Đại lý làm thủ tục hải quan là đơn vị được phép thay mặt chủ hàng khai báo và làm thủ tục hải quan theo quy định hiện hành. Người bán nhỏ nên thuê đại lý khi lô hàng đi theo thủ tục hàng thương mại mà mình chưa quen, khi hàng thuộc nhóm phải kiểm tra chuyên ngành, hoặc khi lô bị giữ và yêu cầu bổ sung vượt quá hiểu biết của mình. Đại lý giúp khai đúng, làm nhanh, nhưng không thay được trách nhiệm của chủ hàng về tính trung thực của hồ sơ.
Bài giải thích đại lý làm gì và không làm gì, khác bên vận chuyển ra sao, khi nào thuê là đáng, các khoản phí cấu thành, danh sách câu nên hỏi và hồ sơ cần giao. Bài không giới thiệu đơn vị nào và không nêu mức phí thật; các con số là ví dụ giả định.
Đại lý làm gì, không làm gì
Công việc chính của đại lý là chuẩn bị và nộp hồ sơ hải quan cho lô hàng thay mặt bạn: xác định mã hàng, tính thuế theo quy định, khai tờ khai, theo dõi phân luồng, chuẩn bị cho kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế, nhận kết quả thông quan. Nhiều đại lý làm thêm các việc liên quan như xin giấy tờ chuyên ngành, phối hợp với kho, bên vận chuyển để lấy hàng ra.
Đại lý không làm được những việc nằm ngoài sự thật của lô hàng. Họ không thể biến hàng để bán thành hàng cá nhân, không thể làm cho hàng chưa có giấy tờ chuyên ngành được thông quan như hàng không cần giấy, và một đại lý đàng hoàng sẽ không khai trị giá thấp hơn thực tế. Nếu ai đó hứa những điều này, đó không phải là dịch vụ đại lý mà là một rủi ro.
Cũng cần nhớ rằng thông tin đại lý khai là thông tin bạn cung cấp. Hoá đơn, danh sách hàng, mô tả, trị giá đến từ bạn. Nếu thông tin sai, trách nhiệm chính vẫn thuộc về chủ hàng theo nguyên tắc chung, dù đại lý là người trực tiếp nộp. Vì vậy, thuê đại lý không có nghĩa là bỏ mặc hồ sơ.
Đại lý, bên vận chuyển và bên gom hàng khác nhau ở đâu
Ba vai trò này hay bị lẫn vì nhiều đơn vị làm cùng lúc vài việc. Biết rõ ai đang làm việc gì giúp bạn hỏi đúng người.
| Vai trò | Việc chính | Bạn nhận lại | Hay bị hiểu sai |
|---|---|---|---|
| Bên vận chuyển, chuyển phát | Chở kiện từ nước nguồn về | Vận đơn, mã theo dõi, hoá đơn cước | Tưởng họ luôn lo trọn thủ tục cho hàng thương mại |
| Bên gom hàng | Gom kiện của nhiều người, đi chung một lô | Phần chứng từ của bạn trong lô gom | Tưởng "bao trọn" là đã có thủ tục đúng cho từng chủ hàng |
| Đại lý làm thủ tục hải quan | Khai và làm thủ tục thay chủ hàng | Tờ khai, chứng từ thuế, kết quả thông quan | Tưởng đại lý chịu thay mọi trách nhiệm về khai báo |
Một đơn vị có thể đóng cả ba vai trò. Khi đó, hãy hỏi riêng từng phần: phần vận chuyển giá bao nhiêu, phần thủ tục giá bao nhiêu, và với phần thủ tục, ai đứng tên chủ hàng trên tờ khai.
Khi nào thuê đại lý là đáng
Lô hàng thương mại đầu tiên. Khi bạn chuyển từ gửi kiện nhỏ sang làm thủ tục cho hàng để bán, đại lý giúp làm đúng ngay từ đầu và bạn học được quy trình qua từng lô.
Hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành. Mỹ phẩm, thực phẩm, đồ chơi trẻ em, đồ điện, thiết bị phát sóng có nhiều lớp thủ tục; đại lý quen nhóm hàng đó biết giấy gì cần làm trước khi hàng về.
Mã hàng khó xác định. Hàng nhiều chất liệu, hàng đa chức năng, bộ sản phẩm gồm nhiều món. Xác định mã sai dẫn tới thuế sai và thủ tục sai.
Lô bị giữ và yêu cầu phức tạp. Khi yêu cầu bổ sung liên quan trị giá, xuất xứ hay giấy tờ chuyên ngành, một đại lý có kinh nghiệm giúp trả lời đúng ngay lần đầu.
