Nhận order đặt trước nghĩa là bạn thu tiền của khách trước, rồi mới mua hàng ở nước ngoài và đưa về. Để mô hình này không biến thành nợ nần với khách, bạn cần ba thứ rõ ràng ngay từ đầu: tỷ lệ cọc đủ che phần rủi ro của bạn, một phiếu đơn ghi đúng những gì khách đặt, và quy tắc hoàn tiền khi hàng không mua được, về trễ hoặc khác mô tả.
Bài viết từ góc người làm order, hợp với hàng Nhật, Hàn, Mỹ, châu Âu, Úc qua sàn, qua người mua hộ hay tự đi mua. Phần định nghĩa hàng order và rủi ro tổng quát đã có ở nhiều nơi; ở đây đi vào thao tác: tính cọc theo cấu trúc chi phí của chính bạn, mẫu phiếu đơn, cách nói về thời gian chờ, và bảng xử lý các tình huống hoàn tiền. Số liệu trong bài là ví dụ giả định.
Cọc để làm gì: hiểu trước khi đặt tỷ lệ
Nhiều người đặt tỷ lệ cọc theo thói quen của nhóm bán hàng, "ai cũng cọc một nửa". Cách nghĩ đúng hơn là hỏi: nếu khách bỏ đơn sau khi bạn đã mua hàng, bạn mất bao nhiêu? Khoản cọc tối thiểu phải đủ che phần mất đó. Phần mất gồm chênh lệch nếu phải bán hàng cho người khác với giá thấp hơn, phí vận chuyển đã trả, phí chuyển đổi ngoại tệ, và công sức. Với hàng dễ bán lại (mẫu phổ biến, size thông dụng), phần mất nhỏ; với hàng đặt riêng (màu hiếm, size lạ, khắc tên), phần mất có thể là toàn bộ giá trị hàng.
Cọc còn có vai trò thứ hai: lọc khách. Người sẵn sàng đặt cọc là người thật sự muốn mua. Đơn không cọc thường là đơn "để xem đã", tỷ lệ bỏ cao, và bạn sẽ phải ứng vốn cho những món có thể nằm lại trong nhà.
Vai trò thứ ba là vốn lưu động. Người bán nhỏ thường không có đủ tiền mặt để mua trước toàn bộ một đợt hàng. Tiền cọc giúp bạn mua hàng mà không phải vay. Nhưng đây cũng là chỗ nguy hiểm: tiền cọc là tiền của khách gửi bạn để mua một món cụ thể, không phải doanh thu. Dùng tiền cọc đơn này để bù lỗ đơn khác là con đường dẫn tới việc không còn tiền hoàn cho ai.
Gợi ý tỷ lệ cọc theo loại hàng (ví dụ giả định)
Không có tỷ lệ chuẩn chung. Bảng dưới đây là ví dụ giả định để bạn thấy logic: hàng càng khó bán lại, cọc càng cao.
| Loại hàng | Ví dụ | Tỷ lệ cọc gợi ý (giả định) | Lý do |
|---|---|---|---|
| Dễ bán lại | Mỹ phẩm phổ thông, đồ ăn vặt, size áo thông dụng | Khoảng một phần ba giá trị | Khách bỏ thì bán cho người khác được |
| Trung bình | Giày, túi, đồ gia dụng theo mẫu | Khoảng một nửa | Bán lại được nhưng chậm, có thể phải giảm giá |
| Khó bán lại | Size hiếm, màu đặc biệt, hàng phiên bản giới hạn | Phần lớn hoặc toàn bộ | Khách bỏ là bạn ôm hàng |
| Đặt riêng | Khắc tên, may đo, hàng theo yêu cầu riêng | Toàn bộ | Không ai khác mua |
Bảng là điểm khởi đầu. Hãy chỉnh theo dữ liệu của chính bạn: sau mỗi đợt, đếm xem bao nhiêu đơn bị bỏ ở mỗi loại hàng và bạn mất bao nhiêu; nếu cọc không đủ che phần mất trung bình thì tăng lên. Và luôn nói rõ tỷ lệ cọc trước khi khách chốt đơn, không đổi giữa chừng.
Phiếu đơn order cần những dòng gì
Phần lớn tranh chấp với khách order bắt nguồn từ việc hai bên nhớ khác nhau về món đã đặt. Một phiếu đơn gửi cho khách xác nhận bằng tin nhắn là đủ, miễn có các dòng sau:
- Mã đơn: ngắn, có quy luật (ví dụ đợt, ngày, số thứ tự), để khách và bạn cùng tra.
- Mô tả hàng đủ để không nhầm: tên hàng, phiên bản, màu, size theo hệ nào (Nhật, Hàn, Mỹ, châu Âu), dung tích, ảnh tham khảo bạn gửi khách.
- Giá trọn gói và cách tính: giá bạn báo đã gồm những khoản nào (giá mua, phí công, vận chuyển về Việt Nam, thuế nếu có), còn khoản nào có thể phát sinh.
- Số tiền cọc, ngày cọc, phần còn lại và khi nào phải trả nốt.
