Chốt đơn theo đợt nghĩa là người bán order chỉ nhận đơn trong một khoảng thời gian định trước, khoá đơn vào một ngày cố định, mua hàng một lần cho cả đợt rồi gửi về chung một chuyến. Cách này giúp gộp phí gửi, dễ kiểm hàng, dễ báo thời gian chờ cho khách, và tránh cảnh mỗi ngày mua vài món lẻ, gửi lẻ, theo dõi hàng chục kiện nhỏ.
Đổi lại, khách phải chờ tới ngày khoá đơn và người bán phải giữ lịch nghiêm túc. Bài viết hướng dẫn cách chọn độ dài đợt, đặt lịch khớp với mùa sale nước ngoài và lịch gửi hàng, xử lý đơn đến muộn, và những sai lầm thường gặp khi mới chuyển từ nhận lẻ sang nhận theo đợt. Số liệu trong bài là ví dụ giả định.
Nhận lẻ và nhận theo đợt khác nhau ở đâu
Khi mới làm order, phần lớn người bán nhận lẻ: khách nhắn là mua, có hàng là gửi. Với vài đơn mỗi tuần, cách này chạy được. Khi số đơn tăng lên, nhận lẻ sinh ra ba thứ tốn kém. Một là phí gửi: mỗi kiện nhỏ chịu phần phí cố định riêng, trong khi gom nhiều món vào một kiện thì phí trên mỗi món giảm. Hai là thời gian theo dõi: mỗi kiện một mã, mỗi khách một trạng thái. Ba là lời hứa thời gian không đều: khách đặt cùng tuần nhưng nhận cách nhau cả tháng.
Nhận theo đợt đổi sự linh hoạt lấy trật tự. Người bán công bố đợt mới, nhận đơn trong một khoảng, khoá đơn, mua một lần, gom một chuyến, giao một lượt. Khách biết trước ngày khoá đơn và khoảng thời gian chờ chung của cả đợt. Người bán biết trước mình cần bao nhiêu tiền, đi mua lúc nào, chuyến gửi nào.
Không có mô hình nào đúng cho mọi người. Shop có khách cần hàng gấp, hàng có hạn dùng ngắn, hoặc mua qua sàn giao nhanh có thể giữ một phần nhận lẻ. Shop bán hàng mua tại cửa hàng ở nước ngoài, hàng nặng, hàng theo mùa sale thì nhận theo đợt thường hợp lý hơn. Nhiều người kết hợp: đợt chính định kỳ, cộng một kênh nhận lẻ cho khách chấp nhận trả phí gửi riêng.
Chọn độ dài một đợt
Độ dài đợt nên khớp với nhịp mua hàng và nhịp gửi hàng. Bảng dưới gợi ý theo kiểu nguồn; con số thời gian là ví dụ giả định để so sánh, không phải chuẩn.
| Kiểu nguồn | Độ dài đợt gợi ý | Vì sao |
|---|---|---|
| Người mua hộ ở nước ngoài đi mua mỗi cuối tuần | Một tuần, khoá đơn trước ngày người mua hộ đi | Khớp với lịch của người mua hộ, không bắt họ đi nhiều lần |
| Sàn bán lẻ nước ngoài gửi về kho trung chuyển | Một đến hai tuần, khoá đơn rồi đặt cùng lúc | Hàng từ nhiều người bán cần thời gian dồn về kho trước khi gửi gom |
| Tự đi lấy hàng theo chuyến | Theo lịch chuyến đi, khoá đơn vài ngày trước khi bay | Cần biết danh sách để xếp lịch đi cửa hàng và tính hành lý |
| Mùa sale lớn ở nước nguồn | Một đợt riêng, mở sớm, khoá đơn trước ngày sale | Giá và tình trạng hàng chỉ có trong vài ngày; cần chuẩn bị tiền và danh sách từ trước |
Đợt quá ngắn thì không gom được bao nhiêu, lợi ích về phí gửi biến mất. Đợt quá dài thì khách chờ lâu cả trước lẫn sau khi khoá đơn, dễ đổi ý. Hãy thử một độ dài, đo số đơn huỷ và phản hồi của khách sau ba bốn đợt rồi điều chỉnh.
Một chu kỳ đợt order từ đầu đến cuối
Dưới đây là một chu kỳ mẫu cho shop nhận order hàng mua tại cửa hàng ở nước ngoài qua người mua hộ. Mỗi shop sẽ điều chỉnh theo nguồn của mình.
- Công bố đợt. Ghi rõ ngày mở, ngày khoá đơn, danh sách mẫu hoặc loại hàng nhận, khoảng thời gian chờ dự kiến tính từ ngày khoá, tỷ lệ cọc, điều kiện hoàn tiền.
- Nhận đơn. Mỗi đơn có mã, được nhắn xác nhận riêng, chỉ tính khi khách đã cọc.
- Khoá đơn đúng giờ. Đăng thông báo đã khoá; đơn đến sau ghi vào danh sách đợt sau.
