Khi đi lấy hàng ở nước ngoài, hàng nên được kiểm ba lần trước khi rời khỏi nước đó: tại sạp trước khi trả tiền, trong phòng nghỉ vào tối cùng ngày, và tại kho gom hoặc lúc đóng kiện. Mỗi lần kiểm bắt một loại lỗi khác nhau, và mỗi lần càng gần lúc mua thì khả năng đổi càng cao. Khi hàng đã về Việt Nam, gần như không còn cách đổi với sạp ở chợ nước ngoài.
Bài viết hướng dẫn kiểm theo từng chặng cho người bán nhỏ đi chợ Bangkok, Seoul, Đài Bắc, Tokyo: soi những gì ở từng nhóm hàng, kiểm số lượng và đối chiếu phiếu ghi hàng, xử lý hàng lỗi khi còn ở nước đó, và để lại bằng chứng cho kiện hàng trước khi giao cho bên vận chuyển. Phần kiểm khi nhận hàng ở Việt Nam có bài riêng.
Vì sao phải kiểm ở nước ngoài, không đợi về nhà
Ở chợ sỉ, quan hệ mua bán thường kết thúc khi bạn rời sạp. Nhiều sạp đổi hàng lỗi nếu bạn quay lại trong ngày hoặc ngày hôm sau, với điều kiện còn phiếu ghi hàng và hàng chưa bị cắt mác; sau khi bạn đã về nước, việc đổi gần như không thể, trừ những sạp bạn đã có quan hệ lâu dài và sẵn lòng bù vào lần sau.
Chi phí của một món lỗi phát hiện ở Việt Nam cũng cao hơn nhiều so với lúc ở sạp: bạn đã trả cước gửi về cho món đó, đã có thể nộp thuế cho nó, và có khi đã nhận tiền của khách order. Một món lỗi lúc ấy không chỉ mất giá mua mà mất cả phần chi phí đi kèm, cộng thêm thời gian xin lỗi khách.
Kiểm ở nước ngoài còn giúp bạn biết sớm sạp nào hay có lỗi. Sau một hai chuyến, bạn sẽ có danh sách sạp đáng tin để quay lại, và danh sách sạp nên tránh. Đó là tài sản thông tin của người đi lấy hàng, không ai bán cho bạn được.
Cuối cùng, kiểm ở nước ngoài là cách duy nhất để biết lỗi xảy ra ở đâu. Một món rách phát hiện ở Việt Nam có thể rách từ sạp, có thể rách lúc đóng gói, có thể rách trên đường vận chuyển. Nếu bạn đã kiểm và chụp ảnh trước khi đóng kiện, bạn biết chắc lỗi không đến từ sạp, và biết phải khiếu nại với ai. Không có lần kiểm đó, mọi lỗi đều thành lỗi "không rõ", và lỗi không rõ thì luôn do người bán nhỏ tự chịu.
Lần kiểm thứ nhất: tại sạp, trước khi trả tiền
Ở sạp, thời gian ngắn, sạp đông khách, bạn không kiểm được kỹ từng món. Mục tiêu của lần kiểm này là chặn lỗi lớn và lỗi số lượng. Những việc nên làm:
- Đếm số lượng theo ri, theo màu, theo size ngay khi sạp đưa hàng, đối chiếu với phiếu ghi hàng sạp viết.
- Mở ngẫu nhiên vài túi trong lô (không phải túi trên cùng) để xem màu, chất liệu, đường may có giống mẫu treo không.
- Kiểm nhãn size và cách ghi size: có sạp ghi size theo chuẩn riêng, cùng chữ nhưng số đo khác. Đo nhanh một món bằng thước dây mang theo.
- Với phụ kiện, đồ gia dụng nhỏ: thử khoá kéo, nút bấm, nắp đậy; lắc nghe có bộ phận lỏng không.
- Với đồ ăn đóng gói: kiểm hạn dùng trên từng thùng, kiểm bao bì có phồng, rách không.
- Chụp ảnh hàng cùng phiếu ghi hàng trước khi rời sạp; ảnh này là bằng chứng nếu cần quay lại đổi.
Việc kiểm nhanh tại sạp cần làm lịch sự, gọn, không bày hàng ra lối đi. Phần lớn chủ sạp quen với khách sỉ kiểm hàng; điều họ không thích là kiểm chậm, kiểm lâu mà không mua.
