Quyết toán một chuyến đánh hàng là cộng toàn bộ tiền thực thu và giá trị hàng còn tồn, trừ toàn bộ chi phí thực của chuyến (kể cả những khoản không nằm trên hoá đơn mua hàng), để biết chuyến đó lãi hay lỗ thật bao nhiêu. Phần lớn người bán nhỏ chỉ tính lãi theo từng món ("mua bao nhiêu, bán bao nhiêu"), nên bỏ sót phí thẻ, chi phí đi lại, hàng lỗi, hàng tồn bán giảm giá, và thời gian của chính mình. Kết quả là cảm giác "bận mà không thấy tiền đâu".
Bài viết hướng dẫn lập sổ quyết toán cho một chuyến đi lấy hàng hoặc một đợt order, danh sách khoản hay bị quên, cách định giá hàng tồn cho khỏi tự lừa mình, cách đọc lãi trên vốn theo thời gian, và cách so dự tính với thực tế để chỉnh chuyến sau. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định. Phần tính giá về tay từng món trước khi mua có ở bài riêng trong mục nhập môn.
Vì sao phải quyết toán theo chuyến, không chỉ theo món
Tính lãi theo món trả lời câu hỏi "món này bán có lời không". Quyết toán theo chuyến trả lời câu hỏi lớn hơn: "chuyến đi này, với toàn bộ tiền, thời gian và rủi ro bỏ ra, có đáng không". Hai câu trả lời có thể khác nhau hoàn toàn. Mỗi món đều có lời trên giấy, nhưng chuyến đi vẫn lỗ khi chi phí chung (vé, chỗ ở, đi lại, phí thẻ, hàng lỗi, hàng tồn) lớn hơn tổng phần lời của các món.
Quyết toán theo chuyến cũng là cách duy nhất để so các chuyến với nhau: chuyến Thái so với chuyến Hàn, đợt order hàng Nhật so với đợt order hàng Mỹ. Không có con số chung, bạn chọn thị trường theo cảm giác và theo lời kể của người khác.
Cuối cùng, quyết toán giúp bạn tách tiền của shop và tiền của gia đình. Khi mọi chi tiêu chung một túi, bạn không biết shop đang nuôi gia đình hay gia đình đang bù cho shop. Sổ quyết toán theo chuyến buộc bạn kéo từng khoản chi về đúng chỗ của nó, và chính việc kéo đó đã làm lộ ra nhiều khoản trước giờ bạn không để ý.
Sổ quyết toán một chuyến: các dòng cần có
Mỗi chuyến một trang. Dưới đây là khung sổ với ví dụ giả định cho một chuyến lấy quần áo ở Bangkok, ghi bằng chữ cái thay số.
| Nhóm | Dòng | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Thu | Tiền đã bán hàng của chuyến (gồm order và hàng có sẵn) | T1 |
| Thu | Giá trị hàng còn tồn, định giá thận trọng | T2 |
| Chi hàng | Tiền hàng theo tỷ giá thực tế (gồm phí chuyển đổi) | C1 |
| Chi đưa hàng về | Cước vận chuyển, thuế, phí làm thủ tục, đóng gói | C2 |
| Chi chuyến đi | Vé, hành lý thêm, chỗ ở, đi lại, ăn uống, liên lạc, bảo hiểm | C3 |
| Chi bán hàng | Phí sàn, quảng cáo, giao hàng nội địa shop chịu, bao bì | C4 |
| Chi sự cố | Hàng lỗi không đổi được, hoàn tiền cho khách, bồi thường | C5 |
| Kết quả | Lãi chuyến = T1 + T2 − (C1 + C2 + C3 + C4 + C5) | L |
Hai dòng hay bị bỏ trống nhất là C3 và C5. Chi phí chuyến đi bị coi là "đi chơi luôn"; chi phí sự cố bị coi là "xui". Nhưng nếu chuyến nào cũng có, chúng là chi phí thật của mô hình kinh doanh, phải nằm trong sổ.
Những khoản hay bị quên
Khi so sổ quyết toán của nhiều người bán nhỏ, các khoản bị bỏ sót lặp lại khá giống nhau:
- Phí chuyển đổi ngoại tệ và chênh tỷ giá trên thẻ, phí rút tiền mặt ở nước ngoài.
- Chênh lệch khi hoàn tiền cho món trả lại, do tỷ giá ngày hoàn khác ngày mua.
- Hành lý mua thêm, phí quá cân, phí gửi hàng ở điểm gom.
- Thuê phiên dịch, thuê xe, phí đi lại tới chợ xa, phí giữ đồ.
- Dữ liệu di động, thẻ SIM ở nước ngoài, bảo hiểm du lịch.
- Hàng mẫu, hàng tặng khách, món mua về dùng thử để chụp ảnh.
- Bao bì, nhãn, túi, băng keo khi đóng lại hàng để giao cho khách.
