Một shop đánh hàng ngoại nên chuyển sang nhập chính ngạch khi việc thiếu chứng từ bắt đầu cản trở kinh doanh: không đăng bán được trên sàn, không bán sỉ được cho bên cần hoá đơn, không mở được cửa hàng, hoặc khối lượng đã đủ để hải quan coi là hàng thương mại rõ ràng. Lúc đó, tiếp tục đi theo các con đường lô nhỏ thiếu giấy tờ không còn rẻ, vì rủi ro bị giữ hàng và mất cơ hội bán đã lớn hơn phần chi phí tiết kiệm được.
Bài liệt kê các dấu hiệu nên chuyển, những gì thay đổi khi nhập chính ngạch (về chi phí, giấy tờ, thời gian, cách làm việc với nguồn hàng), các con đường chuyển cho người bán nhỏ và lộ trình từng bước. Bài chỉ nêu nguyên lý; thủ tục cụ thể, thuế, điều kiện theo nhóm hàng cần hỏi hải quan, đại lý làm thủ tục hải quan và cơ quan thuế theo quy định hiện hành.
Sáu dấu hiệu cho thấy đã đến lúc
Sàn yêu cầu giấy tờ mà bạn không có. Khi kênh bán chính yêu cầu chứng minh nguồn gốc cho ngành hàng của bạn và bạn phải bỏ những món bán chạy nhất vì không có giấy, chi phí của việc không chính ngạch đã hiện ra rõ.
Khách sỉ, khách doanh nghiệp hỏi hoá đơn. Cửa hàng, công ty, khách mua làm quà tặng số lượng thường cần hoá đơn. Không xuất được là mất cả nhóm khách có giá trị đơn cao.
Khối lượng mỗi lô đã lớn. Khi mỗi chuyến chở về hàng trăm món cùng mẫu, khó ai coi đó là hành lý hay quà biếu. Tiếp tục đi đường cá nhân là đặt cược lớn vào việc không bị kiểm tra.
Muốn làm nhóm hàng phải công bố. Mỹ phẩm, thực phẩm, đồ chơi trẻ em, đồ điện cần thủ tục quản lý chuyên ngành mà gần như chỉ làm được khi có tư cách nhập khẩu và chứng từ đầy đủ.
Muốn mở cửa hàng hoặc có đối tác lớn. Cửa hàng có mặt tiền, hợp tác với chuỗi, nhận đặt hàng của doanh nghiệp đều kéo theo yêu cầu về nguồn gốc hàng hoá.
Hàng bị giữ hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ thường xuyên hơn. Một hai lần có thể là ngẫu nhiên; lặp lại là tín hiệu cách đưa hàng về hiện tại không còn hợp với quy mô.
Những gì thay đổi khi nhập chính ngạch
So sánh dưới đây là nguyên lý chung; mức độ khác nhau theo nhóm hàng và thị trường nguồn.
| Khía cạnh | Lô nhỏ thiếu chứng từ | Nhập chính ngạch |
|---|---|---|
| Tư cách | Cá nhân, chưa rõ ràng | Hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp đứng tên nhập, hoặc nhập qua đơn vị nhận uỷ thác |
| Chứng từ | Biên nhận, ảnh, tin nhắn | Hoá đơn thương mại, chứng từ vận tải, tờ khai, chứng từ nộp thuế, giấy tờ chuyên ngành nếu có |
| Thuế | Không rõ hoặc khoán trong cước | Nộp theo tờ khai, được ghi nhận, làm căn cứ chi phí khi bán ra theo quy định hiện hành |
| Thời gian | Nhanh nếu suôn sẻ, bất định nếu bị giữ | Có thêm thời gian làm thủ tục, nhưng dự đoán được hơn |
| Nguồn hàng | Chợ, cửa hàng lẻ, ít khi có hoá đơn đủ | Cần nguồn xuất được hoá đơn, đôi khi giấy tờ xuất xứ, kỹ thuật |
| Kênh bán | Hạn chế | Mở được sàn, cửa hàng, khách sỉ, doanh nghiệp |
Điểm hay bị hiểu sai là "chính ngạch thì đắt hơn". Chi phí trực tiếp của mỗi lô có thể tăng (thuế được tính đầy đủ, phí thủ tục, giấy tờ), nhưng chi phí rủi ro giảm (ít bị giữ hàng, ít bị thu giữ) và doanh thu tiềm năng tăng nhờ mở được kênh mới. So sánh đúng là so lãi sau rủi ro, không phải so cước.