Khi tự làm tốn thời gian hơn giá trị công sức. Với người bán một mình, mỗi ngày đi lại làm thủ tục là một ngày không bán hàng.
Khi chưa cần. Kiện chuyển phát nhỏ mà bên chuyển phát đã làm thủ tục theo loại hình của họ và cung cấp chứng từ đầy đủ; khi đó thuê thêm đại lý là trùng việc.
Các khoản phí cấu thành
Báo giá của đại lý thường gồm nhiều khoản; so hai báo giá phải so cùng phạm vi công việc. Bảng chỉ nêu loại khoản, không nêu mức tiền.
| Khoản | Là gì | Câu nên hỏi |
|---|---|---|
| Phí dịch vụ khai báo | Công làm tờ khai, theo lô hoặc theo tờ khai | Có tính thêm khi bị kiểm tra thực tế không? |
| Phí kiểm hoá, phí phát sinh | Công có mặt khi kiểm tra thực tế, bốc dỡ | Tính theo lần hay theo giờ, theo kiện? |
| Thuế và lệ phí theo quy định | Khoản nộp cho nhà nước, đại lý thu hộ hoặc bạn tự nộp | Chứng từ nộp thuế mang tên ai? |
| Phí làm giấy tờ chuyên ngành | Công và phí xin giấy, kiểm tra cho nhóm hàng quản lý | Có đảm bảo kết quả không, mất bao lâu? |
| Phí kho, phí lưu | Kho nơi hàng nằm chờ thủ tục | Miễn phí mấy ngày, sau đó tính thế nào? |
| Phí vận chuyển nội địa | Từ kho cửa khẩu về địa chỉ bạn | Có nằm trong báo giá hay tính riêng? |
Ví dụ giả định: hai báo giá cho cùng một lô, báo giá A thấp hơn B một phần năm, nhưng A chưa gồm phí kiểm hoá và kho, B đã gồm. Khi lô bị phân luồng kiểm tra thực tế và nằm kho thêm vài ngày, tổng chi phí của A cao hơn B. So báo giá theo kịch bản xấu, không chỉ kịch bản suôn sẻ.
Câu nên hỏi trước khi giao lô hàng
Mười câu dưới đây giúp phân biệt đại lý làm việc minh bạch với bên chỉ hứa "lo hết". Hỏi bằng tin nhắn để có câu trả lời được ghi lại.
- Đơn vị đã làm thủ tục cho nhóm hàng này chưa? Những lô tương tự thường bị yêu cầu gì?
- Ai đứng tên chủ hàng trên tờ khai, và cần tư cách kinh doanh gì từ phía bạn?
- Cần những chứng từ gì, gửi trước bao lâu khi hàng về?
- Mã hàng dự kiến là gì, căn cứ vào đâu? Nếu hải quan không đồng ý mã thì xử lý thế nào?
- Thuế dự kiến tính trên trị giá nào? Bạn sẽ nhận chứng từ thuế mang tên ai?
- Báo giá gồm những khoản nào, chưa gồm những khoản nào?
- Nếu bị kiểm tra thực tế, ai có mặt, chi phí phát sinh tính thế nào?
- Nếu hàng cần giấy tờ chuyên ngành mà chưa có, phương án là gì, mất bao lâu?
- Sau khi thông quan, bạn nhận lại bộ chứng từ gồm những gì?
- Nếu có sai sót do khai báo của đại lý, trách nhiệm được xử lý ra sao?
Câu trả lời tốt thường cụ thể, có điều kiện rõ ràng ("nếu bị kiểm tra thực tế thì cộng thêm…", "nhóm hàng này cần giấy … làm trước khi hàng về"). Câu trả lời đáng lo thường là "bao hết", "không bao giờ bị kiểm", "khai thấp cho nhẹ thuế".
Hồ sơ cần giao cho đại lý
Đại lý làm tốt hay không phụ thuộc nhiều vào hồ sơ bạn giao. Chuẩn bị theo trình tự:
- Hoá đơn thương mại hoặc chứng từ mua ghi rõ người bán, người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng nếu có.
- Danh sách hàng chi tiết từng kiện, khớp với hoá đơn: tên, chất liệu, công dụng, quy cách, số lượng.
- Chứng từ vận chuyển: vận đơn, thông báo hàng đến.
- Chứng từ thanh toán chứng minh giá thực trả.
- Tài liệu mô tả sản phẩm: ảnh, thông số kỹ thuật, thành phần, giúp xác định mã hàng.
- Giấy tờ tư cách của chủ hàng theo yêu cầu.
- Giấy tờ chuyên ngành đã có, hoặc thông tin để xin nếu cần.
- Giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng dịch vụ với đại lý theo hình thức họ yêu cầu.