Lỗi hay gặp theo nhóm hàng và cách soi nhanh
Mỗi nhóm hàng có những lỗi điển hình. Bảng giúp bạn biết soi chỗ nào trong vài giây.
| Nhóm hàng | Lỗi hay gặp | Soi nhanh ở đâu |
|---|---|---|
| Quần áo | Chỉ thừa, đường may lệch, vết bẩn, lỗi in, sai size so với nhãn | Nách, cổ, gấu, khoá kéo; đặt hai món cùng size cạnh nhau |
| Giày dép | Lệch đôi, keo tràn, đế bong, hai chiếc khác tông màu | Đặt đôi cạnh nhau, ấn mép đế, nhìn trong lòng giày |
| Túi, ví | Khoá kẹt, quai khâu lỏng, da hoặc giả da nứt góc | Kéo khoá hết đường, giật nhẹ quai, xem các góc |
| Phụ kiện kim loại | Xỉn màu, gãy chốt, đá gắn lỏng | Bẻ nhẹ chốt, lắc nghe tiếng, nhìn dưới ánh sáng |
| Đồ ăn đóng gói | Gần hết hạn, bao bì phồng, rách, thùng ẩm | Hạn dùng trên từng thùng, góc thùng, mép túi |
| Mỹ phẩm | Niêm phong hở, hạn dùng ngắn, hộp móp | Màng co, tem niêm phong, đáy hộp |
Bảng không thay được kinh nghiệm, nhưng giúp người mới không bỏ sót những chỗ người bán lâu năm luôn liếc qua đầu tiên.
Lần kiểm thứ hai: trong phòng, tối cùng ngày
Buổi tối là lúc duy nhất bạn có thời gian và không gian để kiểm kỹ. Trải một tấm bạt hoặc ga sạch trên sàn, rồi làm theo thứ tự:
- Xếp hàng theo sạp, mỗi sạp một khu, đặt phiếu ghi hàng của sạp đó lên trên.
- Đếm lại toàn bộ số lượng từng sạp, đối chiếu với phiếu và với ghi chép tiền đã trả.
- Mở từng túi với hàng giá trị cao hoặc hàng của sạp mới; với hàng giá trị thấp từ sạp quen, kiểm theo tỷ lệ.
- Tách riêng món lỗi, chụp ảnh lỗi kèm phiếu ghi hàng, ghi sạp nào, lỗi gì.
- Lên danh sách sạp cần quay lại đổi vào sáng hôm sau, sắp vào lịch trước khi đi chợ mới.
- Gấp lại, cho vào túi theo mã khách hoặc mã nhóm hàng, ghi mã bằng giấy dán viết tay.
Đây cũng là lúc cập nhật bảng đơn order: món nào đã có, món nào chưa mua được, món nào phải đổi. Ngày hôm sau đi chợ với danh sách chính xác, không mua trùng, không quên.
Kiểm theo tỷ lệ: bao nhiêu là đủ
Không ai kiểm hết từng món trong một lô vài trăm chiếc áo. Cách làm thực tế là kiểm theo tỷ lệ, và tỷ lệ phụ thuộc ba yếu tố: giá trị món, độ quen của sạp, và độ dễ lỗi của nhóm hàng. Ví dụ giả định: với áo thun trơn của sạp đã lấy nhiều lần, mở vài món mỗi màu là đủ; với áo len, váy có chi tiết thêu, đính đá của sạp mới, mở tỷ lệ cao hơn hẳn, có khi kiểm từng món; với giày, túi giá trị cao, kiểm từng đôi, từng chiếc.
Quy tắc dừng cũng quan trọng như tỷ lệ. Nếu mẫu kiểm đầu tiên đã có nhiều món lỗi, đừng dừng ở đó mà mở rộng kiểm cả lô, vì lỗi thường đi theo đợt sản xuất. Nếu mẫu kiểm sạch, chấp nhận lô, ghi nhận tỷ lệ đã kiểm. Sau mỗi chuyến, cập nhật tỷ lệ lỗi theo sạp vào sổ; lần sau, sạp có tỷ lệ lỗi thấp được kiểm ít hơn, sạp có tỷ lệ cao được kiểm kỹ hơn hoặc bị loại.
Với hàng order có tên khách, mọi món đều nên được kiểm, vì mỗi món lỗi là một khách thất vọng. Với hàng bán sẵn, tỷ lệ là cách cân bằng giữa thời gian kiểm và rủi ro chấp nhận được.
Đi một mình hay đi theo nhóm: chia việc kiểm
Người đi một mình phải vừa chọn hàng, vừa trả tiền, vừa kiểm, vừa trông bao hàng. Cách làm hợp lý là dồn việc kiểm kỹ về buổi tối, ban ngày chỉ đếm và kiểm ngẫu nhiên, và hạn chế số sạp mỗi buổi để không bị quá tải. Ghi chú bằng giọng nói trên điện thoại sau mỗi sạp cũng giúp nhớ lại những gì đã thoả thuận.
Đi hai người hoặc theo nhóm ghép đơn thì nên chia vai: một người chọn và mặc cả, một người đếm, kiểm, giữ phiếu ghi hàng và tiền. Buổi tối, người không chọn hàng kiểm lại hàng người kia đã chọn; mắt thứ hai bắt được những lỗi người chọn bỏ qua vì đã thích món đó. Khi ghép đơn với người quen, thống nhất trước ai chịu món lỗi không đổi được: chia theo tỷ lệ hàng của mỗi người, hay ai chọn người ấy chịu. Không thống nhất trước, món lỗi dễ thành chuyện mất lòng.