Chi phí và vốn: chuẩn bị gì trước khi chuyển
Chuyển sang chính ngạch đòi một khoản chi phí ban đầu: đăng ký tư cách kinh doanh phù hợp, có thể cần kế toán hoặc dịch vụ kế toán, chi phí đại lý làm thủ tục hải quan cho những lô đầu, và với nhóm hàng quản lý chuyên ngành là chi phí công bố, kiểm tra. Những khoản này là chi phí cố định; với lô nhỏ, chúng chia cho ít hàng nên mỗi món gánh nặng hơn.
Vì vậy, chuyển sang chính ngạch thường đi kèm với việc gom lô lớn hơn và thưa hơn: thay vì mười kiện nhỏ mỗi tháng, một lô vừa mỗi tháng hoặc hai tháng. Điều này kéo theo nhu cầu vốn lớn hơn cho mỗi lô và kế hoạch bán dài hơn. Hãy tính lại vòng quay vốn và lịch nhập theo mùa trước khi chuyển, đừng chỉ tính thêm thuế. Một shop quen nhập mỗi tuần sẽ cần thêm chỗ chứa và thêm vốn đệm khi chuyển sang nhập theo lô thưa hơn.
Ví dụ giả định: một shop đồ bếp Nhật trước đây nhập mỗi tháng vài kiện qua kho trung chuyển. Khi chuyển sang nhập chính ngạch qua hộ kinh doanh có đăng ký, shop gộp thành một lô mỗi sáu tuần. Chi phí trên mỗi món tăng một phần do thuế và phí thủ tục, nhưng shop mở được gian hàng trên sàn với ngành hàng cần chứng từ và nhận được đơn quà tặng của hai doanh nghiệp. Lãi mỗi món giảm nhẹ, tổng lãi tăng.
Các con đường chuyển cho người bán nhỏ
Tự đứng tên nhập khẩu. Đăng ký tư cách kinh doanh phù hợp, tự làm hoặc thuê đại lý làm thủ tục hải quan cho từng lô. Chủ động nhất, nhưng phải nắm quy trình và chịu trách nhiệm trực tiếp với cơ quan quản lý. Hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế về hình thức nào được làm thủ tục nhập khẩu cho nhóm hàng của bạn.
Nhập qua đơn vị nhận uỷ thác. Một doanh nghiệp có kinh nghiệm đứng tên nhập khẩu thay bạn theo hợp đồng uỷ thác, sau đó bán lại hoặc giao hàng cho bạn kèm hoá đơn. Hợp với người mới chuyển, nhóm hàng phức tạp. Cần hợp đồng rõ về trách nhiệm, chứng từ bạn nhận và phí.
Mua từ nhà nhập khẩu trong nước. Thay vì tự nhập, mua lại từ doanh nghiệp đã nhập chính ngạch. Mất phần lãi do tự đi, nhưng có hoá đơn và không phải làm thủ tục. Hợp với những món mà lợi thế của bạn nằm ở bán hàng chứ không ở nguồn.
Kết hợp. Nhiều shop giữ một phần nhỏ hàng order lẻ có chứng từ phù hợp cho khách quen, phần chủ lực đi chính ngạch. Điều kiện là mỗi phần đều đúng quy định với chính nó, không dùng phần này che cho phần kia.
Lộ trình chuyển từng bước
Không cần chuyển toàn bộ trong một lần. Lộ trình gợi ý cho shop đang chạy:
- Rà sổ nhập hàng: món nào bán đều, món nào vướng giấy tờ, món nào có thể bỏ.
- Chọn một nhóm hàng chủ lực, ít vướng chuyên ngành, để làm lô chính ngạch đầu tiên.
- Hỏi đại lý làm thủ tục hải quan hoặc hải quan nơi dự định làm thủ tục về hồ sơ, mã hàng, giấy tờ cần có cho nhóm hàng đó; hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán về sổ sách, hoá đơn khi bán ra.
- Làm việc với nguồn hàng: nguồn có xuất được hoá đơn thương mại đầy đủ không, có giấy tờ kỹ thuật không. Nhiều sạp chợ không làm được; có thể phải chuyển sang nhà phân phối hay cửa hàng có hoá đơn.
- Chạy một lô thử chính ngạch, ghi đủ chi phí và thời gian, so với lô nhỏ trước đây.
- Mở rộng dần sang nhóm hàng khác; nhóm cần công bố, kiểm tra chuyên ngành để sau cùng khi đã quen quy trình.
Mỗi bước đều có thể mất vài tuần. Một lộ trình sáu tháng đến một năm là bình thường với shop một hai người. Trong thời gian đó, vẫn ghi sổ nhập hàng như cũ, thêm cột chứng từ chính ngạch cho từng lô, để cuối lộ trình bạn có số liệu thật so sánh hai cách làm thay vì dựa vào cảm giác.
