Mối hàng ở nước ngoài là sạp, cửa hàng hay người bán mà bạn mua đều đặn, đủ tin để đặt lại từ xa qua tin nhắn, nhận ảnh mẫu mới và được giữ hàng khi chưa sang được. Một mối tốt giúp bạn giảm số chuyến đi, giữ giá ổn định và có hàng mới trước người khác; một mối tệ làm bạn mất tiền theo những cách khó nhận ra: giao thiếu, đổi chất liệu, tăng giá dần.
Bài đi theo vòng đời một mối hàng: chọn mối ở lần đầu, xây lòng tin hai chiều qua vài lần mua, chuyển sang đặt từ xa, giữ an toàn tiền khi không có mặt, và khi nào nên đổi mối. Ví dụ là tình huống giả định; bài không nêu tên sạp hay chợ để khen chê.
Lần đầu: chọn sạp nào để bắt đầu một mối
Nhìn cách sạp làm việc, không chỉ nhìn giá. Sạp có hàng xếp gọn theo mẫu và size, ghi chép đơn của khách sỉ, trả lời rõ ràng về số lượng tối thiểu thường là sạp quen bán cho người buôn. Sạp chỉ nói giá mà né câu hỏi về hàng đặt thêm thường chỉ bán hàng có sẵn.
Hỏi về khả năng đặt lại. Mẫu này có làm lại không, bao lâu có, có gửi ảnh mẫu mới không, có nhận đặt qua tin nhắn không. Câu trả lời cho biết sạp có coi bạn là khách lâu dài hay khách vãng lai.
Mua ít nhưng đúng quy tắc của sạp. Lần đầu không cần mua nhiều, nhưng nên mua đúng mức tối thiểu và đúng cách sạp quen (theo ri, theo lố). Mặc cả quá gắt ở lần đầu có thể được giá tốt một lần nhưng mất cơ hội làm mối.
Lấy thông tin liên lạc và ghi lại vị trí. Chụp ảnh mặt tiền sạp (không cần thấy biển), ghi vị trí trong chợ, kênh liên lạc người bán dùng, tên gọi người bán muốn được gọi. Chợ lớn có hàng nghìn sạp; quên vị trí là mất mối.
Thử hai ba sạp cho cùng một nhóm hàng. Đừng dồn cả lô đầu vào một sạp. So chất lượng và cách làm việc của vài sạp giúp bạn có mối dự phòng ngay từ đầu.
Hai đến năm lần mua: xây lòng tin hai chiều
Lòng tin của mối với bạn đến từ sự đều đặn: bạn quay lại, trả tiền đúng hẹn, không đòi đổi trả vô lý. Lòng tin của bạn với mối đến từ việc họ giao đúng số lượng, đúng chất lượng như mẫu, và xử lý sự cố một cách thẳng thắn. Cả hai cần thời gian; thường phải qua vài lần mua mới biết một sạp có đáng làm mối lâu dài hay không.
Trong giai đoạn này, ghi chép là vũ khí. Mỗi lần mua, ghi số lượng đặt, số lượng nhận, số món lỗi, giá từng mẫu, thời gian giao. Khi có sai lệch, báo lại cho sạp một cách bình tĩnh kèm ảnh, và xem họ xử lý thế nào: bù hàng ở lần sau, giảm giá, hay chối. Cách một sạp xử lý một sự cố nhỏ nói nhiều hơn mười lần giao suôn sẻ.
Cũng trong giai đoạn này, bạn nên làm cho mình dễ nhớ với mối: luôn ghi đơn rõ ràng theo một mẫu cố định, thanh toán đúng cách sạp ưa thích, tôn trọng giờ giấc của họ. Người bán ở chợ sỉ tiếp rất nhiều khách; khách làm việc gọn gàng thường được ưu tiên khi hàng mới về ít.
Chuyển sang đặt hàng từ xa
Đặt từ xa là lúc mối hàng thật sự có giá trị, vì bạn không phải bay mỗi lần cần hàng. Quy trình gợi ý:
- Thống nhất kênh liên lạc chính và giờ trả lời; tránh nhắn rải rác trên nhiều ứng dụng.
- Đề nghị sạp gửi ảnh hoặc video mẫu mới định kỳ, kèm mã mẫu, màu, size có sẵn.
- Gửi đơn theo một mẫu cố định: mã mẫu, màu, số ri hoặc số chiếc từng size, ngày cần hàng. Đọc lại tổng số chiếc và tổng tiền trước khi chốt.
- Thống nhất bên nhận hàng ở nước nguồn: sạp tự mang tới kho gom hàng, hay bạn nhờ người lấy, hay bên vận chuyển tới nhận.
