Góp vốn đi đánh hàng chung chỉ suôn sẻ khi những người tham gia thoả thuận bằng chữ trước chuyến đi ba điều: tiền vào quỹ chung bao nhiêu và chi cho những gì, hàng mua về chia theo cách nào, và khi lỗ, hàng hỏng, hoặc một người rút thì xử lý ra sao. Đi chung giúp chia chi phí vé, chỗ ở, gửi hàng và mua được giá sỉ tốt hơn, nhưng cũng là nơi tình bạn, tình thân dễ sứt mẻ nhất vì những chuyện nhỏ về tiền.
Bài viết dành cho nhóm hai, ba người bán nhỏ, thường là bạn bè hoặc người thân, góp tiền đi một chuyến lấy hàng ở Bangkok, Seoul, Tokyo hay nơi khác. Nội dung là kinh nghiệm thực hành và nguyên lý chung; khi góp vốn với quy mô lớn, thường xuyên, nên tìm hiểu các hình thức hợp tác kinh doanh theo quy định hiện hành và hỏi người có chuyên môn. Các con số là ví dụ giả định.
Ba mô hình góp chung thường gặp
Đi chung, mua riêng. Mỗi người tự mua hàng bằng tiền của mình, chỉ chia chi phí chung: vé, chỗ ở, đi lại, gửi hàng. Đơn giản nhất, ít tranh chấp nhất, nhưng mất lợi thế mua gộp.
Góp vốn mua chung, chia hàng theo tỷ lệ. Mọi người góp vào một quỹ, mua chung các lô theo ri, về chia hàng theo tỷ lệ góp. Mua được giá sỉ tốt hơn, nhưng phải thống nhất mẫu mã và cách chia.
Góp vốn, một người bán, chia lời. Một người đi mua và bán, người kia góp tiền và nhận phần lời theo tỷ lệ. Đây thực chất là quan hệ hợp tác đầu tư; cần thoả thuận kỹ hơn về báo cáo, thời hạn và chia lỗ.
Chọn mô hình theo mức tin nhau và mức giống nhau. Hai người bán cùng ngách, cùng gu chọn hàng hợp với mua chung. Hai người bán khác ngách nên đi chung, mua riêng. Một người có vốn nhưng không có thời gian hợp với mô hình góp vốn, nhưng chỉ nên làm khi tin tưởng và có ghi chép minh bạch, vì người góp không thấy được từng khoản chi.
Những điều phải thoả thuận trước chuyến đi
Không cần hợp đồng dày, nhưng cần một bản ghi các điều dưới đây, mỗi người giữ một bản và xác nhận bằng tin nhắn.
| Mục | Câu hỏi cần trả lời |
|---|---|
| Vốn góp | Mỗi người góp bao nhiêu, góp lúc nào, bằng tiền mặt hay chuyển khoản, ai giữ quỹ? |
| Chi phí chung | Những khoản nào chia đều (vé, phòng, đi lại), khoản nào chia theo tỷ lệ hàng (phí gửi, đóng gói)? |
| Quyền quyết định mua | Ai được quyết mua mẫu nào, lô nào? Trên một mức tiền thì phải hỏi ý cả nhóm? |
| Cách chia hàng | Chia theo giá trị hay theo số lượng? Ai được chọn trước? Món lẻ chia thế nào? |
| Hàng hỏng, thiếu | Thiệt hại trên đường chia theo tỷ lệ góp hay ai chịu phần hàng của người đó? |
| Lỗ | Nếu hàng chung bán không hết hoặc lỗ, chia lỗ theo tỷ lệ nào, trong thời hạn bao lâu? |
| Rút khỏi nhóm | Một người muốn rút giữa chừng thì nhận lại gì: tiền, hàng, theo giá nào? |
| Ghi chép | Ai ghi sổ chi tiêu, bao lâu đối chiếu một lần, lưu hoá đơn ở đâu? |
Nhiều nhóm ngại viết ra vì "người nhà cả mà". Chính vì là người nhà, càng cần viết. Tranh chấp tiền với người lạ mất một khoản tiền; tranh chấp với người nhà mất cả quan hệ.
Quỹ chung và sổ chi tiêu trong chuyến đi
Một người giữ quỹ chung, một người khác ghi sổ, là cách đơn giản để kiểm tra chéo. Mỗi khoản chi từ quỹ chung ghi ngay: ngày, nội dung, số tiền bằng ngoại tệ, ảnh hoá đơn hoặc phiếu ghi hàng. Cuối mỗi ngày, cả nhóm cùng xem sổ và đếm quỹ vài phút. Việc này nghe có vẻ khắt khe nhưng ngăn được những nghi ngờ âm ỉ sau chuyến đi.
