Làm việc với người mua hộ ở nước ngoài: thoả thuận, phí công, chứng từ và rủi ro

Người mua hộ ở nước ngoài là cánh tay nối dài của người làm order: họ đi mua, nhận hàng, gom và gửi về thay bạn. Mối quan hệ này chỉ bền khi có thoả thuận rõ về phí công, cách chứng minh đã mua (hoá đơn, ảnh, mã đơn), cách giữ và chuyển tiền, ai chịu rủi ro khi hàng hỏng hay mất. Khi những điều đó không rõ, rủi ro lớn nhất là người mua hộ nhận tiền rồi biến mất, hoặc mua hàng khác với hàng bạn đã báo khách.

Bài viết từ góc người bán nhỏ ở Việt Nam làm việc với du học sinh, người lao động, người quen ở Nhật, Hàn, Đài Loan, Mỹ, châu Âu. Nội dung gồm cách chọn người, bản thoả thuận tối thiểu, các mô hình chuyển tiền và rủi ro của từng mô hình, chứng từ cần đòi, và những điểm pháp lý cả hai bên nên biết. Bài không giới thiệu hay đánh giá người mua hộ, đơn vị cụ thể nào.

Chọn người mua hộ: nhìn vào gì

Thời gian thật sự rảnh. Du học sinh, người lao động có lịch học và làm dày; mua hộ là việc phụ. Hỏi thẳng họ có thể đi mua vào những ngày nào, có ở gần khu mua sắm hay phải đi xa, có chỗ để chứa hàng không. Người nhận nhiều nhưng không có thời gian là người làm chậm và dễ nhầm.

Tình trạng cư trú và điều kiện làm việc. Ở nhiều nước, người có thị thực du học hay lao động bị giới hạn về loại công việc và số giờ làm thêm. Mua hộ có thu phí công đều đặn có thể bị coi là hoạt động kinh doanh. Bạn không nên đẩy họ vào tình thế vi phạm điều kiện cư trú; họ cần tự tìm hiểu quy định nơi mình sống.

Lịch sử làm việc có thể kiểm chứng. Người được giới thiệu qua người quen bạn tin, hoặc đã làm với bạn vài đơn nhỏ trước, đáng tin hơn người lạ trên nhóm mạng xã hội chỉ có ảnh chụp "đã gửi hàng cho khách".

Thái độ với chứng từ. Người sẵn sàng gửi ảnh hoá đơn, ảnh hàng, mã đơn trên sàn ngay khi mua là người làm minh bạch. Người lảng tránh, chỉ báo "mua rồi, yên tâm", là tín hiệu nên dừng.

Hiểu mặt hàng. Với mỹ phẩm, đồ điện tử, giày, người mua hộ cần biết phân biệt phiên bản, đọc hạn dùng, kiểm số lô. Người không biết sẽ mua nhầm, và lỗi đó cuối cùng là lỗi của bạn với khách.

Bản thoả thuận tối thiểu

Không cần hợp đồng dày, nhưng nên có một bản tin nhắn hai bên cùng xác nhận, ghi các điểm sau:

• Phí công tính thế nào: theo phần trăm giá trị đơn, theo món, theo kiện hay theo chuyến. Ví dụ giả định: một khoản cố định cho mỗi lần đi mua cộng một tỷ lệ nhỏ theo giá trị.
• Những chi phí nào bạn trả thêm: đi lại, gửi hàng nội địa ở nước kia, thùng đóng gói, phí chuyển tiền.
• Cách chứng minh đã mua: ảnh hoá đơn rõ ngày, cửa hàng, món, giá; ảnh hàng thật kèm mã đơn của bạn viết tay đặt cạnh.
• Thời hạn: mua trong bao lâu kể từ khi nhận tiền, gom bao lâu thì gửi, báo lại khi nào nếu không mua được.
• Khi không mua được: hoàn tiền trong bao lâu, hoàn bằng cách nào, ai chịu phí chuyển tiền chiều về.
• Khi hàng hỏng, mất trên đường: phần nào người mua hộ chịu (đóng gói sai, gửi nhầm), phần nào bạn chịu (vận chuyển quốc tế).
• Không mua hàng cấm, hàng giả, hàng hạn chế: hai bên cùng cam kết, người mua hộ có quyền từ chối món họ thấy không ổn.

Bản thoả thuận này bảo vệ cả người mua hộ. Họ biết rõ trách nhiệm của mình dừng ở đâu, không bị đòi đền những gì ngoài khả năng.

Các mô hình chuyển tiền và rủi ro đi kèm

Tiền là chỗ dễ đổ vỡ nhất. Mỗi mô hình phân bổ rủi ro khác nhau giữa bạn và người mua hộ.