- Yêu cầu ảnh hàng đã đóng trước khi giao đi, kèm số lượng từng mẫu.
- Khi nhận ở Việt Nam, kiểm ngay và báo lại sai lệch trong khoảng thời gian đã thoả thuận.
Với hàng thời trang theo ri, nên đặt từ xa những mẫu đã mua trực tiếp ít nhất một lần, để biết chất liệu và form thật. Mẫu hoàn toàn mới qua ảnh có rủi ro lệch so với kỳ vọng; đặt số lượng nhỏ trước.
Tiền: đặt cọc, trả trước và giữ an toàn khi không có mặt
Khi đặt từ xa, câu hỏi khó nhất là trả tiền thế nào. Sạp muốn nhận tiền trước khi giao hàng, vì họ không biết bạn có trả hay không. Bạn muốn trả sau khi thấy hàng, vì bạn không biết họ có giao đúng hay không. Thoả hiệp phổ biến là đặt cọc một phần khi đặt đơn, trả phần còn lại khi hàng đã đóng và có ảnh, hoặc khi hàng tới kho gom hàng và được kiểm sơ bộ.
Tỷ lệ cọc phụ thuộc mức tin cậy hai bên đã có. Với mối mới, cọc ít và đơn nhỏ. Với mối lâu năm, có thể trả trước toàn bộ cho đơn bình thường. Dù tin đến đâu, đừng để một mối giữ quá nhiều tiền của bạn cùng lúc: tổng tiền cọc và tiền trả trước chưa nhận hàng ở một mối nên ở mức bạn chịu được nếu mất.
Kênh thanh toán xuyên biên giới cần hợp pháp và để lại dấu vết. Chuyển tiền qua các kênh không chính thức có thể nhanh và tiện, nhưng rủi ro mất tiền không có nơi khiếu nại và rủi ro pháp lý cho chính bạn. Nguyên lý các kênh thanh toán và rủi ro được bàn ở các bài về thanh toán trên trang; ở đây chỉ nhấn mạnh: mọi khoản trả cho mối hàng đều phải có xác nhận và được ghi vào sổ mối hàng.
Dấu hiệu một mối hàng đang xấu đi
Mối hàng có thể tốt lúc đầu rồi thay đổi: đổi chủ, đổi xưởng, gặp khó khăn tài chính. Theo dõi các dấu hiệu sau trong sổ mối hàng.
| Dấu hiệu | Có thể vì sao | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Giao thiếu hoặc nhầm lặp lại | Quá tải, đổi người đóng hàng, hoặc cố tình | Yêu cầu ảnh đóng hàng chi tiết; giảm đơn |
| Chất liệu, đường may kém hơn mẫu cũ | Đổi xưởng, đổi nguyên liệu để giữ giá | Đối chiếu với mẫu lưu; hỏi thẳng |
| Tăng giá dần không báo trước | Chi phí tăng, hoặc thử giới hạn của bạn | Hỏi lý do; so với mối dự phòng |
| Trả lời chậm, hẹn rồi lỡ | Kinh doanh khó khăn, đổi người phụ trách | Không trả trước lớn; chuẩn bị mối thay |
| Đòi trả trước nhiều hơn bình thường | Thiếu vốn quay vòng | Cẩn trọng cao; đây là dấu hiệu rủi ro tiền |
Một dấu hiệu đơn lẻ chưa nói lên nhiều. Hai ba dấu hiệu cùng lúc là lúc giảm phụ thuộc vào mối đó, dù quan hệ trước đây tốt đến đâu.
Giữ mối mà không phụ thuộc
Mối hàng tốt là tài sản, nhưng phụ thuộc vào một mối là rủi ro. Với mỗi nhóm hàng chủ lực, nên có ít nhất một mối dự phòng đã mua thử vài lần, biết cách làm việc. Khi mối chính có vấn đề, bạn chuyển được ngay mà không phải bay sang dò từ đầu.
Giữ mối dự phòng không có nghĩa là chia đơn đều cho hai nơi. Có thể đặt phần lớn ở mối chính, một phần nhỏ đều đặn ở mối dự phòng để quan hệ không nguội. Người bán ở chợ sỉ thường hiểu chuyện khách buôn có nhiều mối, miễn là bạn đối xử sòng phẳng và không mang mẫu của sạp này sang ép giá sạp kia.
Một điều tế nhị: mẫu thiết kế riêng hoặc hàng sạp giữ cho bạn là thứ không nên đem đi so giá hay chia sẻ cho người khác. Làm vậy một lần là mất lòng tin, và ở nhiều chợ, tin đồn giữa các sạp đi rất nhanh.