Thay đổi cách làm việc với nguồn hàng
Nhập chính ngạch thay đổi câu hỏi bạn đặt cho nguồn hàng. Trước đây, câu hỏi chính là giá và mẫu. Giờ thêm: bên bán có xuất hoá đơn thương mại ghi đúng tên hàng, số lượng, đơn giá không; có cung cấp được thông tin xuất xứ, thành phần, thông số kỹ thuật cần cho khai báo và cho nhãn phụ không; có đóng hàng theo quy cách để kiểm đếm dễ dàng không.
Không phải mối hàng cũ nào cũng làm được. Sạp ở chợ sỉ thường chỉ có biên nhận đơn giản; cửa hàng lẻ có hoá đơn bán lẻ nhưng không phù hợp cho số lượng lớn; đại lý hay nhà phân phối của hãng có giấy tờ tốt nhưng đòi số lượng tối thiểu cao hơn. Chuyển sang chính ngạch đôi khi là chuyển sang một bậc nguồn khác, và cần thời gian để xây mối mới. Trong giai đoạn chuyển, nên giữ quan hệ tốt với mối cũ cho những món vẫn đi theo con đường cũ một cách hợp lệ, thay vì cắt đứt ngay; nhiều sạp cũng có thể giới thiệu xưởng hay nhà phân phối mà họ lấy hàng, nơi có giấy tờ đầy đủ hơn.
Đừng xin nguồn hàng ghi hoá đơn khác với thực tế (giá thấp hơn, tên hàng khác) để giảm thuế. Đó chính là loại sai phạm mà việc đi chính ngạch muốn tránh, và hồ sơ sai còn tệ hơn không có hồ sơ khi bị kiểm tra.
Những hiểu lầm khi nghĩ đến chính ngạch
"Chính ngạch chỉ dành cho công ty lớn." Nhiều shop nhỏ nhập chính ngạch qua tư cách kinh doanh phù hợp hoặc qua đơn vị nhận uỷ thác. Quy mô nhỏ làm chi phí mỗi món cao hơn, nhưng không phải là rào cản tuyệt đối.
"Đã có hoá đơn mua ở nước ngoài là đủ chính ngạch." Hoá đơn mua là một phần. Chính ngạch còn cần khai hải quan, nộp thuế đúng, giấy tờ chuyên ngành nếu có, và nhãn phụ khi bán.
"Chuyển chính ngạch là phải bỏ hết lô nhỏ." Có thể chạy song song có kiểm soát, miễn mỗi phần đúng quy định với chính nó.
"Chờ thật lớn rồi mới chuyển." Càng chờ lâu, lượng hàng không chứng từ trong kho và thói quen làm việc với nguồn không hoá đơn càng lớn, việc chuyển càng khó. Chuyển từng nhóm hàng từ sớm thường nhẹ nhàng hơn.
"Thuê bên nhận bao trọn là chính ngạch." Chỉ khi bạn nhận được chứng từ hợp lệ mang tên đúng, khớp với hàng thật. Lời hứa "bao" không có chứng từ không phải chính ngạch.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có tự nhập khẩu được không?
Khả năng làm thủ tục nhập khẩu và cách quản lý thuế của hộ kinh doanh phụ thuộc quy định hiện hành, và các quy định này đang có thay đổi. Hãy hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và đại lý làm thủ tục hải quan về trường hợp cụ thể của bạn trước khi quyết định hình thức.
Nhập uỷ thác khác với nhờ bên vận chuyển "bao thuế" thế nào?
Nhập uỷ thác có hợp đồng, có tờ khai đứng tên đơn vị nhận uỷ thác, hàng được khai đúng và bạn nhận hoá đơn, chứng từ. Bao thuế không chứng từ thường không cho bạn biết hàng được khai ra sao và không để lại gì chứng minh nguồn gốc.
Chuyển chính ngạch có làm giá bán tăng nhiều không?
Chi phí mỗi món có thể tăng, tuỳ nhóm hàng và cách bạn gom lô. Nhưng mở được kênh bán mới, bán sỉ có hoá đơn và giảm rủi ro mất hàng thường bù lại. Tính bằng lãi sau rủi ro chứ không chỉ so giá về tay.
Có cần kế toán khi bắt đầu nhập chính ngạch?
Rất nên có người hiểu sổ sách, hoá đơn, thuế theo quy định áp dụng cho hình thức kinh doanh của bạn, dù là kế toán thuê ngoài. Sai sót sổ sách ở giai đoạn đầu thường tốn kém hơn chi phí thuê người làm đúng.
Hàng order lẻ cho khách quen có phải bỏ khi đã chính ngạch?
Không nhất thiết. Điều quan trọng là mỗi đơn đi theo con đường đúng với bản chất của nó và có chứng từ phù hợp. Không dùng tư cách chính ngạch để che cho hàng không chứng từ, và ngược lại.