Với người mới, mô hình chia đợt nhỏ là cân bằng nhất. Mô hình cuối cùng tách hẳn tiền khỏi tay người mua hộ, nên được ưu tiên khi hàng đặt được qua sàn. Dù chọn mô hình nào, chỉ chuyển qua kênh ngân hàng hoặc dịch vụ chuyển tiền hợp pháp, giữ biên nhận. Chuyển qua người trung gian không rõ, qua tài khoản của người thứ ba, là tự đặt mình vào chỗ khó đòi lại khi có sự cố.

Dấu hiệu sắp bị ôm tiền

Hầu hết vụ người mua hộ ôm tiền đều có dấu hiệu trước. Thứ nhất là chậm gửi chứng từ: ban đầu gửi đủ, sau đó hẹn lần lữa, gửi ảnh mờ, ảnh hoá đơn không thấy ngày. Thứ hai là đòi chuyển trước nhiều hơn: "đợt này sale lớn, chuyển luôn cả tháng cho tiện". Thứ ba là đổi tài khoản nhận tiền, nhờ chuyển vào tài khoản của người khác với lý do tài khoản mình bị khoá.

Thứ tư là câu chuyện khó khăn bất ngờ: mất việc, ốm, cần về nước gấp, xin ứng thêm. Có những câu chuyện thật, nhưng khi đi cùng các dấu hiệu trên, hãy dừng chuyển tiền và yêu cầu hoàn tất những đơn đang dở trước. Thứ năm là giá mua cao hơn mặt bằng mà bạn tự tra được trên trang chính thức của cửa hàng; chênh lệch nhỏ có thể do khác thời điểm, chênh đều và lớn là dấu hiệu bị khai khống.

Khi thấy dấu hiệu, đừng tranh cãi trên nhóm công khai. Dừng chuyển tiền, nhắn rõ những đơn nào đang treo, đề nghị gửi hàng đã mua hoặc hoàn tiền phần chưa mua theo thoả thuận. Giữ toàn bộ tin nhắn, biên nhận. Nếu bị chiếm đoạt số tiền lớn, có thể trình báo cơ quan công an; khi người kia ở nước ngoài, việc xử lý khó và lâu, nên phòng từ đầu vẫn tốt hơn.

Một đợt mua hộ giả định: từ danh sách tới kiện hàng

Hình dung một đợt giả định. Mai (tên giả định) bán đồ trẻ em ở Hải Phòng, làm việc với một người mua hộ ở Osaka đã quen qua năm đợt nhỏ. Đầu tháng, Mai gửi danh sách hai mươi món, mỗi món có ảnh, phiên bản, size, giá tham khảo trên trang chính thức của cửa hàng và mã đơn khách. Hai bên thống nhất mô hình chia đợt: Mai chuyển tiền cho mười món đầu, người mua hộ gửi ảnh hoá đơn và ảnh hàng có mã đơn viết tay, rồi Mai chuyển tiếp mười món sau.

Trong tuần đầu, người mua hộ báo hai món hết size, đề xuất một size lớn hơn. Mai hỏi lại khách trước khi đồng ý, ghi thay đổi vào bảng. Một món có giá tại quầy cao hơn giá tham khảo vì hết đợt giảm giá; người mua hộ chụp bảng giá tại kệ (để Mai xem, không đăng lại) và chờ Mai quyết. Mai chọn mua, chấp nhận lãi món đó mỏng hơn, vì đã hứa với khách.

Cuối tháng, người mua hộ đóng hàng thành hai thùng, chụp ảnh từng lớp hàng trước khi dán, gửi danh sách món theo thùng. Mai đối chiếu với bảng trước khi thùng rời Nhật, phát hiện thiếu một món đã thanh toán; người mua hộ tìm thấy món đó còn trong túi đồ của mình và bổ sung. Phí công được thanh toán ngay khi thùng được gửi đi, đúng hẹn.

Đợt giả định này không có gì đặc biệt, và đó chính là mục tiêu: mọi bước đều có chứng từ, mọi thay đổi đều được hỏi trước, tiền chỉ đi khi có bằng chứng. Khi quy trình trở thành thói quen, rủi ro ôm tiền gần như không có chỗ chen vào.

Pháp lý cả hai bên nên biết

Ở phía nước ngoài, người mua hộ cần tự kiểm quy định nơi họ cư trú về làm thêm, về kinh doanh cá nhân, về thuế thu nhập. Một số nước có quy định rõ về giới hạn công việc với người mang thị thực du học. Mua hộ vài món cho bạn bè khác với việc nhận phí công đều đặn mỗi tháng.