- Phí giao hàng nội địa shop chịu trong các chương trình miễn phí giao hàng.
- Chi phí vốn: lãi thẻ tín dụng nếu trả chậm, lãi khoản vay, hoặc đơn giản là phần lãi bạn mất vì tiền nằm trong hàng thay vì gửi ở nơi khác.
- Thời gian của chính bạn: số ngày đi, số giờ chụp ảnh, trả lời khách, đóng gói.
Khoản cuối cùng khó định giá, nhưng ít nhất hãy ghi số giờ. Nếu một chuyến lãi được L nhưng tốn của bạn gấp đôi số giờ chuyến khác lãi tương đương, đó là thông tin quan trọng cho quyết định tiếp theo.
Định giá hàng tồn: đừng tự lừa mình
Không định giá theo giá bán dự kiến. Hàng tồn được định giá theo giá bán mong muốn sẽ làm chuyến nào cũng trông có lãi. Giá bán đó chưa xảy ra, và hàng tồn càng lâu càng khó bán đúng giá.
Định giá theo giá vốn, rồi chiết khấu theo tuổi hàng. Ví dụ giả định: hàng tồn dưới một tháng tính bằng giá vốn; tồn hai, ba tháng tính thấp hơn giá vốn một phần; hàng lỗi mốt, hết mùa tính theo giá xả bạn tin là bán được.
Tách hàng lỗi ra khỏi hàng tồn. Hàng lỗi không bán được ghi bằng không. Hàng lỗi bán giảm giá ghi theo giá giảm dự kiến.
Quyết toán lại khi hàng tồn được bán. Khi hàng tồn của chuyến cũ được bán ở tháng sau, cập nhật lại trang quyết toán của chuyến cũ. Sau vài tháng, bạn có con số lãi thật của từng chuyến, không phải con số ước tính.
Lãi trên vốn và vòng quay: con số quyết định nên đi tiếp không
Lãi tuyệt đối chưa đủ để so các chuyến. Một chuyến lãi L với vốn V nằm trong hàng ba tháng khác hẳn một chuyến lãi L với vốn V quay về trong một tháng. Hãy tính thêm lãi trên vốn (L chia V) và thời gian vốn quay về (từ ngày chi tiền hàng tới ngày thu đủ tiền bán). Ví dụ giả định: hai chuyến cùng lãi một phần năm trên vốn, nhưng chuyến A thu hồi vốn trong một tháng, chuyến B trong ba tháng; tính theo năm, chuyến A cho phép quay vốn nhiều lần hơn hẳn.
Đây là lý do mô hình order đặt trước, dù lãi mỗi món có thể mỏng hơn, lại hấp dẫn với người vốn ít: vốn của bạn nằm trong hàng ngắn hơn, có khi gần như không nằm nhờ tiền cọc. Ngược lại, chuyến lấy hàng có sẵn số lượng lớn có thể cho lãi mỗi món cao hơn nhưng giữ vốn lâu, rủi ro tồn cao.
Không có mô hình nào luôn tốt hơn. Con số lãi trên vốn theo thời gian chỉ giúp bạn nhìn rõ đánh đổi, thay vì chọn theo cảm giác.
So dự tính với thực tế sau mỗi chuyến
Trước mỗi chuyến, bạn đã có dự tính (giá vốn, giá bán, số lượng bán được). Sau quyết toán, so từng dòng để học:
- Đặt cạnh nhau hai cột: dự tính và thực tế, cho từng nhóm thu chi.
- Đánh dấu những dòng lệch nhiều nhất, theo cả số tiền lẫn tỷ lệ.
- Với mỗi dòng lệch, ghi một câu lý do: tỷ giá, hàng lỗi, bán chậm, chi phí phát sinh.
- Chia lý do thành hai nhóm: kiểm soát được (chọn sạp, kiểm hàng, cách gửi) và không kiểm soát được (tỷ giá, thời tiết, mùa vụ).
- Với nhóm kiểm soát được, viết một thay đổi cụ thể cho chuyến sau.
- Với nhóm không kiểm soát được, tăng khoản dự phòng trong dự tính chuyến sau.
Sau ba, bốn chuyến, dự tính của bạn sẽ sát thực tế hơn nhiều. Đó là lúc bạn có thể báo giá order tự tin, chọn thị trường có căn cứ, và biết chuyến nào không nên đi.
Một trang quyết toán giả định: chuyến Seoul ba ngày
Thử đi qua một trang sổ giả định. Một shop thời trang nhỏ ở Huế đi Seoul ba ngày lấy áo khoác và phụ kiện cho mùa lạnh. Dự tính trước chuyến: tiền hàng một khoản, chi phí chuyến đi và đưa hàng về khoảng một phần ba tiền hàng, bán hết trong sáu tuần, lãi khoảng một phần tư trên tổng chi.