Mối không phải sạp: cửa hàng lẻ, người bán trên sàn, người mua hộ
Ở những thị trường mà người bán Việt chủ yếu mua giá lẻ như Nhật, Mỹ, châu Âu, mối hàng thường không phải sạp sỉ mà là một cửa hàng giảm giá quen, một người bán trên sàn hay một người mua hộ ở nước đó. Nguyên lý vẫn vậy: đều đặn, sòng phẳng, ghi chép. Nhưng cách giữ mối khác nhau.
Với cửa hàng lẻ, bạn ít khi có quan hệ cá nhân; điều cần giữ là hiểu lịch nhập hàng, lịch giảm giá và giới hạn mua mỗi khách của họ, và tôn trọng những giới hạn đó. Với người bán trên sàn, mối được giữ qua lịch sử mua tốt, đánh giá trung thực và trao đổi lịch sự khi có vấn đề; một số người bán sẵn lòng gom đơn lớn hay giữ hàng nếu bạn mua đều.
Với người mua hộ, mối hàng chính là con người, nên phần thoả thuận về phí công, cách ứng tiền, cách chứng minh giá mua (ảnh hoá đơn) quan trọng hơn cả. Quan hệ này dễ lẫn giữa tình cảm và tiền bạc; giữ nó bằng sự rõ ràng chứ không bằng sự dễ dãi. Chi tiết cách làm việc với người mua hộ được bàn trong mục hàng xách tay và order của trang.
Ví dụ giả định: một mối ba năm ở chợ sỉ Bangkok
Một shop quần áo ở Nghệ An gặp một sạp ở khu chợ sỉ thời trang Bangkok trong chuyến đầu tiên. Lần đầu mua bốn ri, giá không rẻ nhất khu, nhưng người bán ghi đơn cẩn thận và hỏi shop bán cho khách ở đâu, độ tuổi nào. Lần thứ hai, sạp gợi ý vài mẫu hợp với khách của shop. Lần thứ ba, shop thấy giao thiếu một ri; sạp kiểm lại, nhận lỗi và bù ở chuyến sau.
Sau vài chuyến, hai bên chuyển sang đặt từ xa: sạp gửi video mẫu mới mỗi tuần, shop đặt theo mẫu cố định, cọc một phần, phần còn lại trả khi có ảnh hàng đã đóng. Shop chỉ còn đi Bangkok vài lần mỗi năm để xem chất liệu mới và gặp mối. Song song, shop giữ một sạp dự phòng ở cùng chợ với đơn nhỏ đều đặn.
Năm thứ ba, sạp chính bắt đầu trả lời chậm và đòi trả trước toàn bộ. Nhờ sổ mối hàng ghi đủ, shop nhận ra sớm, giảm đơn, chuyển dần sang sạp dự phòng mà không bị đứt hàng giữa mùa. Ví dụ này là giả định, nhưng các bước đều là những việc người bán nhỏ có thể làm được mà không cần quy mô lớn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đưa thông tin shop của mình cho sạp ở nước ngoài?
Đủ để họ hiểu khách của bạn là ai thì có ích, vì họ có thể gợi ý mẫu phù hợp. Không cần đưa dữ liệu khách hàng, doanh số chi tiết hay thông tin tài chính. Giữ một ranh giới giữa quan hệ mua bán và thông tin nội bộ.
Đặt hàng từ xa với mối mới quen có an toàn không?
Rủi ro cao hơn với mối đã mua trực tiếp vài lần. Nếu phải làm, bắt đầu với đơn nhỏ, cọc ít, yêu cầu ảnh hàng đóng, và chỉ tăng đơn khi đã nhận hàng đúng vài lần.
Rào cản ngôn ngữ có làm hỏng mối không?
Ít hơn người ta nghĩ, nếu đơn hàng được viết bằng con số và ảnh. Dùng mẫu đơn cố định với mã mẫu, màu, số lượng từng size; các câu trao đổi ngắn có thể dùng công cụ dịch. Phần quan trọng là đọc lại tổng số trước khi chốt.
Mối hàng muốn bán thêm cho người bán khác cùng khu của mình thì sao?
Bạn không có quyền ngăn trừ khi đã thoả thuận độc quyền một mẫu, và thoả thuận đó thường đi kèm cam kết số lượng. Với mẫu đại trà, cạnh tranh là bình thường; lợi thế của bạn nằm ở cách chọn mẫu và phục vụ khách.
Khi nào nên dừng hẳn một mối?
Khi sai lệch lặp lại mà không được xử lý, khi chất lượng giảm rõ, hoặc khi có dấu hiệu rủi ro tiền như đòi trả trước bất thường. Kết thúc lịch sự, thanh toán dứt điểm phần còn nợ, và lấy lại phần cọc nếu còn.