- Thời gian chờ dự kiến, ghi bằng khoảng (từ … đến … ngày), kèm câu nói rõ trường hợp có thể chậm hơn.
- Điều kiện huỷ đơn: trước khi bạn mua hàng thì xử lý thế nào, sau khi đã mua thì thế nào.
- Chính sách khi hàng về khác mô tả hoặc lỗi: đổi, hoàn, giảm giá, trong bao lâu.
Phiếu này không cần đẹp, chỉ cần khách bấm xác nhận "đồng ý" trong cùng một cuộc trò chuyện. Lưu lại ảnh chụp. Khi có tranh cãi, tin nhắn có ngày giờ là bằng chứng bạn cần.
Nói về thời gian chờ sao cho thật
Thời gian chờ hàng order gồm nhiều chặng, mỗi chặng có thể chậm vì lý do không nằm trong tay bạn: shop nước ngoài xử lý đơn, giao tới kho trung chuyển hoặc tới người mua hộ, gom đủ hàng mới gửi, vận chuyển quốc tế, thông quan, giao nội địa. Ví dụ giả định: một đơn hàng Nhật có thể mất vài ngày ở shop, gần một tuần chờ gom ở kho, một tuần vận chuyển và thông quan, thêm vài ngày giao trong nước. Cộng lại là vài tuần, nếu không có chặng nào trục trặc.
Người mới hay báo thời gian theo trường hợp tốt nhất để chốt đơn. Đến khi hàng chậm, khách mất kiên nhẫn, đòi huỷ, và bạn kẹt giữa khách và nguồn. Cách bền hơn là báo khoảng thời gian thật, nói trước những thời điểm dễ chậm: mùa sale lớn ở nước nguồn, kỳ nghỉ dài như Tết Nguyên đán, Tuần lễ vàng ở Nhật, Chuseok ở Hàn, mùa lễ cuối năm ở Mỹ và châu Âu.
Trong lúc chờ, cập nhật cho khách theo mốc: đã mua, đã tới kho, đã gửi về, đã về Việt Nam. Bạn không cần nhắn mỗi ngày; chỉ cần mỗi khi đơn chuyển chặng. Khách thấy đơn đang đi, ít hỏi dồn hơn. Nếu một chặng chậm bất thường, báo sớm, nói lý do bạn biết, đưa ra lựa chọn chờ tiếp hoặc huỷ theo quy tắc đã thoả thuận.
Quy tắc hoàn tiền cho từng tình huống
Hoàn tiền là phần khách nhớ lâu nhất. Viết sẵn quy tắc, gửi kèm phiếu đơn, áp dụng như nhau cho mọi khách.
| Tình huống | Hướng xử lý gợi ý | Ghi chú |
|---|---|---|
| Bạn chưa mua được hàng (hết hàng, hết size) | Hoàn toàn bộ tiền cọc, sớm nhất có thể | Đây là rủi ro của người bán, không trừ phí |
| Khách huỷ trước khi bạn mua | Hoàn cọc, có thể trừ phí nhỏ nếu đã thoả thuận | Ghi rõ mốc "trước khi mua" là lúc nào |
| Khách huỷ sau khi bạn đã mua | Giữ cọc để bù thiệt hại hoặc hỗ trợ bán lại | Nói rõ từ đầu, không đổi luật giữa chừng |
| Hàng về chậm quá khoảng đã báo | Cho khách chọn chờ hoặc huỷ và hoàn tiền | Ngưỡng chậm bao lâu thì được huỷ nên ghi trước |
| Hàng về khác mô tả, lỗi do nguồn | Đổi, hoàn hoặc giảm giá; bạn tự khiếu nại với nguồn | Khách không phải gánh tranh chấp với shop nước ngoài |
| Hàng thất lạc, bị giữ ở khâu vận chuyển | Hoàn tiền cho khách, bạn theo khiếu nại với bên vận chuyển | Đây là lý do nên chọn đường gửi có trách nhiệm rõ |
Nguyên tắc chung: rủi ro từ phía nguồn hàng và vận chuyển là rủi ro của người làm order, vì bạn là bên khách tin tưởng. Phần rủi ro do khách đổi ý mới là phần cọc che. Nếu bảng này làm bạn thấy order hàng nào đó không còn lời, đó là dấu hiệu nên tính lại giá chứ không phải đẩy rủi ro sang khách.
Một đợt order giả định từ lúc mở đơn tới lúc giao
Thử đi qua một đợt order giả định để thấy các quy tắc trên vận hành cùng nhau. Lan (tên giả định) bán đồ gia dụng và mỹ phẩm Nhật, mở đợt order vào đầu tháng, đăng danh sách mặt hàng kèm khoảng thời gian chờ dự kiến và quy tắc cọc: đồ phổ thông cọc một phần ba, đồ phiên bản giới hạn cọc gần đủ. Hạn chốt đơn là mười ngày.