Ở phía nước nguồn còn có chuyện miễn thuế cho du khách. Nhiều nước cho phép người nước ngoài ngắn hạn mua hàng không chịu thuế tiêu dùng để mang ra khỏi nước, với điều kiện hàng là tiêu dùng cá nhân. Người cư trú dài hạn thường không thuộc diện này, và hàng mua để bán lại không đáp ứng điều kiện. Nhờ người mua hộ dùng quyền miễn thuế du khách để mua hàng buôn là sai quy định của nước đó; họ có thể bị truy thu, phạt.

Ở phía Việt Nam, hàng người mua hộ gửi về là hàng nhập khẩu để kinh doanh; cách gửi và khai báo phải theo quy định hiện hành về hàng hoá. Hàng gửi theo dạng quà biếu, hàng cá nhân trong khi thực chất là hàng bán là khai sai. Hỏi đại lý làm thủ tục hải quan hoặc bên vận chuyển để chọn cách gửi đúng với bản chất hàng.

Giữ quan hệ lâu dài với một người mua hộ tốt

Một người mua hộ đáng tin là tài sản lớn của shop order. Họ biết khẩu vị khách của bạn, biết cửa hàng nào hay có hàng, biết khi nào có đợt giảm giá. Giữ được họ lâu dài thường quan trọng hơn ép phí công thấp hơn vài phần.

Vài việc giúp quan hệ bền: trả tiền đúng hẹn, không đòi mua những món họ đã nói là khó; báo trước đợt hàng lớn để họ sắp xếp; ghi nhận khi họ tìm được hàng tốt; không đổ lỗi cho họ trước mặt khách khi chuyện xảy ra ở khâu vận chuyển. Định kỳ cùng nhau xem lại bảng đơn: món nào hay mua nhầm, món nào hay hết, để chỉnh danh sách.

Cũng nên có người thứ hai, dù ít việc hơn. Người mua hộ chính có thể chuyển nhà, về nước, bận thi cử; nếu toàn bộ nguồn hàng nằm ở một người, shop của bạn dừng cùng lúc với họ.

Câu hỏi thường gặp

Phí công mua hộ bao nhiêu là hợp lý?

Không có mức chuẩn, vì phụ thuộc thời gian đi lại, độ khó tìm hàng, khối lượng và mặt bằng chung ở từng nước. Cách tính hợp lý là để phí công đủ bù thời gian và chi phí thật của người mua hộ, đồng thời vẫn để giá về tay cạnh tranh. Hãy thoả thuận rõ trước, đừng đổi giữa đợt.

Có nên nhờ người lạ trên nhóm mạng xã hội mua hộ không?

Có thể bắt đầu, nhưng chỉ với đơn nhỏ, thanh toán theo đợt, đòi chứng từ đầy đủ. Kiểm chứng thông tin qua người quen chung nếu có. Không chuyển trước số tiền lớn cho người chưa từng làm việc cùng, dù họ có nhiều ảnh khách khen.

Người mua hộ mua nhầm phiên bản thì ai chịu?

Tuỳ thoả thuận. Nếu bạn đã gửi mô tả và ảnh rõ ràng, người mua hộ mua sai thì hợp lý là họ đổi hoặc chịu phần chênh. Nếu mô tả của bạn mơ hồ, lỗi thuộc về bạn. Đây là lý do mô tả hàng phải cụ thể ngay từ phiếu đơn.

Có nên để người mua hộ ứng tiền trước không?

Nếu họ đồng ý và có vốn, mô hình này giảm rủi ro cho bạn. Nhưng hãy trả đúng hẹn tuyệt đối, vì một lần trễ có thể làm mất người mua hộ tốt. Ghi rõ thời hạn hoàn tiền trong thoả thuận.

Người mua hộ ở nước ngoài có phải nộp thuế không?

Điều này phụ thuộc quy định của nước họ cư trú về thu nhập và hoạt động kinh doanh cá nhân. Họ nên tự tìm hiểu với cơ quan thuế hoặc trường, công ty nơi họ đang học, làm việc. Người bán ở Việt Nam không nên khuyên họ bỏ qua nghĩa vụ này.

Bị người mua hộ ôm tiền thì làm gì?

Dừng mọi khoản chuyển tiếp, gom toàn bộ tin nhắn, biên nhận chuyển tiền, ảnh hoá đơn. Nhắn yêu cầu hoàn tiền rõ ràng. Nếu số tiền lớn, có thể trình báo cơ quan công an. Khi người kia ở nước ngoài, việc đòi lại thường khó, nên phòng ngừa từ đầu là quan trọng nhất.