằng văn bản. Đọc kỹ phần trách nhiệm và bồi thường; nhiều điều khoản giới hạn bồi thường ở mức thấp hơn nhiều so với giá trị hàng nếu bạn không khai giá trị hoặc không mua bảo hiểm.
Đọc câu trả lời: tín hiệu tốt và tín hiệu cảnh báo
Không có bên vận chuyển hoàn hảo; mục tiêu là tránh những bên có rủi ro không chấp nhận được với hàng của bạn.
| Chủ đề | Tín hiệu tốt | Tín hiệu cảnh báo |
|---|---|---|
| Khai báo | Nói rõ loại hình, ai khai, cần chứng từ gì | Gợi ý khai thấp, khai là quà, tách lô để "nhẹ thuế" |
| Chứng từ | Liệt kê chứng từ khách nhận lại | Không có chứng từ gì ngoài mã theo dõi |
| Phí | Báo giá chia khoản, có kịch bản phát sinh | Một con số trọn gói không giải thích, nhiều khoản "tính sau" |
| Bồi thường | Có điều khoản viết, có tuỳ chọn khai giá, bảo hiểm | Chỉ hứa bằng lời, hoặc "bồi thường theo thoả thuận" |
| Hàng hạn chế | Nói rõ không nhận hoặc nhận có điều kiện | "Gì cũng nhận", kể cả hàng có pin, chất lỏng không cần khai |
| Liên lạc | Có kênh chính thức, trả lời trong giờ làm việc | Chỉ liên lạc qua một tài khoản cá nhân, đổi tên liên tục |
Một bên vận chuyển gợi ý cách khai không đúng để rẻ hơn là đang chuyển rủi ro sang bạn. Khi hàng bị phát hiện, người chịu hậu quả về hàng hoá và pháp lý thường là chủ hàng, không phải bên đã gợi ý.
Thử bên mới bằng một kiện nhỏ
Đừng giao lô lớn cho một bên chưa từng làm. Chạy thử như sau:
- Chọn một kiện nhỏ, hàng thông thường, giá trị vừa phải, đại diện cho loại hàng bạn hay gửi.
- Ghi lại mọi thông tin họ báo trước: cân tính cước dự kiến, tổng phí dự kiến, thời gian dự kiến.
- Theo dõi từng chặng: ngày kho nhận, ngày bay hoặc chạy, ngày về kho Việt Nam, ngày giao.
- Khi nhận, so cân tính cước thực tế, tổng phí thực tế, thời gian thực tế với con số dự kiến.
- Đánh giá trải nghiệm hỏi đáp: họ trả lời có nhanh, có đúng, có nhất quán không.
- Nhận đủ chứng từ đã hứa không? Nếu thiếu, họ giải thích thế nào?
Sau hai ba kiện thử, bạn có dữ liệu thật để quyết định. Ghi vào sổ mối hàng như một mối riêng: bên vận chuyển cũng là một mối cần được theo dõi và đánh giá định kỳ. Nếu kiện thử đầu tiên đã lệch nhiều so với lời báo trước, đó là thông tin đủ để dừng, không cần thử thêm bằng tiền của mình.
Khi một bên làm nhiều vai: mua hộ, gom hàng, làm thủ tục
Nhiều đơn vị người bán nhỏ tiếp xúc làm cùng lúc nhiều việc: mua hộ trên sàn hoặc tại cửa hàng, nhận hàng ở kho trung chuyển, gom và gửi, làm thủ tục, giao tận nơi. Mô hình này tiện vì chỉ cần làm việc với một đầu mối. Nhưng nó cũng làm mờ ranh giới trách nhiệm: khi hàng sai mẫu, thiếu, vỡ hay bị giữ, khó biết lỗi nằm ở khâu mua, khâu kho hay khâu vận chuyển.
Với bên làm nhiều vai, hãy hỏi tách từng phần: phí mua hộ, phí kho, cước, phí thủ tục được tính thế nào; ai chịu trách nhiệm khi hàng không đúng đơn; kho có ảnh từng món khi nhận không; chứng từ mua (hoá đơn của cửa hàng hoặc sàn) có được chuyển cho bạn không. Hoá đơn mua đứng tên ai cũng là câu hỏi quan trọng, vì nó liên quan tới việc chứng minh nguồn gốc khi bạn bán lại.
Một bên làm nhiều vai mà minh bạch từng khâu là đối tác tốt cho người mới. Một bên làm nhiều vai mà chỉ báo một con số trọn gói, không cho thấy hoá đơn mua, không nói hàng được khai thế nào, thì sự tiện lợi đó đang được trả bằng rủi ro của bạn.