Đổi hàng lỗi khi còn ở nước đó
Quay lại sạp càng sớm càng tốt, mang theo món lỗi, phiếu ghi hàng, ảnh chụp lúc mua. Đến vào lúc sạp vắng khách nếu được. Trình bày ngắn gọn, chỉ đúng chỗ lỗi, đề nghị đổi món cùng loại. Nếu sạp hết hàng, có thể đề nghị đổi món khác giá tương đương, hoặc bù vào đơn lần sau nếu bạn chắc sẽ quay lại.
Không phải lỗi nào cũng được đổi. Lỗi do sản xuất (rách, bung, sai size so với nhãn) thường được chấp nhận; lỗi "không đẹp như mong đợi" thì không. Hiểu trước điều này giúp bạn không phí thời gian cho những yêu cầu sạp sẽ từ chối. Khi giao tiếp bằng ngôn ngữ khác, chuẩn bị trước vài câu ngắn hoặc dùng ứng dụng dịch, cho sạp xem ảnh.
Nếu không đổi được, ghi món đó vào nhóm hàng lỗi của chuyến, tính vào chi phí, và quyết định: bán giảm giá có ghi rõ lỗi, sửa nhẹ nếu được (đứt chỉ, khuy lỏng), hoặc bỏ. Đừng trộn món lỗi vào hàng tốt để bán cho khách mà không nói. Một món lỗi bán im lặng có thể đổi lấy vài đồng hôm nay, nhưng đổi đi niềm tin của một khách quen.
Lần kiểm thứ ba: ở kho gom hoặc lúc đóng kiện
Nếu bạn gửi hàng về qua một điểm gom hoặc kho của bên vận chuyển ở nước ngoài, lần kiểm cuối diễn ra lúc giao hàng cho họ. Với hàng tự đóng, đây là lúc bạn đóng kiện trong phòng. Mục tiêu là để lại bằng chứng về tình trạng và số lượng hàng tại thời điểm hàng rời tay bạn.
Làm như sau: đếm và ghi danh sách hàng từng kiện; chụp ảnh hoặc quay video lúc xếp hàng vào kiện, lúc dán băng keo, và kiện đã đóng ở các mặt; ghi mã kiện, trọng lượng (nếu có cân) lên danh sách; giữ một bản danh sách trong điện thoại, một bản bỏ trong kiện. Khi giao cho kho, đề nghị họ cân, ghi nhận số kiện và tình trạng bên ngoài vào phiếu nhận; chụp lại phiếu.
Những bằng chứng này là cơ sở khi kiện hàng về thiếu, ướt, móp, hay bị mở. Không có chúng, bên vận chuyển chỉ cần nói "hàng nhận vào đã như vậy". Phần cách đóng hàng chống ướt, chống bẹp theo từng thị trường có ở các bài trong mục đánh hàng của từng nước.
Câu hỏi thường gặp
Có nên kiểm hết từng món ngay tại sạp không?
Thường không thực tế ở chợ sỉ đông khách. Tại sạp nên đếm đủ số lượng và kiểm ngẫu nhiên vài món; kiểm kỹ từng món dành cho buổi tối trong phòng. Với hàng giá trị cao hoặc sạp mới, có thể đề nghị kiểm kỹ hơn ngay tại sạp.
Sạp ở chợ nước ngoài có đổi hàng lỗi không?
Nhiều sạp đổi lỗi sản xuất nếu bạn quay lại sớm với phiếu ghi hàng và hàng còn nguyên. Mỗi sạp có thói quen riêng, nên hỏi luôn khi mua. Sau khi bạn đã về nước, việc đổi phụ thuộc vào thiện chí và quan hệ lâu dài.
Mang theo dụng cụ gì để kiểm hàng khi đi lấy hàng?
Thước dây, đèn pin nhỏ, kéo nhỏ cắt chỉ, giấy dán và bút để ghi mã, túi zip để tách món lỗi. Với hàng điện, có thể mang ổ cắm chuyển đổi để thử nếu sạp cho phép. Tất cả nên nằm gọn trong một túi nhỏ.
Có nên thuê người kiểm hàng ở nước ngoài?
Khi bạn không đi được hoặc lượng hàng lớn, có thể nhờ người mua hộ hoặc dịch vụ kiểm hàng. Nhưng phải mô tả tiêu chí rõ: kiểm gì, tỷ lệ bao nhiêu, ảnh nào cần chụp. Người kiểm chỉ làm được những gì bạn mô tả được.
Hàng lỗi không đổi được thì tính vào đâu?
Tính vào chi phí của chuyến hàng, phân bổ vào giá vốn những món tốt. Theo dõi tỷ lệ lỗi theo sạp và theo nhóm hàng qua các chuyến; tỷ lệ cao là dấu hiệu nên đổi nguồn hoặc đổi mặt hàng.