Khi kiện hàng ngoại bị giữ hoặc bị yêu cầu bổ sung giấy tờ, việc đầu tiên là xác định chính xác ai đang yêu cầu và yêu cầu cái gì, qua bên đang làm thủ tục cho kiện của bạn (hãng chuyển phát, bưu chính, bên gom hàng hay đại lý), rồi gom đúng chứng từ và trả lời qua đúng kênh đó. Phần lớn trường hợp bị giữ với lô nhỏ là do thiếu thông tin về trị giá, về bản chất hàng (để bán hay để dùng) hoặc do hàng thuộc nhóm phải kiểm tra chuyên ngành.
Bài hướng dẫn trình tự xử lý theo nguyên lý, các loại yêu cầu hay gặp và cách chuẩn bị, chi phí của việc chờ, các phương án khi không đáp ứng được, và cách để lần sau ít bị giữ hơn. Thủ tục, thời hạn và chế tài cụ thể theo quy định hiện hành; luôn hỏi trực tiếp hải quan nơi làm thủ tục hoặc đại lý khai báo.
Bị giữ không phải lúc nào cũng là bị phạt
Trạng thái "đang chờ thủ tục", "bị giữ", "cần thông tin bổ sung" nghe đáng sợ, nhưng về bản chất là hải quan hoặc bên làm thủ tục chưa đủ cơ sở để cho hàng đi tiếp. Lý do có thể đơn giản: mô tả hàng trên phiếu gửi quá chung chung, trị giá khai không khớp với giá trên mạng, số lượng nhiều khiến cần xác định đây là hàng để bán, hoặc hàng thuộc nhóm phải có giấy tờ chuyên ngành.
Với hàng chuyển phát, bưu chính và gom hàng, người nhận thường không trực tiếp làm việc với hải quan mà qua bên vận chuyển hoặc đại lý. Bên đó nhận yêu cầu, chuyển cho bạn, rồi nộp lại. Vì vậy, thông tin bạn nhận đôi khi đã bị rút gọn qua vài người. Việc đầu tiên là xin bên đó cho biết chính xác nội dung yêu cầu: cần giấy gì, cho mặt hàng nào trong kiện, có hạn trả lời không.
Cũng cần phân biệt kiện bị giữ với kiện bị chậm. Kiện chậm do lô gom chờ chuyến, do kho quá tải mùa cao điểm hay do nghỉ lễ thường không có yêu cầu gì gửi tới bạn. Nếu mã theo dõi đứng yên lâu mà không có yêu cầu, hãy hỏi bên vận chuyển xem kiện đang ở chặng nào trước khi kết luận là bị giữ. Hỏi bằng mã theo dõi và mã kiện cụ thể, kèm ngày gửi, để bên kia tra nhanh thay vì trả lời chung chung.
Các yêu cầu hay gặp và cách chuẩn bị
Bảng nêu những yêu cầu phổ biến với lô nhỏ, theo nguyên lý chung. Nội dung và hình thức chứng từ cụ thể theo yêu cầu của đơn vị hải quan và quy định hiện hành.
| Yêu cầu | Thường vì sao | Chuẩn bị gì |
|---|---|---|
| Chứng minh trị giá | Trị giá khai thấp hơn mức hải quan tham chiếu hoặc không có hoá đơn | Hoá đơn, biên nhận mua, xác nhận thanh toán, sao kê thẻ, ảnh đơn trên sàn |
| Làm rõ mô tả hàng | Phiếu gửi ghi "quần áo", "quà" quá chung | Danh sách chi tiết từng món: tên, chất liệu, số lượng, đơn giá |
| Xác định mục đích | Số lượng nhiều, nhiều món cùng mẫu | Giải trình trung thực; nếu là hàng để bán thì làm thủ tục cho hàng thương mại |
| Giấy tờ chuyên ngành | Mỹ phẩm, thực phẩm, đồ chơi trẻ em, đồ điện, thiết bị có sóng vô tuyến | Hỏi rõ loại giấy; nhiều loại không làm kịp cho lô đã về |
| Thông tin người nhận | Thiếu giấy tờ tuỳ thân, mã số thuế khi là hàng kinh doanh | Giấy tờ theo yêu cầu, đúng tên người nhận trên phiếu |
| Kiểm tra thực tế | Phân luồng kiểm tra hoặc nghi ngờ hàng không đúng khai báo | Có mặt hoặc uỷ quyền cho đại lý; đảm bảo hàng khớp mô tả |
Điểm chung của mọi yêu cầu là sự khớp nhau: tên hàng, số lượng, trị giá trên phiếu gửi, trên hoá đơn và trên thực tế phải giống nhau. Khi ba thứ đã khớp, bổ sung giấy tờ thường chỉ là thủ tục; khi không khớp, mỗi giấy tờ thêm vào lại mở ra câu hỏi mới.