Gửi hồ sơ trước khi hàng về, không phải khi hàng đã nằm kho. Đại lý có thời gian xem trước sẽ phát hiện chỗ thiếu sớm, tránh phí lưu kho trong lúc chờ bổ sung.
Tự làm hay thuê: ba kiểu lô thường gặp
Quyết định thuê đại lý nên theo từng kiểu lô, không phải một lần cho mãi mãi. Bảng gợi ý theo nguyên lý chung.
| Kiểu lô | Thường xử lý thế nào | Khi nào nên thuê đại lý |
|---|---|---|
| Kiện chuyển phát nhỏ, hàng thông thường | Bên chuyển phát làm thủ tục theo loại hình của họ | Khi bị yêu cầu bổ sung phức tạp hoặc khi kiện là hàng thương mại cần tờ khai riêng |
| Lô gom hàng thương mại, vài chục kiện | Cần tờ khai đứng tên chủ hàng có tư cách phù hợp | Hầu như luôn nên thuê ở vài lô đầu |
| Lô có hàng quản lý chuyên ngành | Cần giấy tờ chuyên ngành trước hoặc trong khi làm thủ tục | Nên thuê đại lý quen đúng nhóm hàng, và hỏi trước khi mua hàng |
Với người bán nhỏ, chi phí đại lý nên được đưa vào giá về tay ngay từ khi tính toán lô hàng, không phải coi là khoản phát sinh. Một lô không gánh nổi phí đại lý thường là lô chưa đủ lớn để đi theo thủ tục hàng thương mại, và nên xem lại cách gửi hoặc quy mô.
Làm việc lâu dài với một đại lý
Với người bán nhỏ nhập đều đặn, một đại lý quen là tài sản. Họ biết hàng của bạn, biết bạn thường mua ở đâu, biết hồ sơ của bạn hay thiếu gì, và có thể nhắc trước mỗi lô. Qua thời gian, bạn cũng hiểu quy trình đủ để tự kiểm hồ sơ trước khi gửi, giảm sai sót và phí phát sinh.
Hãy coi đại lý là người làm cùng chứ không phải người "lo hộ". Mỗi lô, xin bản sao tờ khai và chứng từ thuế, đọc để hiểu mã hàng, trị giá, các khoản thuế được tính thế nào. Ghi những gì học được vào sổ nhập hàng. Khi đổi đại lý hoặc khi tự làm, những ghi chép này giúp bạn không bắt đầu lại từ đầu.
Nếu thấy đại lý gợi ý cách làm khiến bạn không yên tâm, như khai tên hàng khác đi hay tách lô để né kiểm tra, hãy dừng lại và hỏi thêm một đơn vị khác hoặc hỏi trực tiếp hải quan. Rủi ro của những gợi ý đó cuối cùng rơi vào chủ hàng.
Câu hỏi thường gặp
Thuê đại lý thì có còn phải chịu trách nhiệm về khai báo không?
Có. Theo nguyên tắc chung, chủ hàng chịu trách nhiệm về tính trung thực của thông tin cung cấp, đại lý chịu trách nhiệm về phần việc họ làm theo hợp đồng và quy định. Phạm vi trách nhiệm cụ thể nên ghi rõ trong hợp đồng dịch vụ.
Lô hàng rất nhỏ có đáng thuê đại lý không?
Nếu lô đi theo loại hình chuyển phát mà bên chuyển phát đã làm thủ tục và cấp chứng từ, thường không cần. Nếu lô nhỏ nhưng là hàng thương mại cần tờ khai riêng hoặc vướng chuyên ngành, phí đại lý thường rẻ hơn chi phí của một lần làm sai.
Làm sao biết đại lý có đủ điều kiện hoạt động?
Đại lý làm thủ tục hải quan phải đáp ứng điều kiện theo quy định hiện hành. Hỏi họ thông tin đăng ký và kiểm tra qua kênh tra cứu chính thức của cơ quan hải quan hoặc hỏi trực tiếp hải quan nơi làm thủ tục.
Có nên để đại lý giữ toàn bộ bản gốc chứng từ?
Đại lý cần một số bản gốc để làm thủ tục. Sau khi xong, xin lại bản gốc hoặc bản sao có xác nhận theo yêu cầu lưu trữ của bạn, và luôn giữ bản chụp mọi thứ đã giao.
Tự học làm thủ tục có khó không?
Không phải không làm được, nhưng cần thời gian học quy trình, cách xác định mã hàng, cách dùng hệ thống khai điện tử và hiểu các yêu cầu chuyên ngành. Nhiều người bán nhỏ đi đường giữa: thuê đại lý vài lô đầu, đọc kỹ hồ sơ, rồi mới cân nhắc tự làm với lô đơn giản.