Tách bạch rõ tiền chung với tiền riêng. Mua quà cho gia đình, ăn uống riêng, mua đồ cá nhân trả bằng tiền riêng. Nếu lỡ dùng quỹ chung cho việc riêng, ghi ngay là khoản ứng của người đó và trừ khi quyết toán.
Với tiền mặt mang theo, chia cất ở nhiều nơi và nhiều người, không để toàn bộ quỹ chung trong một chiếc túi. Bài về tiền mặt cho chuyến lấy hàng trong cùng chuyên mục có thêm cách cất giữ an toàn, khai báo ngoại tệ theo quy định hiện hành.
Chia hàng sau chuyến đi: các cách công bằng
Với hàng mua chung, cách chia là nguồn tranh chấp lớn nhất. Chia theo số lượng thì không công bằng khi các mẫu có giá khác nhau và độ bán chạy khác nhau. Chia theo giá trị thì cần định giá từng món. Một cách phổ biến là định giá theo giá mua cộng phần chi phí phân bổ, rồi chia theo tỷ lệ góp.
Để giải quyết chuyện ai được chọn mẫu đẹp trước, có thể dùng cách chọn luân phiên: người thứ nhất chọn một ri, người thứ hai chọn một ri, cứ thế lần lượt; thứ tự chọn đầu tiên được bốc thăm hoặc luân phiên giữa các chuyến. Cách khác là mỗi người đánh dấu trước những mẫu mình muốn ngay khi mua, mẫu nào cả hai cùng muốn thì chia đôi ri.
Ví dụ giả định: hai người góp theo tỷ lệ sáu và bốn. Tổng giá trị hàng sau khi phân bổ chi phí là 100 triệu đồng. Người thứ nhất nhận hàng trị giá khoảng 60 triệu đồng, người thứ hai khoảng 40 triệu đồng; phần chênh nhỏ khi không chia chẵn được bù bằng tiền mặt.
Một chi tiết hay bị bỏ qua là hàng lỗi phát hiện sau khi đã chia. Nên thoả thuận một khoảng thời gian ngắn, ví dụ một tuần, để mỗi người kiểm hàng của mình; món lỗi phát hiện trong thời gian đó được tính là thiệt hại chung, chia theo tỷ lệ góp. Sau thời gian đó, hàng của ai người đó chịu. Ghi điều này vào bản thoả thuận trước chuyến đi, không đợi tới lúc phát hiện món lỗi đầu tiên mới ngồi lại bàn với nhau trong lúc đang bực.
Ghi danh sách hàng mỗi người nhận, có chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận. Sau khi đã nhận, hàng của ai người đó chịu trách nhiệm bán.
Phân bổ chi phí chung cho đúng
Chi phí chung có hai loại. Loại thứ nhất không phụ thuộc lượng hàng: vé máy bay, chỗ ở, đi lại trong thành phố, ăn uống chung. Loại này thường chia đều theo đầu người. Loại thứ hai phụ thuộc lượng hàng: phí gửi hàng, phí hành lý thêm, vật liệu đóng gói, thuế và phí khi nhập về. Loại này nên chia theo tỷ lệ cân hoặc giá trị hàng của mỗi người.
Khi nhóm có người mua nhiều, người mua ít, chia đều mọi thứ sẽ làm người mua ít gánh phí gửi cho hàng của người khác. Ngược lại, chia mọi thứ theo hàng thì người mua nhiều gánh cả vé, phòng của người mua ít. Tách hai loại chi phí giải quyết được phần lớn tranh cãi.
Thuế và phí khi nhập về được tính theo quy định hiện hành dựa trên hàng hoá, không theo người góp. Nếu hàng nhập chung một lô dưới tên một người, người đứng tên chịu trách nhiệm về thủ tục; nhóm cần thoả thuận người đứng tên được hoàn chi phí ra sao và chịu rủi ro pháp lý tới đâu.
Khi có chuyện: lỗ, hỏng, rút
Hàng hỏng, thiếu trên đường. Nếu hàng đi chung một kiện, thiệt hại chia theo tỷ lệ giá trị hàng trong kiện. Nếu mỗi người một kiện riêng, ai người nấy chịu. Thoả thuận điều này trước khi đóng kiện.
Hàng chung bán không hết. Với mô hình góp vốn một người bán, đặt thời hạn bán và cách xử lý hàng tồn khi hết hạn: xả giá theo mức đã định, hoặc chia hàng tồn cho người góp tự bán.
Lỗ. Lỗ chia theo tỷ lệ góp, cùng tỷ lệ với lời. Một thoả thuận chỉ chia lời mà không nói về lỗ là thoả thuận chưa xong.
Một người muốn rút. Trước khi mua: hoàn tiền góp trừ phần chi phí đã phát sinh như vé. Sau khi mua: nhận phần hàng theo tỷ lệ, hoặc người ở lại mua lại phần đó theo giá vốn đã thoả thuận.