Thực tế sau hai tháng: tiền hàng theo tỷ giá thực tế cao hơn dự tính một chút vì phí thẻ và lựa chọn trả bằng tiền đồng ở vài cửa hàng. Chi phí đưa hàng về cao hơn vì một kiện bị tính cân quy đổi theo thể tích do áo khoác cồng kềnh. Hai mẫu bán chậm vì trùng mẫu với shop khác trong thành phố, phải giảm giá. Ba món lỗi không đổi được. Hàng tồn cuối kỳ còn khoảng một phần mười, định giá thấp hơn giá vốn.
Cộng lại, lãi thật chỉ còn khoảng một nửa lãi dự tính, và vốn quay về chậm hơn hai tuần. Chuyến không lỗ, nhưng xa kỳ vọng. Bảng so dự tính với thực tế chỉ ra ba thay đổi cho chuyến sau: luôn trả bằng tiền địa phương; đóng áo khoác bằng túi hút chân không để giảm thể tích; trước khi chốt mẫu, kiểm xem mẫu đó đã có nhiều shop trong khu vực bán chưa. Ba thay đổi nhỏ, nhưng nếu không quyết toán, chủ shop chỉ có một cảm giác mơ hồ rằng "chuyến này hơi mệt".
Khi quyết toán cho thấy lỗ
Một chuyến lỗ không phải thảm hoạ nếu bạn biết vì sao lỗ. Đọc lại sổ: lỗ vì chi phí chuyến đi quá lớn so với lượng hàng (đi xa mà mua ít)? Vì hàng tồn nhiều (chọn sai mặt hàng, sai size)? Vì sự cố (hàng lỗi, thất lạc)? Vì giá bán phải hạ (đối thủ bán cùng mẫu)? Mỗi nguyên nhân dẫn tới một hướng xử lý khác: ghép đơn để tăng lượng hàng mỗi chuyến, thu hẹp danh sách mặt hàng, đổi cách gửi, tìm mẫu ít trùng hơn.
Hai chuyến lỗ liên tiếp cùng một nguyên nhân là tín hiệu nên dừng lại xem lại mô hình, không phải đi thêm chuyến thứ ba để "gỡ". Có khi câu trả lời là chuyển từ tự đi sang nhờ người mua hộ, từ hàng có sẵn sang order, hoặc từ thị trường xa sang thị trường gần hơn.
Và nếu tiền shop đã lẫn vào tiền gia đình, hãy tách ra ngay từ chuyến sau. Một tài khoản riêng cho shop là bước đầu tiên để mọi con số trong bài này có ý nghĩa. Mọi khoản rút ra cho gia đình đi qua một dòng ghi rõ, như một khoản lương bạn tự trả cho mình.
Câu hỏi thường gặp
Có cần tính tiền công của chính mình vào chi phí không?
Nên tính, ít nhất bằng số giờ bỏ ra. Nếu không, bạn sẽ so sánh các chuyến không công bằng, và không biết thật ra mỗi giờ làm shop mang lại bao nhiêu. Có thể ghi riêng một dòng để vừa thấy lãi chưa trừ công, vừa thấy lãi sau khi trừ.
Chi phí ăn ở khi đi lấy hàng có tính vào chuyến không?
Có, phần phục vụ cho việc lấy hàng nên tính vào chi phí chuyến đi. Nếu kết hợp du lịch cá nhân, hãy tách phần cá nhân ra một cách thật lòng. Gộp hết hoặc bỏ hết đều làm con số sai.
Hàng tồn lâu không bán được thì ghi thế nào?
Chiết khấu dần theo tuổi hàng, tới mức giá xả bạn tin là bán được, hoặc ghi bằng không nếu không còn bán được. Cập nhật lại quyết toán của chuyến gốc khi hàng được bán hoặc bị bỏ.
Nên quyết toán ngay khi về hay đợi bán hết hàng?
Nên quyết toán sơ bộ ngay khi đã có sao kê và chi phí đưa hàng về, với hàng tồn định giá thận trọng. Sau đó cập nhật khi bán thêm. Đợi bán hết mới tính thì nhiều chi tiết đã quên, và hàng tồn có thể không bao giờ hết.
Order đặt trước thì quyết toán khác gì hàng có sẵn?
Với order, hàng tồn thường ít, nhưng có thêm dòng hoàn tiền và cọc bị giữ. Tiền cọc chưa giao hàng chưa phải doanh thu; chỉ ghi vào thu khi đơn hoàn tất. Ngoài ra khung sổ giống nhau.
Có cần nhờ kế toán làm sổ quyết toán không?
Sổ quyết toán chuyến là công cụ quản lý của bạn, tự làm được bằng bảng tính. Việc kê khai thuế, sổ sách theo quy định của hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp là chuyện khác; hỏi người làm kế toán để biết nghĩa vụ theo quy định hiện hành.