Giữ hai bên, đánh giá định kỳ
Phụ thuộc hoàn toàn vào một bên vận chuyển là rủi ro, vì tuyến có thể ngừng, chính sách có thể đổi, mùa cao điểm có thể kín chỗ. Người bán nhỏ nên có một bên chính cho phần lớn hàng và một bên dự phòng đã thử, dùng đều đặn với một phần nhỏ lô để giữ quan hệ.
Mỗi quý, nhìn lại sổ: cân tính cước có ổn định không, phí thực tế có lệch nhiều so với báo giá không, tỷ lệ kiện có sự cố bao nhiêu, thời gian trung bình mỗi chặng ra sao, và họ xử lý sự cố thế nào. Những con số này nói lên chất lượng tốt hơn mọi lời giới thiệu. Nếu có thể, so luôn với bên dự phòng trên cùng loại kiện để biết mức chênh thật giữa hai bên.
Khi một bên thay đổi theo hướng xấu, ví dụ phí phát sinh nhiều hơn, trả lời chậm hơn, hay bắt đầu gợi ý những cách khai báo khó chấp nhận, đó là lúc chuyển dần sang bên dự phòng, trước khi gặp một sự cố lớn.
Ví dụ giả định: hai báo giá, một lựa chọn
Một shop thời trang ở Hà Nội cần gửi đều hàng từ Hàn về. Bên A báo cước mỗi ký thấp hơn bên B khoảng một phần năm, nhận mọi loại hàng, nói "bao thuế" và không nhắc tới chứng từ. Bên B báo giá chia khoản, nói rõ hàng mỹ phẩm phải đi theo thủ tục riêng, hàng quần áo để bán đi theo diện hàng thương mại với chứng từ trả cho khách, và có điều khoản bồi thường viết.
Shop thử mỗi bên một kiện nhỏ. Kiện bên A về nhanh, nhưng khi shop muốn đưa hàng lên một sàn yêu cầu chứng từ nguồn gốc thì không có gì để nộp. Kiện bên B về chậm hơn vài ngày, cân tính cước khớp báo giá, kèm chứng từ đầy đủ. Tính tổng, chi phí mỗi món của bên B cao hơn chút ít.
Shop chọn bên B cho hàng chủ lực vì có chứng từ để mở kênh bán và vì biết rõ trách nhiệm khi có sự cố. Lựa chọn đó không phải vì bên A chắc chắn sai, mà vì với cách bán hàng của shop, sự mập mờ về khai báo và chứng từ là rủi ro không đáng đổi lấy phần cước rẻ hơn. Shop vẫn giữ liên lạc với bên A để tham khảo giá thị trường, nhưng không giao hàng thương mại cho bên đó.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chọn bên vận chuyển qua giới thiệu trong nhóm bán hàng?
Giới thiệu là điểm khởi đầu tốt, nhưng vẫn phải hỏi đủ các câu về khai báo, chứng từ, bồi thường và thử bằng kiện nhỏ. Kinh nghiệm của người khác có thể khác bạn vì loại hàng và cách bán khác nhau.
Bên vận chuyển yêu cầu trả trước toàn bộ cước có bình thường không?
Nhiều bên yêu cầu trả cước khi nhận hàng hoặc khi hàng về. Trả trước là chuyện thỏa thuận, nhưng với bên mới, nên trả theo từng kiện và chỉ trả khi đã có thông tin cân đo cụ thể, tránh trả trước một khoản lớn cho nhiều lô chưa gửi.
Bên vận chuyển không có văn phòng, chỉ làm qua mạng thì sao?
Không có văn phòng không tự động là xấu, nhưng cần thêm bằng chứng về tư cách hoạt động: thông tin đăng ký kinh doanh, điều khoản dịch vụ viết, lịch sử làm việc có thể kiểm chứng. Thiếu những thứ này thì rủi ro cao.
Có cần hợp đồng với bên vận chuyển khi gửi lô nhỏ?
Với kiện lẻ, điều khoản dịch vụ và phiếu gửi thường đóng vai trò hợp đồng. Với việc gửi đều đặn hoặc giá trị lớn, nên có thoả thuận viết về giá, trách nhiệm, bồi thường và chứng từ.
Làm sao biết cân quy đổi họ tính có đúng không?
Tự đo và cân kiện trước khi giao, chụp ảnh thước đo và cân, rồi tính theo hệ số họ đã báo. Nếu con số họ tính lệch nhiều, hỏi lại kèm ảnh. Kho có chụp ảnh cân đo khi nhận giúp hai bên dễ đối chiếu.