Bất đồng không giải quyết được. Dừng góp chung ở chuyến sau, quyết toán dứt điểm chuyến hiện tại theo đúng bản thoả thuận đã viết.
Ranh giới pháp lý cần biết
Đi chung một chuyến, mỗi người mang hàng của mình, không làm thay đổi bản chất hàng hoá: hàng mang về để bán là hàng hoá thương mại, phải đi theo thủ tục tương ứng theo quy định hiện hành. Chia hàng cho nhiều người cùng mang theo hành lý để mỗi phần trông nhỏ hơn không làm hàng trở thành hành lý cá nhân. Đây là kiểu chia nhỏ để tránh kiểm tra, có thể bị xử lý và mất hàng.
Khi hợp tác thường xuyên với quy mô lớn, nhóm nên cân nhắc một hình thức pháp lý rõ ràng: một người đăng ký kinh doanh và những người khác là bên góp vốn theo hợp đồng hợp tác, hoặc cùng lập doanh nghiệp. Mỗi hình thức có quyền và nghĩa vụ khác nhau; hãy tìm hiểu ở cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc hỏi người có chuyên môn.
Đừng để một người đứng tên mọi thủ tục, mọi tài khoản, trong khi rủi ro chia đều mà không có thoả thuận. Người đứng tên gánh rủi ro pháp lý trước tiên; thoả thuận cần ghi rõ điều đó và cách bù đắp.
Quyết toán sau chuyến: một buổi là đủ
Hẹn một buổi quyết toán trong vòng một hai tuần sau khi hàng về, khi mọi chi phí đã có chứng từ. Mang sổ chi tiêu, hoá đơn, biên nhận gửi hàng, danh sách chia hàng. Cộng tổng chi phí chung theo hai loại, phân bổ cho từng người, so với số tiền mỗi người đã góp, tính ra ai phải trả thêm, ai được nhận lại.
Ghi kết quả quyết toán thành một bảng ngắn, mọi người xác nhận. Từ lúc đó, chuyến đi coi như đóng. Những khoản phát sinh sau, ví dụ khiếu nại bên gửi được bồi thường, chia theo cùng tỷ lệ và ghi bổ sung.
Một chuyến quyết toán gọn gàng là lý do tốt nhất để có chuyến thứ hai. Nhóm nào cũng có lúc lệch nhau vài khoản nhỏ; điều làm hỏng quan hệ không phải khoản lệch, mà là việc để khoản lệch không ai nói ra.
Câu hỏi thường gặp
Có cần viết thoả thuận khi góp vốn đi lấy hàng với người thân không?
Nên viết, dù chỉ là một trang tin nhắn được mọi người xác nhận. Thoả thuận viết giúp nhớ đúng điều đã nói, và giữ quan hệ khi có chuyện không như ý. Với quy mô lớn, nên tìm hiểu hình thức hợp tác theo quy định hiện hành.
Chia chi phí vé, phòng thế nào khi một người mua nhiều hàng hơn?
Tách chi phí không phụ thuộc lượng hàng như vé, phòng, đi lại để chia đều theo đầu người; chi phí phụ thuộc lượng hàng như phí gửi, hành lý thêm, đóng gói chia theo tỷ lệ hàng.
Có được chia hàng cho nhiều người mang theo hành lý để đỡ thủ tục không?
Không nên. Hàng mang về để bán là hàng hoá thương mại; chia nhỏ cho nhiều người mang để tránh kiểm tra có thể bị coi là vi phạm và bị thu giữ, xử phạt. Hỏi hải quan về cách làm đúng cho lượng hàng của nhóm.
Người góp vốn không đi có được quyết định mua mẫu nào không?
Tuỳ thoả thuận. Thường người đi có quyền quyết trong phạm vi một mức tiền hoặc một danh sách mẫu đã thống nhất; vượt mức thì phải hỏi ý. Ghi rõ mức đó trước chuyến đi.
Lỗ thì có bắt buộc chia theo tỷ lệ góp không?
Nguyên tắc hợp lý là lời lỗ cùng chia theo một tỷ lệ. Nếu nhóm muốn chia khác, phải ghi rõ trong thoả thuận trước. Thoả thuận chỉ nói về chia lời là nguồn tranh chấp phổ biến.
Một người không trả phần chi phí sau quyết toán thì làm sao?
Nhắc dựa trên bảng quyết toán đã xác nhận, đưa lịch trả cụ thể. Với số tiền nhỏ giữa người quen, thương lượng thường là cách duy nhất hợp lý. Rút kinh nghiệm: chuyến sau thu đủ tiền góp vào quỹ chung trước khi đi.