- Tổng hợp danh sách mua. Gộp theo mẫu, màu, cỡ; tính tổng tiền cần chuyển cho người mua hộ kèm phần dự phòng.
- Mua và báo kết quả. Người mua hộ gửi ảnh hàng và hoá đơn; người bán báo ngay cho khách có món không mua được, kèm lựa chọn hoàn cọc hoặc đổi mẫu.
- Gom và gửi. Gửi cả đợt trong một hoặc vài kiện; cập nhật trạng thái "đã gửi" cho mọi đơn trong đợt.
- Nhận, kiểm, chia đơn, giao. Mở kiện có quay video, đối chiếu từng đơn, thu phần tiền còn lại, giao.
- Đóng đợt. Tính lãi lỗ của đợt, ghi lại những gì chậm, những món hỏng, phản hồi của khách, để chỉnh đợt sau.
Bước cuối là bước hay bị bỏ. Không đóng đợt, người bán không biết đợt nào lãi đợt nào lỗ, không biết thời gian chờ thực tế là bao lâu để báo khách lần sau cho đúng.
Khớp lịch đợt với mùa sale nước ngoài
Mùa giảm giá ở các thị trường nguồn là lúc khách hỏi nhiều nhất và người bán dễ rối nhất. Ở Mỹ có mùa mua sắm cuối tháng Mười Một; ở Hàn, Nhật, châu Âu có các đợt giảm giá theo mùa và theo dịp riêng của từng nước. Thời điểm cụ thể đổi theo năm và theo từng hệ thống cửa hàng, nên lịch đợt cần được dựng mỗi năm dựa trên thông báo của chính nguồn hàng.
Nguyên tắc chung cho đợt sale: mở đơn sớm hơn đợt thường, khoá đơn trước ngày sale bắt đầu để có danh sách và tiền sẵn sàng. Nói rõ với khách rằng giá sale chỉ được xác nhận khi mua thành công; nếu hàng hết ngay giờ đầu, đơn được hoàn cọc. Nhiều người bán chia đơn sale thành hai mức: đơn "chắc chắn" với những món có số lượng lớn, đơn "cầu may" với những món hay hết sớm, và báo trước tỷ lệ mua được thấp hơn với nhóm sau.
Một điều dễ quên: sau mùa sale, kho trung chuyển và bên gửi hàng ở nước nguồn thường quá tải, thời gian gửi về kéo dài hơn ngày thường. Thời gian chờ báo cho khách trong đợt sale phải tính cả độ trễ này. Ví dụ giả định: ngày thường hàng từ kho về tới tay người bán mất khoảng hai tuần, mùa sale có thể dài gấp rưỡi; báo khách theo con số mùa sale, đừng theo con số ngày thường.
Xử lý những tình huống lệch khỏi lịch
Khách nhắn sau giờ khoá đơn. Giữ nguyên tắc: ghi vào đợt sau, báo ngày dự kiến của đợt sau. Mở ngoại lệ cho một người thì lần sau ai cũng xin ngoại lệ, và ngày khoá đơn mất ý nghĩa. Nếu thật sự còn khả năng mua, có thể mở một kênh "đơn bổ sung" với điều kiện rõ: không cam kết, phí gửi riêng.
Khách xin đổi mẫu sau khi khoá. Trước khi người mua hộ đi mua thì có thể đổi nếu không làm lệch danh sách. Sau khi đã mua thì không đổi được; nói rõ điều này trong điều kiện của đợt.
Đợt quá ít đơn. Gửi hàng cho vài đơn có thể không đủ bù phí cố định của một kiện. Người bán có thể gộp với đợt sau và báo khách thời gian chờ dài thêm, hoặc chấp nhận lỗ phí gửi để giữ lời hứa. Đừng im lặng kéo dài mà không báo.
Một phần hàng của đợt về chậm. Không giữ cả đợt chờ phần chậm. Giao những đơn đủ hàng trước, báo riêng từng khách có món về sau, kèm thời gian dự kiến mới.
Người mua hộ ốm hoặc bận đúng tuần đi mua. Báo khách ngay khi biết, đưa lựa chọn chờ thêm hoặc hoàn cọc. Về lâu dài, có một người mua hộ dự phòng hoặc một nguồn thay thế cho những mẫu chính.
Tiền và hàng trong một đợt: giữ sổ cho rõ
Mỗi đợt nên có một trang sổ riêng: danh sách đơn, tổng cọc đã nhận, tổng tiền đã chuyển cho nguồn hàng, phí gửi, phí chuyển đổi tiền, tiền thu thêm khi giao, tiền hoàn cho đơn không mua được. Cuối đợt, cộng trừ ra lãi lỗ của chính đợt đó. Không gộp tiền nhiều đợt vào một chỗ, vì khi có đợt lỗ, người bán sẽ không biết lỗ từ đâu.