Trong mười ngày, Lan nhận hơn năm mươi món từ hơn hai mươi khách. Mỗi khách nhận một phiếu đơn qua tin nhắn: mã đơn, mô tả món, giá trọn gói đã gồm phí vận chuyển về Việt Nam nhưng chưa gồm phí giao nội địa, số tiền cọc, khoảng thời gian chờ, và nhắc lại nguyên văn quy tắc hoàn tiền mà Lan đã ghim ở trang bán hàng. Khách xác nhận bằng một chữ "đồng ý" trước khi chuyển cọc.
Hết hạn chốt, Lan gửi danh sách cho người mua hộ ở Nhật. Có ba món hết hàng ngay từ đầu; Lan hoàn đủ cọc cho ba khách trong ngày, kèm lời xin lỗi và gợi ý món thay thế. Một khách huỷ đơn sau khi món đã mua; theo quy tắc đã báo, Lan giữ cọc và đăng bán lại món đó cho khách khác.
Hàng về chậm hơn khoảng dự kiến vài ngày vì trùng kỳ nghỉ dài ở Nhật mà Lan đã nhắc trước trong phiếu đơn, nên không ai đòi huỷ. Khi mở kiện, có một hộp kem bị móp; Lan báo khách, đề nghị giảm giá hoặc hoàn tiền, rồi tự khiếu nại với bên vận chuyển. Cuối đợt, Lan đối chiếu: tiền cọc đã thu, tiền đã chi, tiền đã hoàn, khớp từng đồng. Điều đáng nói ở đợt giả định này không phải là không có sự cố, mà là sự cố nào cũng đã có sẵn cách xử lý trước khi xảy ra.
Giữ tiền cọc tách bạch
Người làm order lâu năm thường có một tài khoản hoặc một ví riêng chỉ để nhận cọc, tách khỏi tiền chi tiêu cá nhân. Lý do đơn giản: khi mọi thứ chung một chỗ, bạn không biết bao nhiêu tiền thật sự là của mình. Một đợt hàng chậm, khách đòi hoàn cùng lúc, bạn mới phát hiện tiền cọc đã được tiêu vào việc khác.
Mỗi tuần, đối chiếu ba con số: tổng cọc đang giữ của các đơn chưa giao, tổng tiền đã chi để mua hàng cho các đơn đó, và số dư thực tế. Nếu số dư cộng hàng đã mua thấp hơn tổng cọc, bạn đang có lỗ hổng cần xử lý ngay, trước khi nó lớn lên. Bảng theo dõi đơn có ở bài riêng về quản lý đơn order nhiều khách.
Cuối cùng, nếu bạn nhận order với quy mô đều đặn, đây đã là hoạt động kinh doanh. Việc đăng ký kinh doanh, kê khai thuế, giữ chứng từ nguồn hàng nên được làm theo quy định hiện hành; hỏi cơ quan thuế nơi bạn đăng ký hoặc người làm kế toán để biết nghĩa vụ phù hợp với quy mô của mình.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nhận order không cọc với khách quen không?
Có thể, nếu món hàng dễ bán lại và khách đã có lịch sử nhận hàng đều đặn. Nhưng nên có giới hạn: tổng giá trị đơn không cọc không vượt quá số tiền bạn chịu được nếu tất cả cùng bỏ. Khách quen cũng có lúc gặp chuyện.
Khách đòi xem hoá đơn mua hàng thì có nên cho xem không?
Nên, nếu bạn báo giá theo kiểu giá mua cộng phí công. Nếu báo giá trọn gói, bạn có thể không công khai giá mua, nhưng vẫn nên giữ hoá đơn để chứng minh nguồn gốc hàng khi được hỏi. Minh bạch giúp giữ khách lâu dài hơn.
Tỷ giá thay đổi giữa lúc báo giá và lúc mua thì tính sao?
Có hai cách: chốt giá theo tỷ giá lúc báo và bạn chịu biến động, hoặc báo giá có ghi rõ sẽ điều chỉnh nếu tỷ giá biến động quá một ngưỡng đã thoả thuận. Cách nào cũng được, miễn ghi trong phiếu đơn trước khi khách cọc.
Hàng về rồi mà khách không nhận, không trả nốt tiền thì làm gì?
Nhắc khách theo thời hạn đã thoả thuận, sau đó áp dụng quy tắc huỷ sau khi đã mua: giữ cọc bù thiệt hại, bán lại hàng. Ghi lại các lần nhắc. Những khách như vậy nên được đánh dấu để lần sau yêu cầu cọc cao hơn.
Có cần đăng ký kinh doanh khi nhận order không?
Khi bán hàng thường xuyên để kiếm lời, bạn đang kinh doanh và có nghĩa vụ đăng ký, kê khai thuế theo quy định hiện hành. Mức nghĩa vụ phụ thuộc quy mô và hình thức. Hãy hỏi cơ quan thuế hoặc người làm kế toán để biết đúng trường hợp của mình.
Nên nhận order qua tin nhắn hay qua biểu mẫu?
Với số đơn ít, tin nhắn kèm phiếu đơn xác nhận là đủ. Khi đơn nhiều, biểu mẫu giúp khách tự điền đúng thông tin, giảm nhầm size, nhầm màu. Dù dùng cách nào, vẫn gửi lại bản tóm tắt cho khách xác nhận trước khi thu cọc.