Trình tự xử lý từng bước
Ngay khi nhận thông báo kiện bị giữ, làm theo thứ tự sau để không mất thời gian và không làm tình hình phức tạp hơn:
- Xin bên đang làm thủ tục nội dung yêu cầu đầy đủ bằng văn bản hoặc tin nhắn: mặt hàng nào, giấy gì, hạn nào, gửi qua đâu.
- Mở sổ nhập hàng và thư mục chứng từ của lô, đối chiếu xem đã có gì, thiếu gì.
- Nếu thiếu hoá đơn, liên hệ người bán ở nước ngoài hoặc người mua hộ xin bản sao; với đơn trên sàn, tải xác nhận đơn hàng có giá và ngày.
- Soạn danh sách hàng chi tiết, ghi đúng như thực tế, kể cả khi thực tế khác với phiếu gửi; giải trình phần khác biệt một cách trung thực.
- Gửi qua đúng kênh bên làm thủ tục chỉ định, giữ bản sao và thời điểm gửi.
- Hỏi lại tình trạng sau một khoảng thời gian hợp lý; nếu có yêu cầu tiếp, lặp lại các bước.
- Với yêu cầu bạn không chắc hiểu đúng hoặc liên quan hàng phải kiểm tra chuyên ngành, hỏi một đại lý làm thủ tục hải quan trước khi trả lời.
Đừng gửi giấy tờ "cho đủ" mà không đúng thực tế, như hoá đơn tự làm, hoá đơn giá thấp hơn thực trả. Giấy tờ sai biến một trường hợp chậm thủ tục thành trường hợp khai sai, với hậu quả nặng hơn nhiều.
Chi phí của việc chờ
Kiện bị giữ càng lâu, chi phí càng tăng theo những cách không thấy ngay. Khoản dễ thấy nhất là phí lưu kho: kho ở cửa khẩu, sân bay hay kho của bên vận chuyển thường chỉ miễn phí trong một thời gian ngắn, sau đó tính phí theo ngày, theo khối lượng hoặc theo kiện. Một số bên còn tính phí xử lý cho mỗi lần bổ sung hồ sơ. Hỏi rõ các khoản này ngay khi biết kiện bị giữ.
Khoản khó thấy hơn là chi phí cơ hội. Hàng theo mùa bị giữ qua mùa bán thì giá trị giảm mạnh; hàng có hạn dùng mất dần thời gian bán; khách order chờ lâu có thể huỷ và đòi lại cọc. Với người bán nhỏ, chi phí này nhiều khi lớn hơn cả phí lưu kho.
Vì vậy, khi nhận yêu cầu, hãy nhanh chóng ước tính: nếu đáp ứng được, mất bao lâu và tốn thêm bao nhiêu; nếu không đáp ứng được, các phương án còn lại tốn bao nhiêu. Ví dụ giả định: một kiện mỹ phẩm bị yêu cầu giấy tờ chuyên ngành mà làm cho lô đã về là không khả thi trong thời gian ngắn, trong khi phí lưu kho cộng dồn mỗi tuần. Quyết sớm phương án thay thế thường đỡ tốn hơn chờ đợi với hy vọng mơ hồ.
Khi không đáp ứng được yêu cầu
Bổ sung một phần, tách phần còn lại. Nếu trong kiện chỉ một vài món vướng, có thể hỏi bên làm thủ tục xem có phương án xử lý riêng phần đó theo quy định hiện hành hay không. Không phải trường hợp nào cũng làm được.
Chuyển sang làm thủ tục cho hàng thương mại. Nếu bị xác định là hàng để bán và bạn có hoặc có thể dùng tư cách kinh doanh phù hợp, có thể làm thủ tục theo diện hàng thương mại, nộp thuế đầy đủ. Hỏi đại lý về khả năng và chi phí.
Gửi trả lại nước nguồn. Với một số trường hợp, hàng có thể được đưa ra khỏi lãnh thổ theo thủ tục tái xuất hoặc trả lại người gửi. Chi phí gửi chiều về cộng với phí lưu kho có thể đáng kể; cần người bán hoặc người mua hộ ở nước nguồn sẵn sàng nhận.
Từ bỏ hàng. Khi giá trị hàng thấp hơn tổng chi phí xử lý, một số người nhận chọn từ bỏ. Hàng bị từ bỏ được xử lý theo quy định; bạn mất toàn bộ giá trị hàng nhưng dừng được chi phí phát sinh. Hỏi rõ hậu quả trước khi ký bất cứ giấy gì.