Tiền cọc của đợt đang mở chỉ nên dùng để mua hàng cho chính đợt đó. Dùng cọc đợt sau để bù thiếu cho đợt trước là con đường dẫn tới vỡ dòng tiền, vì chỉ cần một đợt khách hỏi hoàn tiền nhiều là không còn tiền trả. Bài về quản lý tiền cọc trong cùng chuyên mục đi sâu vào chuyện tách quỹ.
Ví dụ giả định để thấy lợi ích của việc gom: một đợt có ba mươi món, gửi trong hai kiện. Nếu gửi lẻ từng món, mỗi món chịu một phần phí cố định của kiện; khi gom, phần phí cố định đó chia cho mười lăm món mỗi kiện. Khoản tiết kiệm này thường là lý do chính khiến người bán chuyển sang đợt, nhưng nó chỉ có thật khi đợt đủ đông và kiện được đóng gọn.
Ghi chép theo đợt còn giúp trả lời câu khách hay hỏi nhất: "đợt trước bao lâu thì về". Có số liệu thật của năm, sáu đợt gần nhất, người bán báo thời gian chờ dựa trên dữ liệu, không dựa trên trí nhớ hay mong muốn.
Sai lầm hay gặp khi mới chuyển sang nhận theo đợt
Những lỗi dưới đây xuất hiện nhiều trong vài đợt đầu, khi người bán còn giữ thói quen nhận lẻ:
- Công bố ngày khoá đơn nhưng không giữ. Khoá đơn trễ một hai ngày vì "còn vài khách hỏi" làm cả đợt chậm theo, và khách học được rằng ngày khoá chỉ là con số tượng trưng.
- Báo thời gian chờ tính từ ngày khách đặt. Với đợt, thời gian chờ phải tính từ ngày khoá đơn. Khách đặt ngày đầu đợt sẽ chờ lâu hơn khách đặt ngày cuối; nói rõ điều này để khách đặt sớm không thấy thiệt.
- Nhận mọi mẫu khách hỏi trong một đợt. Danh sách mua quá dài, rải nhiều cửa hàng, người mua hộ không đi hết được. Giới hạn danh sách mẫu của mỗi đợt theo khả năng đi mua thật.
- Không có đợt dự phòng cho món mua hụt. Món không mua được trong đợt này nên có lựa chọn chuyển sang đợt sau, kèm câu hỏi khách có đồng ý chờ không, thay vì tự động giữ cọc.
- Quên tính tiền dự phòng. Tổng tiền chuyển cho người mua hộ đúng bằng giá niêm yết thì chỉ cần lệch giá, thêm thuế tiêu dùng tại chỗ hay phí túi là thiếu. Thêm một phần nhỏ dự phòng và quyết toán lại sau.
Sau ba bốn đợt đầu, hãy đọc lại sổ đợt và tin nhắn khách để xem lỗi nào lặp lại nhiều nhất, sửa đúng chỗ đó trước khi mở rộng số mẫu hay số khách.
Câu hỏi thường gặp
Đợt order nên mở bao lâu là vừa?
Không có chuẩn chung. Hãy khớp với nhịp đi mua của nguồn hàng và nhịp gửi hàng. Nhiều shop bắt đầu với đợt một tuần, đo số đơn và số đơn huỷ sau vài đợt rồi điều chỉnh. Đợt sale lớn nên tách riêng, mở sớm hơn.
Có nên báo số lượng giới hạn mỗi đợt không?
Nên, khi nguồn hàng có giới hạn thật: số tiền người mua hộ có thể ứng, số hành lý mang được, giới hạn mua mỗi khách của cửa hàng. Giới hạn thật giúp tránh nhận vượt; không dùng giới hạn giả để tạo áp lực.
Khách cũ xin nhận đơn sau khi đã khoá có nên nhận?
Tốt nhất vẫn ghi vào đợt sau, kể cả với khách quen, để giữ kỷ luật lịch. Nếu còn khả năng mua mà không làm chậm cả đợt, có thể nhận dưới dạng đơn bổ sung với điều kiện không cam kết và báo rõ cho khách.
Chốt theo đợt có làm mất khách cần hàng gấp không?
Có thể mất một phần. Nếu nhóm khách cần gấp đủ lớn, giữ thêm một kênh nhận lẻ với giá đã gồm phí gửi riêng và thời gian rõ ràng. Phần lớn khách mua order chấp nhận chờ nếu được báo đúng và đều.
Làm sao báo trạng thái cho cả đợt mà không phải nhắn từng người?
Có thể đăng một bản tin trạng thái của đợt ở kênh chung của shop, kèm mã đợt, rồi chỉ nhắn riêng cho những đơn có thay đổi như hết hàng, về chậm. Tin chung không thay được tin riêng khi đơn của khách có vấn đề.
Đợt lỗ thì có nên tăng giá đợt sau để bù không?
Nên tìm nguyên nhân trước: phí gửi tăng, nhiều món hỏng, hay đợt quá ít đơn. Tăng giá để bù một đợt lỗ do lỗi vận hành không giải quyết được gốc. Nếu chi phí thật sự tăng, điều chỉnh giá cho các đợt sau và báo rõ.