Không bao giờ làm. Nhờ người khác đứng tên nhận thay, đưa giấy tờ không đúng sự thật, hay nhờ người quen "can thiệp". Những cách này đổi một rủi ro tài chính thành rủi ro pháp lý.
Hàng của khách order bị giữ: nói với khách thế nào
Nếu trong kiện có hàng khách đã đặt cọc, việc đầu tiên là báo cho khách sớm, trung thực, kèm thông tin bạn đang có: kiện đang ở đâu, vì sao chưa về, bạn đang làm gì và dự kiến khi nào có câu trả lời. Khách thường bực vì bị im lặng hơn là vì hàng chậm.
Đưa ra lựa chọn thay vì quyết định thay khách: chờ thêm, đổi sang món khác có sẵn, hay hoàn cọc theo điều kiện đã thoả thuận. Nếu điều kiện hoàn cọc trước đây chưa ghi trường hợp hàng bị giữ ở hải quan, đây là lúc xử lý theo hướng có lợi cho quan hệ lâu dài, và bổ sung điều khoản đó cho các đơn sau.
Không đổ lỗi cho hải quan hay bên vận chuyển trước mặt khách khi bạn chưa biết rõ nguyên nhân. Nếu nguyên nhân nằm ở phía bạn (khai mô tả quá chung, thiếu hoá đơn), nhận phần trách nhiệm đó. Uy tín của người làm order được xây chính ở những lúc như thế này.
Để lần sau ít bị giữ hơn
Mô tả hàng cụ thể ngay từ phiếu gửi. Tên hàng, chất liệu, số lượng, đơn giá cho từng nhóm; tránh những chữ chung chung như "hàng hoá", "quà", "đồ dùng".
Kèm chứng từ mua trong kiện hoặc gửi trước cho bên vận chuyển. Hoá đơn, xác nhận đơn hàng có giá thực trả.
Không gửi hàng vướng chuyên ngành theo đường hàng cá nhân. Nhóm mỹ phẩm, thực phẩm, đồ cho trẻ, đồ điện nên đi đúng con đường có thủ tục ngay từ đầu.
Khai đúng bản chất. Hàng để bán thì đi theo thủ tục hàng thương mại; đừng cố khai là quà hay hàng dùng cá nhân.
Chọn bên vận chuyển hiểu hàng của bạn. Bên quen làm thủ tục cho đúng nhóm hàng của bạn thường biết trước những gì hải quan hay hỏi và nhắc bạn chuẩn bị từ đầu. Hỏi họ đã từng xử lý loại hàng này chưa, và những lần bị yêu cầu bổ sung trước đây thường vì lý do gì.
Ghi lại từng lần bị giữ. Lý do, giấy đã nộp, thời gian xử lý, chi phí. Sau vài lần, bạn biết nhóm hàng nào, đường gửi nào hay gặp vấn đề và điều chỉnh từ gốc.
Câu hỏi thường gặp
Kiện bị giữ bao lâu thì bị tiêu huỷ?
Thời hạn lưu giữ và cách xử lý hàng tồn đọng, hàng không có người nhận được quy định riêng và có thể khác theo loại hình gửi. Không nên đoán; hỏi ngay bên làm thủ tục hoặc hải quan nơi giữ hàng về hạn chót cho trường hợp của bạn.
Có thể tự đến hải quan làm việc thay vì qua bên vận chuyển không?
Tuỳ loại hình gửi và ai là người khai. Với hàng chuyển phát, bên chuyển phát thường là người khai; bạn làm việc qua họ hoặc qua đại lý bạn uỷ quyền. Hỏi bên vận chuyển xem bạn có thể tự làm thủ tục hay phải qua họ.
Mua trên sàn nước ngoài không có hoá đơn giấy thì chứng minh trị giá thế nào?
Xác nhận đơn hàng điện tử có tên người bán, món hàng, giá, ngày, kèm xác nhận thanh toán hoặc sao kê thẻ thường là chứng từ người nhận có thể cung cấp. Hỏi bên làm thủ tục xem định dạng nào được chấp nhận.
Hàng bị giữ vì nghi là hàng để bán, trong khi thật sự là đồ dùng cá nhân thì sao?
Giải trình trung thực kèm thông tin hợp lý: số lượng phù hợp nhu cầu cá nhân, chủng loại đa dạng chứ không nhiều chiếc cùng mẫu. Nếu số lượng nhiều cùng mẫu, việc bị coi là hàng thương mại là dễ hiểu.
Có nên chọn từ bỏ hàng để khỏi rắc rối?
Chỉ khi đã so sánh rõ chi phí các phương án và hỏi rõ hậu quả của việc từ bỏ theo quy định hiện hành. Từ bỏ hàng không xoá đi trách nhiệm nếu có dấu hiệu vi phạm trong khai báo trước đó.